Візуємо документи правильно

Рубрика «Діловодство»

А.Е. РИБАЛОК директор установи «Белоукраінскій науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи», кандидат історичних наук

Нова сторінка 6

Як правило, документи, що готуються в організації, до надання їм юридичної сили (підписання, реєстрації, при необхід-мости - затвердження та проставлення печатки) підлягають узгодженню. Узгодження вироб-водиться у випадках, коли документи містять будь-які правові норми і потрібно їх експертиза на предмет відповідності дійства-ющим нормативно-правовим актам, коли вони зачіпають інтереси інших організацій, посадових осіб даної організації і т.п.

Узгодження проекту документа про-водиться з організаціями та посадовими особами, які відповідно до своєї компетенції мають безпосереднє відно-шення до питань, що містяться в проекті документа. Узгодження може відбуватися і в середині організації - зі структурними підрозділами і посадовими особами (внутрішнє погодження), так і поза нею - з підлеглими і непідлеглими організа-ціями (зовнішнє погодження).

Внутрішнє погодження оформляється візою, зовнішнє - грифом узгодження. Розглянемо порядок та правила оформлення внутрен-него узгодження документів (візування).

Вимоги до оформлення візи і порядок візування документів визначено такими нормативно-правовими актами:

Візуванню підлягають як внутрішні документи, так і вихідні.

На внутрішніх документах візи Простану-ляють нижче підпису ліворуч на лицьовій стороні останнього аркуша першого примірника доку-мента. При візуванні проектів розпорядчих документів (наказів, распоря-жений, вказівок, постанов, рішень) Примірна інструкція з діловодства рекомендує розташовувати візи на оборот-ний стороні останнього листа документа (п. 2.3.11), тому що при розмноженні і розсилці копій документа в інші організації візи на них не відтворюються.

У вихідних документах (листах, справ-ках, доповідних записках) візуються екземпляри документів, що залишаються в організації (так звані «відпустки»). Віза оформлена-ється за тими ж правилами, що і при погодженням-ванні внутрішніх документів.

При неможливості розмістити візи на документі необхідно складати окремий лист погодження, який додається до візового примірнику і в подальшому збе-нітся разом з ним у справі.