Впровадження передової практики управління проектами з чого почати

Що таке передова практика? Для деяких клієнтів обговорення зосередилося на введенні принципів і методів, що допомагають виконувати проекти. У той час як інші клієнти думають про передових практиках як про засоби забезпечення того, що всі використовують однакову термінологію і шаблони і відмінно оволоділи технічними навичками управління проектами. Для ще одного клієнта, наприклад, було важливо "бути в змозі впоратися з керуванням проектами".

З огляду на сучасну економіку, центром уваги багатьох організацій, особливо щодо управління проектами, є можливість робити більше з меншими витратами: коротші терміни завершення, більш обмежені бюджети, зменшені людські ресурси і загальна невизначеність щодо того, що відбувається у всій організації. Для деяких організацій в даний час не є чимось особливим скорочення проектів, навіть проектів, які розглядаються як стратегічно важливі для просування організації вперед.

Коли організації розглядають розробку передових практик управління проектами, вони зазвичай мають на увазі щось (одне або декілька) з наступного:

• Стандартизовані процеси.
• Стандартизовані інструменти і шаблони.
• Стандартизоване програмне забезпечення.
• Розробка компетенцій.
• Оцінка навичок по відношенню до цих компетенцій.
• Ефективне планування ресурсів.
• Розробка спеціалізованих послужному списків.
• Розробка стратегічних, довгострокових планів професійної підготовки.
• Розробка формалізованих планів навчання і тренування.
• Підтримка і просування промислової сертифікації.
• Розробка і впровадження функції Відділу управління проектами (PMO).

Їх головне питання: "З чого починати?"

У розмові з новим ведучим керівником проекту, який був найнятий організацією, щоб впоратися з керуванням проектами, він згадав, що останні три людини не займалися «розминкою», і він хотів би знати, чому. При спробі зрозуміти причини невдач його попередників стало очевидно, що три останніх провідних керівника проектів прийшли в організацію з величезним бажанням впровадити PMO, поряд зі стандартизацією процесів, інструментів і шаблонів.

Це організація, в якій працюють близько 100 керівників проектів, які, безсумнівно, мають встановлені процеси управління проектами - формальні (відомі і застосовуються на практиці іншими керівниками проектів в організації) або неформальні (відомі самому керівникові проекту і регулярно використовувані). Останні три людини зробили хибні припущення про те, що в організації не було діючих процесів, і вони були впевнені, що мають право нав'язати свою програму дій. Хоча це може бути і правильно, але жоден хороший керівник в організації, якщо він хоче бути успішним, не повинен нав'язувати зміна, що не заручившись попередньо підтримкою навіть своїх підлеглих. Таким чином, головна проблема трьох керівників була в тому, що їх підхід одразу невірним і гарантував їм невдачу.

Пам'ятайте, що при впровадженні стандартів щодо управління проектами або будь-який інший функції важливо отримати підтримку і згоду, щоб забезпечити успіх. У наведеному прикладі новий ведучий керівник проектів захоче дізнатися, як проектні групи зараз працюють над проектами, які процеси (формальні і неформальні), інструменти, шаблони, стандарти зараз використовуються? Як це сприяє успіху проекту? Хто ще використовує ці методи для виконання проектів? З ким вони діляться своєю інформацією? Тут необхідно вистежування і збір даних. Ймовірно, у всій організації є безліч діючих процесів, швидше за все, вони просто не записані і не оформлені офіційно всередині організації. Власники процесів - це ваші прихильники введення стандартів в організації. Вам потрібна їхня підтримка для успіху вашого починання, яке складається в намірі стандартизувати метод управління проектами у всій організації. Не забувайте, що ці люди мають цінну інформацію, яка може забезпечити гарний початок вашій почину.

Нижче описана послідовність дій:

Найважливіше тут - обмін інформацією по всій організації. Поділіться вашими знаннями і віддаленими цілями, але найбільше слухайте і вчіться у інших. Ці знання неодмінно стануть в нагоді вам для успішної реалізації ваших цілей.