Внесення змін до плану

Як би ретельно не був розроблений план, все передбачити неможливо. Іноді клієнти змінюють свої вимоги, деякі роботи виявляються важче, ніж передбачалося, з'являються нові технології. У таких випадках виникає необхідність у зміні плану проекту.

Навіть якщо причина з приємних, змінювати плани непросто. До того ж вам знову доведеться вислуховувати різні думки.

Автоматизовані інформаційні системи управління дозволяють моделювати такі зміни. Ці системи застосовуються для управління великими проектами, до яких ваш може і не ставитися. У будь-якому випадку, алгоритм приблизно такий, як показано на рис. 10.10.

• Що надійшла пропозиція зі зміни плану проекту має бути чітко сформульовано, бажано письмово (навіть якщо це не обов'язково).

• Оцініть вплив запропонованих змін на всі аспекти вашого проекту, а також наслідки відхилення пропозиції.

• Вирішіть, чи варто приймати пропозицію. Все, кого це стосується, повинні бути сповіщені. Вони теж повинні брати участь в ухваленні рішення.

• Якщо пропозиція прийнята, повідомте про це його ініціатору. Поясніть, на чому грунтується таке рішення.

• Перед початком внесення змін складіть список заходів, спрямованих на реалізацію запропонованих змін. З формальної точки зору це обов'язковий документ.

• Внесіть відповідні зміни в графік робіт, опис поставлених цілей і намічених результатів, перелік необхідних ресурсів.

• Повідомте всім учасникам проекту і відповідним особам аудиторії про внесені до плану зміни та очікувані результати.

Мал. 10.10. Алгоритм процесу зміни плану проекту

Щоб зміна курсу пройшло гладко, дотримуйтесь таких правил.

• Не плануйте так, щоб потім доводилося вносити такі зміни. Результатом планування повинен стати точний і всебічно обгрунтований документ, що забезпечує розумне використання сил і засобів.

• Пам'ятайте, зміни завжди супроводжуються додатковими витратами. Якщо виникла необхідність внести зміни в план, проведіть оцінку пов'язаних з цим додаткових витрат, прийміть заходи по їх зменшенню.

• Врахуйте вплив змін на всі сторони вашого проекту. Постарайтеся бути далекоглядними. Не виключено, що вплив змін буде відчуватися до самого завершення проекту.

В результаті втрати керування і контролю відбувається розширення масштабів робіт проекту. Це виражається в довільних змінах завдань без відповідного узгодження, що призводить до зриву термінів і перевитрати ресурсів.

Причини можуть бути наступні.

• Недостатньо чіткий і докладний опис робіт, цілей і масштабу проекту.

• Несанкціоноване внесення "незначних" змін в проект.

• Передача виконавцям права приймати рішення про виконання певних робіт.

• Незручно відмовити клієнту.

• Надлишок вашої самовпевненості.

Для відновлення порядку поступайте так.

• Дайте чіткі визначення і докладні описи цілей проекту.

• Завжди оцінюйте вплив можливих змін на графік робіт, витрата ресурсів і запланований результат.

• Якщо виникли сумніви щодо виконати замовлення, скажіть про це замовнику.

Відкриті, засновані на довірі стосунки з замовником допоможуть вам узгодити вимушені зміни в проекті.

Поділіться на сторінці

Схожі глави з інших книг

Глава 10. План продажів. План по досягненню успіху Можливо, серед Новомосковскющіх цю книгу є ті, хто не використовував у своїй роботі план продажів. Однак думка, винесена в заголовок цього розділу, справедлива на 100%. І тому ми зараз детально розглянемо всі аспекти планування

Крок X. Інституціоналізація змін Ми пройшли крізь вушко голки, і тепер ми в новій організації. Ми змінилися. Можемо вже розслабитися? На жаль, поки компанія проходила через катарсиси, світ теж змінювався. І що найгірше - він продовжує змінюватися. єдиним

Програма змін Різні компанії проходять 11 кроків організаційної трансформації з різною швидкістю і на різній глибині. Багато що залежить від запасу енергії для змін (рис. 3). Як її виміряти? Звертайте увагу на те, як взаємодіють в організації люди, в тому

Природа змін Зміни неминучі і вічні. Як я вже зазначав, зміни породжують внутрішні і зовнішні дезінтеграції. Якщо організація не адаптується до зовнішніх змін, то вона крокує не в ногу з ринком і не задовольняє ті потреби, для задоволення

9. Організаційний план (план-графік контрольних термінів) Реально процес підготовки виставкового проекту розподілений в часі, в просторі, людських ресурсах. Кожен з етапів підготовки має стандартний по своїй структурі набір організаційних заходів

Глава 7 ВНЕСЕННЯ ПРОПОЗИЦІЙ Я підходжу до цієї чолі з деяким трепетом. Найбільше мене турбує наступне: оскільки я присвячую цілу главу навичок і умінь, які перебувають на директивному кінці спектра підходів у коучингу, може здатися, що я відвожу цим навичкам

Рівні змін Будь-яка людина може діяти більш ефективно; якщо узгоджено працюють всі складові частини його системи. Такого гармонійного стану ви зможете досягти, провівши відповідні зміни на всіх рівнях вашої індивідуальної внутрішньої

Проведення змін Корпоративна культура, яка підтримує творче начало, борці за ідею, інноваційні команди, інкубатори ідей - все це сприяє ініціювання та розвитку нових ідей. Наступним кроком в управлінні процесом змін є їх проведення.

Стадії змін Зміни неминучі. Але в той же час вони бентежать. Якщо ви ступили на шлях трансформації, будьте готові зіткнутися з перешкодами. Іноді сама необхідність змін стає головною перепоною, і подолати її зовсім не просто.В кінці 1970-х

Як скласти ефективний маркетинговий план і PR-план вашої компанії Складання маркетингового плану - одна з важливих частин діяльності компанії. Процес планування маркетингу повинен здійснюватися як частина загального процесу планування та складання бюджету