Загальні вимоги до посадових інструкцій
Посадова інструкція - інструкція, яка вказує коло доручень, обов'язків, робіт, які має виконати особа, що займає дану посаду на підприємстві або фірмі.
Посадова інструкція, як правило, - це зв'язаний текст.
- ясність - точні формулювання;
- ємність - лаконічність викладу тексту;
- логічність - раціональне, послідовне розташування в тексті всіх смислових елементів (частин інструкції).
Посадову інструкцію простіше підготувати, грунтуючись на Довідник, адаптувавши його до конкретних умов функціонування підприємства і (або) структурного підрозділу.
Довідник містить нові кваліфікаційні характеристики посад службовців, пов'язані з розвитком ринкових відносин. У кваліфікаційних характеристиках проведена уніфікація нормативів регламентації праці працівників для забезпечення єдиного підходу до підбору персоналу відповідної кваліфікації і дотримання єдиних принципів тарифікації робіт, заснованих на їх складності. Всі кваліфікаційні характеристики переглянуті з урахуванням нових законодавчих і нормативних правових актів РФ.
Структури посадової інструкції повинна включати наступні основні розділи:
- загальні положення;
- повноваження (обов'язки і права) працівника;
- взаємини (зв'язку за посадою) працівника;
- відповідальність працівника;
- Заключні положення.
Розділ «Загальні положення» може мати таку внутрішню структуру:
- підстави для розробки документа;
- функціональне призначення документа;
- область застосування документа;
- порядок заміщення посади;
- компетенція працівника (за що відповідає працівник);
- кваліфікаційні вимоги, що пред'являються до працівника (освіта, стаж роботи, додаткові вимоги);
- ніж повинен керуватися працівник у процесі своєї діяльності плюс документи, знання яких для працівника є обов'язковим.
Розділу «Повноваження (обов'язки і права) працівника» побудований за таким принципом: спочатку перераховуються найбільш значимі права і обов'язки працівника.Розділ «Взаємовідносини (зв'язки за посадою) працівника» може мати таку внутрішню структуру:
- види і способи взаємодії;
- об'єкти взаємодії (структурні підрозділи і посадові особи підприємства, сторонні організації і ін.);
- порядок взаємодії (періодичність та строки виконання дій, операцій, форми і види представляється і одержуваної інформації, в тому числі документованої).
Розділ «Відповідальність працівника» містить інформацію:
- про порядок залучення працівника до відповідальності;
- види і заходи відповідальності;
- повноваження керівництва підприємства щодо залучення працівника до відповідальності і оцінці результатів його праці.
Розділ «Прикінцеві положення» може містити відомості про порядок і періодичність внесення змін до посадової інструкції, про порядок вступу документа в силу.
Крім усього вищесказаного, посадові інструкції можуть містити додатки.
Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців і ін.
Місце складання або видання документа вказують в тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами «Найменування організації»; реквізит вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає в себе тільки загальноприйняті скорочення.
Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом. При затвердженні документа посадовою особою гриф обмеження доступу до документа повинен складатися з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження. При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують на одному рівні. При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖЕНО, найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номера.
Гриф узгодження документа складається з слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати узгодження
Узгодження документа оформляють візою узгодження документа (далі - віза), що включає в себе підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Можливо оформлення віз документа на окремому аркуші погодження. Допускається, за рішенням організації, полистного візування документа і його додатки.
Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
Дивіться також: «Порядок підготовки посадової інструкції».