Витрати на харчування працівників облік та оподаткування
ИФНС № 24 по м Москві подала позов щодо ТОВ «Автотрейд-АГ», звинувачуючи компанію в необгрунтованому включення до складу позареалізаційних витрат у періоді в загальному розмірі 4 252 175 рублів. В ході розгляду справи арбітрами було встановлено, що фірма-відповідач правомірно включила до складу витрат з податку на прибуток суми, сплачені за надання послуг безкоштовного харчування працівникам - так як даний пункт був закріплений у Положенні про додаткові пільги, а в трудових договорах співробітників вказано, що на них поширюються всі пільги, встановлені в даній організації.
Договір дорожче грошей, або Їсти подано
Невід'ємним документом, який допоможе відрегулювати відносини співробітників і роботодавців в сфері надання харчування, є колективний трудовий договір. У ньому сторони мають право прописати умови повної або часткової оплати харчування (ч. 2 ст. 41 ТК РФ).
Існує кілька варіантів організації харчування роботодавцем:
- компенсації, доплати, дотації;
- укладення договору з організацією громадського харчування (кафе, буфет, їдальня);
- замовлення готових обідів в офіс (кейтеринг);
- обладнання одного з кабінетів компанії під кухню;
- створення власної їдальні.
Найбільш прийнятний шлях кожна компанія, прорахувавши майбутні витрати, податкові зобов'язання та оцінивши ризики, вибирає сама. У кожному з варіантів є свої особливості. Наприклад, організація їдальнею - один з найбільш витратних і ускладнених бюрократичними процедурами способів, до якого варто звертатися організаціям з чисельністю співробітників понад 200 чоловік. Тому ми розповімо про найпопулярніші і найменш «курних» варіантах уявлення харчування працівникам компанії.
1) З рук в руки
Найменш клопіткий для організації шлях - виплата співробітникам дотацій на харчування, т. Е. Видача грошей безпосередньо на руки працівникам.
Врахувати суму дотації на харчування в складі витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток, організація зможе, тільки якщо така передбачена в трудовому (колективному) договорі з працівниками (п. 25 ст. 270 НК РФ). Якщо це не обумовлено, то суми виплат будуть нараховуватися за рахунок чистого прибутку.
А ось ПДВ компанії все ж доведеться розрахувати. Безкоштовні частування відносяться до безоплатної передачі товарів та відповідно до пп. 2 п. 1 ст. 146 НК Україна є об'єктом оподаткування ПДВ.
Можлива ситуація, коли роботодавець компенсує співробітникам витрати на обіди. Такий спосіб зручний тим, що працівники самі визначають, де їм харчуватися, і компанії не потрібно укладати договір з підприємством громадського харчування. Суму компенсації на обіди слід встановити локальним нормативним актом, а в колективному і трудових договорах необхідно поставити посилання на те, що працівникам виплачуються компенсації.
Також компанія має право передбачити в колективному договорі доплати на харчування працівникам при наявності такої можливості (ст. 41 ТК РФ). Якщо доплата на харчування співробітникам передбачена трудовим (колективним) договором, ці суми можуть бути враховані в складі витрат на оплату праці (п. 25 ст. 255 НК РФ).
2) Все включено
У разі надання комплексних обідів організацією громадського харчування (кафе, ресторан, їдальня) компанія-роботодавець повинна укласти з нею відповідний договір. У ньому необхідно відобразити умови надання харчування співробітникам даної фірми. Можливий варіант, коли працівники будуть приходити на обід і пред'являти пропуск, талон або розписуватися у відомості, спеціальному журналі.
Що стосується схеми поточного обліку і контролю, форм актів та інших документів, роботодавець і організація громадського харчування вибирають їх самостійно, виходячи зі зручності застосування. Розрахунки між сторонами відображаються в загальному порядку з використанням рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».
3) C доставкою додому
Доставка обідів в офіс в останні роки стала все більше набирати популярність. Називається такий спосіб - кейтеринг (від англ. Сater - постачати провізію) - послуга з організації харчування на виїзному обслуговуванні.
Схему обліку і контролю коштів необхідно прописати в договорі. Якщо в документі зафіксовано, що фірма-роботодавець лише оплачує послуги громадського харчування, ці операції можна відображати так само, як і витрати на комплексні обіди.
У разі коли компанія купує обіди, а потім передає їх працівникам за плату і ця діяльність носить регулярний характер, відображати доходи і витрати за цими операціями слід на рахунку 91 «Інші доходи і витрати» або на рахунку 90 «Продажі».
Якщо ж роботодавець набуває обіди і передає їх працівникам безкоштовно, облік страв слід вести на рахунку 10 «Матеріали».
4) Кухня під боком
Досить звичним варіантом на сьогодні є переобладнання одного з кабінетів компанії під кухню, оснастивши її різної побутової технікою і меблями. У ст. 223 «Санітарно-побутове та лікувально-профілактичне обслуговування працівників» ТК Україна передбачений обов'язок роботодавця по благоустрою приміщення для прийому їжі протягом робочого часу.
Безкоштовне харчування - як норма
Нормативи, за якими слід обладнати приміщення для прийому їжі, встановлені в СНиП 2.09.04-87 «Адміністративні та побутові будівлі» (затв. Постановою Держбуду СРСР від 30.12.1987 р № 313). Так, згідно з п. 2.48 - 2.52 СНиП 2.09.04-87, якщо кількість працівників не перевищує 30 осіб у зміну, можна обладнати кімнату для прийому їжі (при чисельності до 200 осіб - столову або їдальню-роздавальну).
Щоб обгрунтувати витрати на виділення приміщення під обідню кімнату, а також покупку побутової техніки, в колективному договорі або локальному нормативному акті слід прописати умова про надання працівникам даного приміщення для прийому їжі.
На підставі пп. 7 п. 1 ст. 264 НК Україна витрати на облаштування обідніх кімнат повинні враховуватися як інші витрати, пов'язані з виробництвом і реалізацією товарів (робіт, послуг).
Якщо вартість придбаних меблів і техніки для оснащення кухні перевищила 40 тис. Рублів, а термін служби складає більше 12 місяців, її доведеться погашати шляхом нарахування амортизації (п. 1 ст. 256 НК РФ).
персоніфікація даних
Суми, перераховані на харчування працівників, є їх доходом в натуральній формі і підлягають обкладенню ПДФО (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
І все ж, щоб уникнути претензій контролюючих органів, доцільно організовувати харчування співробітників таким чином, щоб можна було визначити дохід, отриманий кожним з них.
Що стосується компенсацій і дотацій, то ці форми оплати харчування обкладаються ПДФО. Утримати обчислену суму податку необхідно безпосередньо з доходів працівника при їх фактичної виплати (п. 4 ст. 226 НК РФ). При цьому утримувана сума податку не може перевищувати 50% суми виплати.
Обкладати чи ні?
Однією з умов до відрахування ПДВ є використання товарів, робіт, послуг для здійснення операцій, визнаних об'єктом оподаткування цим податком (пп. 1, п. 2 ст. 171 НК РФ).
На замітку бухгалтерам
Бухгалтер дані витрати повинен відобразити в складі заробітної плати: Дебет рахунку 20 «Основне виробництво» або Дебет рахунку 44 «Витрати на продаж». Кредит рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» (Інструкція щодо застосування плану рахунків).
Погашення нарахованих сум (видача працівникам готових страв) в бухгалтерському обліку відображається записом: Дебет рахунку 70, Кредит рахунку 90 «Продажі». Одночасно в Дебет рахунку 90 списується фактична собівартість готових страв, виданих в рахунок оплати праці.
У ситуації, якщо надання працівникам безкоштовного харчування не передбачено трудовим (колективним) договором, в бухгалтерському обліку дані витрати визнаються у складі інших витрат (п. 11 ПБУ 10/99). Що стосується фактичної собівартості страв, то її потрібно записати таким чином: Дебет рахунку 91 «Інші доходи і витрати», субрахунок 91-2 «Інші витрати», Кредит рахунку 20 «Основне виробництво».
Практична енциклопедія бухгалтера