Забезпечення збереження документів - студопедія
ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ (СПРАВ).
1. Забезпечення збереженості документів як один з головних напрямків роботи співробітників служб ДОУ і архівістів. Поняття «комплекс заходів по організації зберігання документів і справ». Оперативне і архівне зберігання документів.
2. Комплекс технологічних операцій з обліку, раціонального розміщення, видачі у тимчасове користування і контролю наявності документів в процесі їх оперативного зберігання.
3. Основні вимоги до сховищ та зберігання документів.
4. Засоби технічного зберігання справ (документів), їх експлуатаційні характеристики. Характеристика режимів тимчасового зберігання справ (документів).
5. Особливості організації зберігання документів у структурних підрозділах.
6. Поточне і архівне зберігання ЕД, БД.Х.
99) забезпечення схоронності документів: Забезпечення фізико-хімічної збереженості документів і їх облік
100) забезпечення фізико-хімічної збереженості документів: Розробка, створення і практичне застосування науково-технічних засобів і методів зберігання, реставрації, консервації, біохімічної захисту і відтворення документів
101) режим зберігання архівних документів: Сукупність температурно-вологісних і санітарно-гігієнічних умов, створюваних в архівосховищах для забезпечення схоронності документів, і контроль за їх виконанням
107) зберігання архівних документів: Забезпечення раціонального розміщення і збереження документів
108) державне зберігання архівних документів: Постійне зберігання архівних документів, що здійснюється архівами, рукописними відділами бібліотек і музеїв
109) відомче зберігання архівних документів: Зберігання архівних документів у відомчих архівах, здійснюване державними і муніципальними організаціями протягом періоду, встановленого нормативними документами
110) депозитарне зберігання документів: Зберігання в архіві, музи, бібліотеці архівних документів Архівного фонду Укаїни на умовах, що визначаються договором між власником документів і відповідним архівом, музеєм, бібліотекою, зі збереженням за власником права власності на архівні документи.
111) постійне зберігання документів: Безстрокове зберігання документів в архівній установі, державному музеї, бібліотеці
112) документ постійного зберігання: Документ, яким відповідно до нормативних документів і іншими правовими актами встановлено безстрокове зберігання
113) документ тимчасового зберігання: Документ з установленим терміном зберігання, після закінчення якого він полежить знищення
114) обмежувальний термін секретного зберігання архівних документів: Термін засекречування відомостей, встановлений законодавчими актами, протягом якого забороняється вільний доступ до документів державної частини Архівного фонду Укаїни, що містить охоронювану законом таємницю
117) одиниця зберігання архівних документів: Облікова і класифікаційна одиниця, що представляє собою фізично відокремлений документ або сукупність документів, що має самостійне значення
124) перевірка наявності [стану] справ: Встановлення відповідності реальної кількості одиниць зберігання записів в облікових документах архіву, а також виявлення справ і документів, що вимагають поліпшення фізичного стану, реставрації, дезінфекції
Забезпечення збереження документів - один з головних напрямків роботи співробітників служб ДОУ і архівістів. Від того наскільки вірно було обрано стратегія зберігання документів, залежать їх фізичний стан і можливості використання в найрізноманітніших цілях.
Відповідно до ГОСТ Р 51141 «забезпечення збереженості документів - забезпечення фізико-хімічної збереженості документів і їх облік.
Збереження документів забезпечується в результаті комплексу заходів щодо їх обліку та зберігання.
У свою чергу зберігання архівних документів розуміється як забезпечення раціонального розміщення і збереження документів.
Цінні документи вимагають більш якісного зберігання та обслуговування. з тим, щоб зберегти їх до тих пір, поки вони не втратять свою цінність. Умови та технології зберігання документів повинні бути спроектовані таким чином, щоб захищати документи від несанкціонованого доступу, втрати або пошкодження, а також від крадіжки і надзвичайних ситуацій.
Правила, що визначають, відповідно до чинного законодавства, порядок відбору та передачі документів на подальше зберігання або знищення, повинні застосовуватися системно і в установленому порядку в ході звичайної ділової діяльності. Ніяких дій з відбору та передачі документів на подальше зберігання або знищення не повинно робитися без впевненості в тому, що певний документ більше не потрібно, робота з ним завершена, і він не буде потрібно як доказ.
Для забезпечення схоронності документів в організації повинні здійснюватися:
1. комплекс заходів по організації зберігання, що передбачає створення
· Матеріально-технічної бази зберігання документів (будівля і примі-щення сховищ,
· Засоби зберігання документів (стаціонарні або пересувні: шафи, сейфи, стелажі. Норми установки-Розділ 4.4. Основних правил),
· Засоби охорони та безпеки зберігання,
· Кошти кліматичного контролю,
· Кошти копі-вання і відновлення пошкоджених документів і т.п.);
2. комплекс заходів зі створення та дотримання нормативних умов зберігання документів (температурно-вологісний, світловий, санітарно-гігієнічних, охоронний режими зберігання), а також організацію розміщення документів у сховищах і на засобах зберігання, топографування і організацію порядку видачі документів.
При організації зберігання і створення умов зберігання слід враховувати специфіку видового складу документів, ха-характерних для конкретного архіву.
Система заходів по організації зберігання повинна забезпечувати збереження документів та контроль їх фізичного стану:
· В процесі діловодства
· При поступ-лення документів в архів,
· При їх зберіганні і передачі документів на Постійне зберігання.
При фізичному знищенні документів, що втратили практіческаую і наукову цінність, слід керуватися наступними принципами:
- - знищення повинно завжди бути санкціонованим;
- - документи, пов'язані з майбутніми або актуальними судовими
- розглядами і розслідуваннями, не слід знищувати;
- - знищення документів має проводитися таким чином, щоб зберегти
- конфіденційність будь-якої міститься в них інформації;
- - всі копії документів, дозволених до знищення, включаючи конфіденційні,
- страхові та резервні копії, слід знищити.
Зберігання документів до експертизи їх цінності і передачі на архівне зберігання в українській практиці роботи з докумен-тами називається оперативним.
Оперативне зберігання підрозділами-ється на зберігання документів в процесі їх виконання і зберігання вже виконаних документів.
Організація оперативного зберігання документів знаходиться в компетенції безпосереднього керівника структурного підрозділу або встановлювали-ється однакової в цілому по офісу в інструкції по делопр-ізводству.
Безпосереднє зберігання переважної більшості документів, як приходять в офіс ззовні, так і створюваних в процесі роботи, протягом певного временіосуществляется в структурних підрозділах. Якщо у відділі немає працівника, відповідального за діловодство (секретар відділу), формування і зберігання справ возлагаетсяна одного із співробітників або безпосередньо на викон нітелей.
У невеликій фірмі за зберігання справ відпові-чає секретар керівника або один із співробітників секрету-риата.