Забезпечення збереженості документів в архівах поняття режиму зберігання документів

Режим зберігання документів передбачає дотримання:

Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються:

будівництвом, реконструкцією, ремонтом приміщень архіву;

обладнанням архівосховищ засобами пожежогасіння, охорони, сигналізації;

застосуванням технічних засобів для створення нормативних умов температурно-вологісного, світлового, санітарно-ги-гіеніческого, охоронного режимів;

застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення документів.

Вимоги до будівель та приміщень архіву

архів розташовується в спеціально побудованому будинку або від-ділових приміщеннях будівлі, прийнятих під нього спеціальної екс-експертної комісією, в яку повинні входити представники архіву, пожежних, охоронних, санітарних служб, за актом при-ємні приміщень або будівлі;

не допускається прийом в експлуатацію будівель або приміщень, в яких можливе порушення режиму зберігання документів;

архів повинен бути обладнаний засобами охоронної сигналіз-ції і захищений гратами на вікнах нижніх поверхів;

архів повинен складатися з ряду приміщень, обов'язковими серед яких є окремі архівосховища для раз-них видів документів, приміщень для прийому, тимчасового розміщення, акліматизації документів і допоміжних робіт з ними, Новомосковскльний зал, робоча кімната співробітників, в державних архівах до них додається ще ряд функціональних по-міщень;

сховища документів повинні розміщуватися в ізольованих приміщеннях з залізними або оббитими залізом дверима і рас-ріллі гратами на вікнах;

в сховищах не допускається прокладка труб водопостачання і каналізації, газопроводів, відкритих систем електропроводки;

оздоблення та обладнання сховищ не повинні збирати пил, повинні бути добре провітрюваних;

в оптимальному варіанті вікна сховищ повинні виходити на північну сторону з метою захисту їх від відкритих сонячних променів;

сховища повинні бути безпечними в пожежному відношенні, мати внутрішню сигналізацію і запасний вихід;

в неробочий час двері сховищ і решітки на їх вікнах плом-біруются або опечатуються, друк, пломбір, ключі повинні зберігатися у відповідальної особи;

в сховищах забороняється палити, використовувати електронагрівальні прилади, легкозаймисті та вибухонебезпечні ве-щества, зберігати харчові продукти:

сторонні особи в архівосховища не допускаються.

постійне зберігання документів має здійснюватися в темряві;

освітлення сховищ може бути природним або искусст-венним світлом, при цьому світло повинне бути розсіяним;

при природному освітленні на вікнах повинні бути світлорозсіювачі, при штучному освітленні в сховищах при-міняють лампи розжарювання в закритих плафонах з гладкою зовнішньою поверхнею або люмінісцентні лампи з УРЕ-занним ультрафіолетовою ділянкою спектру;

рівень освітленості не повинен перевищувати на вертикальній поверхні стелажа на висоті метра від підлоги 20-50 лк, на робочому столі - 100 лк.

документи повинні зберігатися в приміщеннях з регульованим кліматом при температурі 17-19 ° С і вологості повітря 50-58%, в приміщеннях з нерегульованим кліматом при температурі 14-20 ° С і вологості повітря 45-60%;

різкі коливання температури і вологості повітря не допуску-ються;

для підтримки температурно-вологісного режиму в примі-щеннях з нерегульованим кліматом повинні здійснюватися заходи з осушення або зволоження повітря;

архівосховища повинні бути обладнані термометрами, психрометрами, гігрометрами для постійної фіксації тим-ператури і вологості повітря та вжиття заходів щодо регулирова-нию температурно-вологісного режиму;

температурно-вологісний режим контролюється в помеще-ниях з регульованим кліматом раз в тиждень, з нерегульованим - два рази на тиждень, при порушеннях температурно-вологісного режи-ма - щодня, результати контролю заносяться в спеціальний журнал.

архівосховища повинні міститися в чистоті і зразковому порядку, що виключає появу комах, гризунів, пле-сіни, пилу;

обов'язкове проведення вологих прибирань, знепилювання, обра-лення водними розчинами антисептиків;

в архівосховищах забороняється перебування у верхньому одязі, мокрій і брудному взутті;

в архівосховищах повинна бути забезпечена вільна циркуля-ція повітря, що виключає появу непровітрюваних зон;

забороняється розташування документів на підлозі, підвіконнях, в нерозібраних стосах;

вікна в теплу пору року і вентиляційні отвори слід захищати спеціальними сітками;

щорічно на початку і після закінчення опалювального сезону архівосховища повинні обстежитися з метою виявлення насеко-мих і цвілі, в разі їх виявлення піддаватися дезінфек-ції і дезінсекції.

забезпечується за допомогою технічної укріпленості та обладнання архіву, організацією системи охорони, сигналізації, дотриманням пропускного режиму, порядку доступу в архівохранілі-ща, опечатування або опломбування приміщень;

винос документів з архіву здійснюється тільки по пропускна-кам в установленому порядку.

застосовуються металеві та дерев'яні стелажі після їх відповідної протипожежної обробки, крім них ис-користуються металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, відсіки-бокси з металевими перегородками і полицями;

обладнання розташовується з урахуванням особливостей помеще-ня, стелажі встановлюють перпендикулярно стінам з вікон-ними прорізами;

не допускається розміщення стелажів впритул до зовнішніх сте-нам будівлі і до джерел тепла, не ближче півметра від них.

При встановленні стелажів витримуються наступні норми:

відстань між рядами стелажів (головний прохід) - 120 см;

відстань (прохід) між стелажами - 75 см;

відстань між зовнішньою стіною будівлі і стелажами, паралельними їй, - 75 см;

відстань між стіною і торцем стелажу (обхід) - 45 см;

відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа - не менше 15 см, а в цокольних поверхах - не менше 30 см;

Висота стелажа - 220-240 см;

ширина одностороннього стелажа при горизонтальному збер-ванні коробок або в'язок зі справами - 35-40 см;

ширина одностороннього стелажа при вертикальному зберіганні коробок чи зв'язок зі справами - 25-30 см;

відстань між полицями по висоті - 35-40 см;

при висоті архівосховища від 4 м стелажі встановлюються в два яруси і забезпечуються стаціонарної сходами з поручнями;

документи розміщуються на стелажах з використанням пер-первинних засобів захисту, коробок, папок, футлярів.

Розміщення документів в архівосховищі:

документи розташовуються в порядку, що забезпечує їх комплексне зберігання в межах груп або окремих фондів відповідно до обліковими документами, а також оперативний пошук;

документи на стелажах розташовуються з урахуванням подальшого їх надходження в рамках конкретних фондів, тому кожен фонд повинен розташовуватися з урахуванням резервного місця для но-вих надходжень;

документи постійного, довготривалого і короткочасного зберігання в відомчих архівах зберігаються окремо, документи особового складу також зберігаються окремо;

відокремленому зберіганню підлягають секретні, унікальні, маю-щие в оформленні дорогоцінні метали документи;

облікові документи зберігаються окремо від документів архіву;

у відомчому архіві документи постійного зберігання зберігають-ся в коробках і папках, довгострокового зберігання в зв'язках, крат-косрочного зберігання - без зв'язок по роках зберігання;

при зберіганні коробок і зв'язок на стелажах зазор між їх верхом і полицею стелажа не повинен перевищувати 5 см;

коробки і зв'язки документів не повинні виступати за межі стелажів;

зв'язки документів формуються не більше 20 см завтовшки;

коробки і зв'язки розташовуються на стелажах вертикально або горизонтально в залежності від умов зберігання, справи вище 40 см зберігаються вертикально, коробки і зв'язки - горизонтально;

коробки і зв'язки забезпечуються ярликами, на яких зазначаються назва та номер фонду, номер опису, перша і послід-ня в коробці або зв'язці одиниця зберігання, коробки і зв'язки нумеруються і вказуються в описі.

Веденіетопографіческіх покажчиків:

приміщення архіву, стелажі, полиці нумеруються, при цьому приміщення - буквами, стелажі і полиці - цифрами;

нумерація кімнат проводиться від входу зліва направо;

нумерація стелажів і полиць виробляється від входу в храни-лище зліва направо;

нумерація стелажних полиць проводиться в межах кожного стелажа зліва направо зверху вниз;

односторонні стелажі нумеруються від входу в сховище зліва направо, двосторонні - вкруговую;

з метою закріплення місця зберігання та пошуку документів складаються пофондового і постеллажние топографічні вка-затели;

постеллажная картка визначає місце зберігання докумен-тів, оскільки складається на кожен стелаж, картки рас-покладаються по порядку номерів стелажів в межах одного сховища;

пофондового картка визначає місце зберігання фондів, по-кільки її основним реквізитом є номер фонду з по-наступним посиланням на місце його зберігання, картки распола-гаются за номерами фондів в межах архіву;

в сукупності постеллажние і пофондового картки є-ються єдиним топографічним покажчиком, що визначає ме-сто зберігання документів фонду.