Введення в календар outlook

Створення зустрічей і подій

Подібно звичайному записнику в календарі Outlook можна клацнути будь-який інтервал часу і почати вводити текст. Можна також налаштувати звуковий сигнал або повідомлення для нагадування про зустрічі, зборах і події, а також виділити потрібні елементи кольором, щоб їх було легко знайти.

Виберіть час в календарі, створіть запрошення на збори і вирішите, кому потрібно надіслати запрошення. За допомогою Outlook легко знайти найраніше час, коли всі потенційні учасники вільні. Коли запрошення на збори відправлено по електронній пошті, воно надходить в папку "Вхідні" кожного з потенційних учасників зборів. Коли потенційний учасник зборів відкриває запрошення, він може підтвердити, умовно підтвердити свою участь або відмовитися від нього, натиснувши одну кнопку. Якщо запрошення збігається за часом з будь-яким елементом в календарі потенційного учасника зборів, для організатора зборів в Outlook виводиться повідомлення. Якщо це дозволено організатором зборів, потенційні учасники можуть запропонувати для нього інший час. Організатор може відстежувати, хто підтвердив свою участь або відмовився від нього, а хто запропонував інший час для зборів, відкривши запрошення.

Можливе створення таких календарів, в яких відображаються розкладу групи співробітників або ресурсів. Наприклад, можна переглядати розкладу всіх співробітників свого відділу чи всіх ресурсів (таких як конференц-зали) будівлі. Це допомагає швидко скласти розклад зборів.

Можна переглядати кілька власних календарів або загальних календарів інших користувачів Outlook, розташувавши ці календарі поруч один з одним. Наприклад, можна створити окремий календар для особистих зустрічей і переглядати робочий і персональний календарі поруч.

Можна також копіювати або переміщати зустрічі між календарями. За допомогою області навігації можна швидко надавати загальний доступ до свого календаря і відкривати інші загальні календарі. Залежно від прав, наданих власником календаря, можна створювати або змінювати зустрічі в загальних календарях.

У поданні накладення можна відобразити на екрані кілька своїх календарів або загальних календарів інших користувачів Outlook. Наприклад, можна створити окремий календар для особистих зустрічей і накласти робочий і персональний календарі, щоб швидко визначити, де виникають конфлікти.

Підключення до календарів на сайтах Microsoft SharePoint

При наявності доступу до сайту SharePoint можна переглядати списки подій з цього сайту в календарі Outlook. Вносити зміни в список можна навіть під час автономної роботи в додатку Outlook. Зміни будуть автоматично синхронізовані під час наступного підключення до Інтернету. Крім того, можна переглядати календарі SharePoint поруч з іншими особистими або загальними календарями.

Відправка календарів іншій особі по електронній пошті

Можна відправити свій календар одержувачу електронної пошти як календар Інтернету, зберігши за собою можливість визначати, яка частина інформації буде спільною. Дані календаря відображаються в повідомленні електронної пошти як вкладення інтернет-календаря, яке одержувач може відкрити в Outlook.

Публікація календарів на веб-сайті Microsoft Office.com

Календарі можна публікувати на сайті Office Online і визначати, хто може їх переглядати.

Управління календарями інших користувачів

Засіб Доступ представника дає можливість одній особі використовувати свою копію Outlook для зручного управління календарем іншої особи. Наприклад, адміністративний помічник може управляти календарем керівника. Коли керівник передає повноваження помічникові, помічник може створювати, переміщати або видаляти зустрічі, а також організовувати збори від імені керівника.