Закордонні відрядження облік і підтвердження витрат
Розрахунок добових при закордонному відрядженні
Відзначимо, що нарахування добових співробітникові не залежить від того, який комплекс послуг включений в готельний рахунок (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положення N 749). Для цілей розрахунків з податку на прибуток добові включаються до витрат, а облік додаткових послуг готелю (наприклад, послуги харчування в ресторані) залежить від того, як оформлені документи. Вартість обслуговування в номерах, барах і ресторанах в податкову базу включити не можна (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Тому, якщо ці послуги виділені в рахунку, їх не можна врахувати у витратах. Якщо ж подібні додаткові послуги в рахунку не виділені, а входять в загальну суму послуг готелю, то їх можна врахувати в цілях розрахунків з податку на прибуток.
До інших особливостей обліку витрат на відрядження можна віднести наступне:
1. Якщо співробітник у відрядженні захворів, то добові за весь період хвороби виплачуються в повному розмірі (п. 25 Положення N 749), а також йому відшкодовуються витрати по найму житла (крім випадків, коли він знаходиться на стаціонарному лікуванні). Факт і тривалість хвороби підтверджуються листком непрацездатності, виданим медичним закладом, куди звернувся працівник.
2. Якщо працівник під час відрядження залучався до роботи у вихідні або неробочі святкові дні, то оплата його праці провадиться відповідно до Трудового кодексу України незалежно від розміру добових (п. 5 Постанови N 749).
3. Працівникові, виїхав у відрядження на територію іноземної держави і возвратившемуся на територію України в той же день, добові в іноземній валюті виплачуються в розмірі 50% норми витрат на виплату добових, яка визначається колективним договором або локальним нормативним актом.
Інші витрати, що відшкодовуються працівникові при закордонному відрядженні
Оформлення посвідчення про відрядження
Тепер розглянемо питання оформлення посвідчень про відрядження при закордонному відрядженні.
За загальним правилом на підставі рішення роботодавця працівникові оформляється посвідчення про відрядження, яке підтверджує термін його фактичного перебування у відрядженні (дата приїзду в пункт призначення і дата виїзду з нього).
Виняток - закордонні відрядження. Згідно п. 15 Положення N 749 направлення працівника у відрядження за межі території України проводиться за розпорядженням роботодавця без оформлення посвідчення про відрядження.
Але зверніть увагу, що цей виняток не поширюється на випадки відрядження до держав - учасниць Співдружності Незалежних Держав, з якими укладені міжурядові угоди, на підставі яких в документах для в'їзду і виїзду прикордонними органами не робляться відмітки про перетинання державного кордону.
А ось при відрядженні до країн, з якими немає міжурядових угод, день виїзду і в'їзду на територію України визначається згідно з відмітками прикордонних органів. На час відрядження додається час, необхідний на проїзд від або до місця відправлення транспортного засобу.
Посвідчення про відрядження оформляється в одному екземплярі і підписується роботодавцем, вручається працівникові і знаходиться у нього протягом всього терміну відрядження.
У загальному випадку фактичний термін перебування в місці відрядження визначається за відмітками в посвідченні про відрядження, завіреному підписом посадової особи організації, куди відряджений працівник, і печаткою. У разі якщо працівник відряджений в організації, що знаходяться в різних населених пунктах, позначки в посвідченні про відрядження про дату приїзду та дату виїзду робляться в кожній з організацій, в які він відряджений.
Уявімо випадки, коли оформляється або не оформлюється посвідчення про відрядження (таблиця N 1).