Визначення джерел комплектування - студопедія
(Конспект лекцій перероблених в зв'язку з введенням нового закону і ГОСТ).
Склав: Т.І. Малешін
Розділ 1. Комплектування архівів.
Тема 1.1. Організація роботи по комплектуванню установ ....................................... ..3
Тема 1.2. Прийом документів до Державного та Відомчий архів ........................... 7
Тема 1.3 Повний і часткове оформлення справ ............................................................... 11
Розділ 2. Облік і забезпечення збереження документів архівного фонду Р.Ф.
Тема 2.3. Опис справ: базовий обліковий документ .......................................................... 28
Тема 2.7. Перевірка наявності і стан документів ...................................................... .40
Розділ 3. Технологія зберігання документів.
Тема 3.2. Порядок розміщення та забезпечення схоронності документів. ............................ 48
Тема 3.3. Фізико-хімічні і біологічні фактори руйнування документів ................ 52
Тема 3.4. Поняття про температурно-вологісного режиму ................................................ ..54
Тема 3.5. Реставрація і консервація документів ......................................................... ..62
Розділ 1. Комплектування архівів.
Тема 1.1.Організація роботи по комплектуванню системи установи.
Комплектування - це систематичне поповнення архіву документами відповідно до його профілем.
Під профілем архіву слід розуміти встановлений для архіву склад документів, який визначається ознаками класифікації документів Архівного фонду РФ.
Головною метою комплектування є найбільш повна концентрація документів, що відносяться до профілю кожного архіву
Робота з комплектування архівів складається з декількох етапів
-встановлення профілю архіву;
-визначення джерел комплектування;
-визначення складу документів, що підлягають зберіганню в архіві;
Визначення джерел комплектування.
Джерела комплектування - це установи або особи, не-, посередньо передають документи в державні або ве-домственние архіви.
Джерелами комплектування можуть бути як державні, так і недержавні установи.
У 1960-і - 1980-і рр. склалися такі критерії визначення джерел комплектування государ-ських архівів:
- значення установи в системі органів влади і управління, в галузевій відомчій системі (установи союзного, республіканського, обласного, районного, міського підпорядкування і т.д.);
- повнота відображення діяльності установи в документах ви-шестоящіх організацій;
- відповідність документів установи профілем державним-ного архіву;
для документів особового походження:
- значення творчої та громадської діяльності фондоутворювача в розвитку науки, культури, суспільного життя та інших областей;
- історія фонду, тобто ступінь збереження особистого фонду, нали-чие зібраних фондообразователем цінних документів, особ-ності фіксації його творчого процесу;
- взаємозв'язок фонду з іншими комплексами документів (нали-чие у фонді документів, які висвітлюють життя і творчість видатних діячів).
На основі цих критеріїв затверджувалися списки джерел комплектування, в основі яких лежало поділ потенційних джерел комплектування на кілька груп:
1. установи, організації та підприємства, документи яких підлягають повному (обов'язкового) прийому в державні архіви;
2 установи, організації та підприємства, документи яких підлягають прийому в державні архіви в складі фондів ви-шестоящіх інстанцій, а також вибіркового прийому.
Під вибірковим прийомом мається на увазі, що з багатьох фондів однотипних установ, що діяли на одній території, в дер-дарчі архіви надходили на зберігання один або кілька фондів (як правило, «кращий», «найгірший» і «середній»). Це так званий груповий вибірковий прийом.
Повідовой вибірковий прийом передбачає, що в державний архів надходять окремі види і різновиди створюваних джерелами комплектування цінних документів.
Таким чином, повідовой і груповий вибіркові прийоми відрізняючи-ються один від одного за наступним принципом: все від обраних (груповий), небагато від всіх (повідовой);
По-перше, після розпаду СРСР колишні союзні республіки, які стали незалежними державами, взяли власне архівне законодавство, в зв'язку, з чим виникла проблема, пов'язана з претензіями колишніх союзних республік на матері-али, які вже надійшли на державне зберігання. Одна-ко відповідно до основнимнаучним принципом архівознавства - «недробімості архівних фондів і комплексів фондів» - було прийнято рішення - не переміщати матеріали.
По-друге, зі зміною статусу архівних фондів (об'єкти федеральної власності і власності суб'єктів Федера-ції), уточнюється профіль комплектування ар-хівов: архіви
федерального рівня, архіви суб'єктів Федера-ції, муніципальні архіви. Архівісти пропонують спосіб ре-шення цієї проблеми на основі «принципу територіальності комплектування", тобто гдероділся (архівний фонд), там і запро-дился (прийнятий на дарственное зберігання незалежно від фор-ми власності в підпорядкування).
По-третє, у зв'язку з розпадом централізованої відомчої-ної системи у всіх галузях управління переглядаються крите-рії визначення джерел комплектування. Так, наприклад, осо-бою увагу архівістів звернуто на критерій місця установи в галузевій системі, оскільки рівень підпорядкованості установи вже не відображає реального значення його діяльності. Зростання самостійності державних установ призводить до того, що все менше їх документації надходить на зберігання до фондів вищестоящих органів. У зв'язку з цим зростає число державних установ - самостійних джерел комплектування.
- виявити недержавні структури, фонди яких відно-сятся до профілю комплектування даного архіву, і встановити, які з них є джерелами комплектування;
- встановити «договірні відносини» з представниками цих структур.
В результаті виявлення недержавних структур складають-ся списки потенційних джерел комплектування держархівів.
Списки джерел комплектування складаються на основі дещо видозміненій системи критеріїв, яка активно обговорюється в сучасному архівознавства.
1. Функціонально цільове Виконання основних завдань галузі, унікальність,
призначення установи. новизна товарів і послуг, стабільність, участь в
в міжнародних і регіональних програмах.
2. Масштаб діяльності. Багатопрофільність виробництва товарів і послуг;
обсяг статутного фонду; склад засновників та участ-
ників; міжрегіональна діяльність; чисельність
3. Вид організації. Сформована структура і організація діяльності,
наявність іноземного партнера, наявність унікальних
або найбільш типових структур.
4.Полнота відображення Ступінь повторення цінної інформації, в тому числі
інформації. в фонді інших організацій.
Політичні організації в свою чергу по орієнтації під-розділяються на націонал - патріотичні, марксистські, соці-ал-демократичні, ліберально-демократичні та ін.
У кожній з цих груп виділяються, в свою чергу, лідируючі організації, в документах яких найбільш повно повинна відбитися історія того чи іншого суспільно
політичного спрямування. Далі, при безпосередньому вивченні архіву організації вступає в силу критерій історії фонду, тобто наявність в: архіві організації документів, найбільш повно відображають найважливіші події суспільно-політичного життя країни і, регіону, а також діяльність самої партії і її лідерів і раз-особистих рухів, структуру регіональних відділень руху.
Тема 1.2. Прийом документів в Г.А. і В.А.
Розглянемо процес прийняття документів на зберігання в ве-домственном і державному архівах.
Передача справ на зберігання до відомчого архіву. Після опера-нормативної роботи з документами справи структурних підрозділів повинні бути передані на зберігання до відомчого архіву. У ве-домственний архів здаються справи, закінчені виробництвом, на термін зберігання більше 10 років, а також справи з особового складу. Передача справ до відомчого архіву здійснюється за описом, який складається в структурному підрозділі.
В процесі передачі справ необхідно перевірити:
- правильність формування та оформлення справ;
- відповідність кількості справ постійного і довготривалого зберігання, заведених відповідно до номенклатури, і кіль-кість цих же справ, включених в опис.
Перевірка формування справи передбачає встановлення відпо-наслідком між заголовком справи на його обкладинці і вмістом справи. Принципи формування справ відображені в їх заголовках, кото-які, в свою чергу, закріплені в номенклатурі справ установи.
Зіставлення кількості справ в номенклатурі і в опису - дуже ответствённая завдання. білі в
описи справ постійного і долговре-ного зберігання менше, ніж було заведено відповідно до
номенклатурою, про це слід скласти довідку і вжити всіх заходів до розшуку відсутніх справ.
Нижче наводяться терміни зберігання документів в архіві установи.
Вид документації Термін зберігання, років
Записи актів цивільного стану; документи
по особовому складу; записи нотаріальних дій
і судових справ; господарські книги 75
Наукова, технологічна, патентна документація 10
Конструкторська документація 15
Проектна документація з капітального
Телеметрична документація 5
Документи на машинних носіях 5
Передача справ на зберігання в державних архів. Прийом документів починається за відомств за описами справ постійного зберігання з візою експертно-перевірочної комісії (ЕПК) архівної установи, а також за актами прийому-передачі.
У державному архіві строго стежать за дотриманням термінів передачі документів від джерела комплектування в держархів. Нижче наводяться терміни передачі документів від джерел комплектування до державного архіву.
Істочнікікомплектованія Термін передачі, років
Федеральні органи державної влади-Генеральна
прокуратура РФ; органи державної влади та про-
ратури республік; галузеві академії; державні
-об'єднання; установи, організації, підприємства фе
дерального і республіканського підпорядкування. 5
Органи державної влади та прокуратура країв облас-
тей, міст федерального значення, автономної області,
автономних округів; прокуратура міст і районів, го-
жавних установ ор-ганізацій, підприємств краї-
вого, обласного підпорядкування, підпорядкування автомной
області та окружного підпорядкування. 10
Органи місцевого самоврядування; установи, організації,
підприємства міського і районного підпорядкування, підприємства
сільського господарства. 5
Спільні підприємства за участю держави; організації та
об'єднання змішаних форм влас-ності, в статутному капі
Талі яких є преоб-Лада частка федеральної або
державної власності. 10
Передача документів з кожної установи - джерела когось плектованія до державного архіву здійснюється щорічно або раз в 3-5 років (залежно від обсягу документів фондооб-разователей). Природно, що якщо у архіву 200 джерел комп-лектованія, регулярне комплектування можливо тільки при со-представленні графіка прийому документів з установ. Комплек-тованіе державного архіву документами даного фондоутворювача здійснюється в кілька етапів:
- спочатку на засіданні ЕПК держархіву затверджується опис справ постійного зберігання, які повинні бути передані в архів (цей примірник опису залишається в державному архіві);
- потім до відомчого архіву виїжджає співробітник державним-ного архіву для перевірки фізичного і санітарно-гігієнічної-кого стану справ, оформлення справ і т.д .;
- нарешті, на останньому етапі, відповідно до описами поедінічно передаються справи на постійне зберігання. В особливо цін-них справах перевіряється кількість аркушів. Якщо кількість справ в описі більше кількості реально переданих справ, в описі де-лается нова підсумковий запис, а відомчого архіву становить довідку про причини відсутності справ.
Основним документом, на підставі якого проводиться прийом документів на зберігання, є акт прийому-передачі документів на зберігання. В акті вказується установа, передаю-ний документи, і архів, в який вони надходять, причина пе-редачі (закінчення строків відомчого зберігання або ликвида-ція установи), а також реальна кількість переданих ко-пий, кількість особливо цінних справ і ін. акт складається у двох примірниках, підписується представниками державного і відомчого архівів.
Разом з документами передаються ще два примірники опису (на додаток до примірника, що залишився в архіві після утверж-дення опису на ЕПК державного архіву). Один примірник опису залишається у відомчому архіві. На трьох примірниках опи-сі, переданих до державного архіву, робиться відмітка про пе-редачі документів. Всього складається чотири
примірника опису. Прийом документів від джерел комплектування недержавної частини Архівного фонду України має свою специфіку. Як показує досвід, збереження документів у цих фондообразователей залишає бажати кращого, тому рекомендується приймати документи через п'ять років після закінчення їх делоп-роизводства. Власники документів можуть передавати свої до-кументи у власність держави на зберігання в установи Федеральної архівної службиУкаіни, державні музеї та бібліотеки. При цьому передача права власності на доку-менти оформляється угодою (договором) з архівними уч-установою.
Документи особового походження також можуть надходити державний архів за договором дарування, за заповітом, рішенням суду або нотаріальних органів про визнання документів безхазяйними, за договором купівлі-продажу.
На тимчасове зберігання (депонент) документи особистого походження передаються на підставі особистої заяви власника.
При прийомі документів також складається акт прийому передачі, до якого додається здавальна опис.
Особливо важливе значення має договір між архівом і власником, оскільки на його основі документи передаються в державну власність. Тому слід детально обговорити з власником кожен його пункт.
В сучасних умовах архівісту часто необхідно використовувати методи «активного комплектування»:
- проведення бесід з фондоутворювачами про важливість сохране-ня їх документів;
- виявлення потенційних джерел комплектування в органах реєстрації юридичних осіб, а також на основі вивчення! хроніки суспільно-політичного життя;
- анкетування, інтерв'ювання лідерів та членів партій і рухів, запис мітингів та інших подій суспільно-політичного життя, запис усних спогадів;
- збір спогадів, складання хроніки подій;
- збір документів, що відображають громадську думку, участь; у зустрічах, «круглих столах» з фондоутворювачами.
Основою роботи по «активному комплектування» є ви-сокий професіоналізм, компетентність, ввічливість і актив-ная життєва позиція архівіста.
