Виправлення помилок в трудовій книжці приклади

Заповнення трудової книжки - одна з основних функцій співробітників відділів кадрів організацій. Однак нерідко практикуючі фахівці стикаються з банальним, але при цьому з вкрай злободенним питанням: як виправити помилку в трудовій книжці?

Знаючи правила заповнення цього важливого документа про трудовий стаж працівника, зробити помилку в його заповненні малоймовірно, однак не можна виключати людський фактор. Помилки в записах у трудовій книжці можуть стосуватися найменувань місць роботи співробітника, дат прийому та звільнення, статей трудового законодавства, нагороджень.

Неточності можуть мати місце на титульному аркуші, внутрішніх сторінках, вкладиші трудової книжки.

Незалежно від особливостей помилок в документі - існують основні єдині правила їх виправлення, зокрема:

Записи в трудовій книжці повинні в точності відповідати реальній практиці роботи співробітника, щоб у нього не виникло проблем в подальшому при оформленні пенсії;
Якщо кадровий працівник вперше завів працівникові трудову книжку працівнику і допустив в ній помилку, то такий документ підлягає знищенню;
Якщо неточність була допущена в чинному документі, її не закреслюють, що не замазують, не видаляють з документа листи, а вносять виправлення записом нижче;
Виправлення всіх видів помилок передбачає визнання записів недійсними.

У той же час існують і деякі особливі норми, які стосуються конкретних помилок в трудовій книжці. Мова про них піде нижче.

законодавчі аспекти

На що впливають помилки в трудовій книжці?

По-перше, вони можуть перешкодити правильному нарахуванню пенсії працівнику;
По-друге, часто неточності в зазначенні причин звільнення можуть привести до формування непристойної репутації у працівника.

У зв'язку з цим процес заповнення трудових книжок регулюють підзаконні акти. Це означає, що:

Існує загальний механізм виправлення всіх неточностей;
Передбачена відповідальність кадрових працівників за неправильне заповнення трудової (в тому числі і в питанні внесення в неї коригувань), а також за відмову у виправленні помилок.

Виправлення будь-яких помилок в трудовій книжці має відбуватися з відсиланням на законодавчі акти чи локальні документи.

Зміна невірної запису

Якщо говорити про механізм справляння будь-якої неправильної записи в трудовій книжці, то він передбачає такий порядок дій:

Після останнього запису в основному розділі документа ставитися другий порядковий номер і дата внесення коригувань;
У центральному полі прописується: «Запис за номером ... вважати недійсною»;
Вноситься новий запис, із зазначенням наказу керівника (в деяких випадках - розпорядження), на підставі якого вносяться поправки в документ.

Всі зазначені маніпуляції не передбачають закреслення невірної запису.

Слід зазначити, що всі коригування в трудову книжку можна вносити виключно синіми, чорними або фіолетовим чорнилом, які повинні володіти світло- і водостійкість.

Існує всього один випадок закреслення записи в трудовій книжці. Коли це відбувається? Якщо мова йде про виправлення прізвища працівника на титульному аркуші документа. Здійснюється цей процес так:

Колишнє прізвище закреслюється суцільний прямою лінією;
Дійсне прізвище пишеться нижче або поруч (якщо дозволяє простір листа);
Нижче прописується підставу для внесення виправлень (наприклад, номер і серія паспорта, в якому у особи значиться інша прізвище.

Після того як кадровий працівник вніс всі необхідні коректування, новий запис своїм підписом завіряє керівник організації. Крім того, внесена інформація засвідчується печаткою компанії.

Виправлення неправильної записи, якщо помилку виявлено на новому місці роботи

Якщо працівник працевлаштувався на новому місці, проте при оформленні його документів виявилося, що кадровий відділ колишнього роботодавця припустився помилки в його трудовій книжці, то йому буде потрібно зробити наступні дії:

Співробітник запитує за попереднім місцем роботи копії офіційних документів, що свідчать про вчинення помилки (накази керівництва, особова картка працівника, журнал реєстрації наказів або виписки з них);
Інспектори кадрового відділу за новим місцем роботи вносять коректування з відсиланням на надані працівником паперу.

Можна звернутися за коригуваннями безпосередньо в кадрову службу колишнього роботодавця. Однак працівникові зручніше, якщо всі записи в трудову внесуть за новим місцем роботи, що не потребує зайвих переміщень трудової книжки.

Виправлення неправильної записи, якщо помилку виявлено при звільненні

Бувають випадки, коли невірний запис в трудовій книжці працівника виявляється безпосередньо в процесі звільнення. У цій ситуації виникає досить непроста дилема:

З одного боку, помилки припустилася саме ця організація і вона зобов'язана її усунути;
З іншого боку, після припинення трудових відносин з працівником кадровий відділ вносить необхідні записи в його трудову книжку, а також закриває свій лист: запевняє записи, зроблені під найменуванням організації підписами кадровика, керівника і печаткою організації.

Помилка ж вимагає внесення в документ ще одного запису. Як це зробити?

Якщо роботодавець відмовиться виправити допущені ним помилки в трудовій книжці працівника, то останній має право подати позов на організацію в суд.

Виправлення неправильної записи, якщо з моменту звільнення минуло час

Як виправити помилку в трудовій книжці, якщо працівник виявив цю Конвенцію після закінчення декількох років з моменту звільнення?

Як правило в цьому випадку коректну інформацію в трудову книжку вносить новий роботодавець. Він прописує в ній:

Дата внесення коригувань і відповідний порядковий номер запису;
Інформація про визнання невірної записи недійсною;
Нові відомості з відсиланням на офіційні документи колишнього роботодавця.

У чому перевага такого підходу? Навіть якщо компанія, в якій раніше працював співробітник припинила своє існування необхідні для виправлення запису в трудовій книжці документи (особисту картку, накази керівництва та ін.) Можна запросити з архіву.

Анулювання інформації про звільнення при поновленні на колишній роботі

Бувають випадки поновлення працівника на колишньому місці трудової діяльності і визнання його звільнення недійсним. Це може статися в тому випадку, якщо співробітник був звільнений незаконно і за рішенням суду був відновлений на колишній посаді. Що робить в цьому випадку кадровий відділ?

Дату, коли працівник приступає до виконання трудових обов'язків після відновлення на посаді, прописує в трудовій книжці;
Свідчить про недійсність запису про звільнення;
Вказує на відновлення в конкретній посаді.

В якості підстави для відновлення може бути вказано відповідне рішення суду.

Виправлення запису про звільнення при зміні підстави звільнення

Якщо в трудовому договорі була невірно наведена формулювання звільнення співробітника, то виправлення такої помилки здійснюється стандартним методом:

Вноситься інформація про недійсність запису про звільнення;
Прописується коректне підставу звільнення з відсиланням до відповідної статті трудового кодексу.

Виправлення неправильної записи, якщо вона була виявлена після звільнення

Іноді при працевлаштуванні особи кадровики припускаються помилки при заповненні його трудової книжки. Однак виявляється вона лише в момент його звільнення, оскільки до цього часу документ зберігається у роботодавця. Як надходять в цьому випадку?

Прописують повторно підзаголовок - найменування компанії-роботодавця;
Вказують дату виправлення помилки;
Анулюють невірну запис (визнають її недійсною);
Вносять коректну інформацію.

Після цього закривають трудову книжку повторно, запевняючи її підписами кадровика, керівника компанії і печаткою.

Зміна дат прийому та звільнення

По-перше, підготувати заяву на ім'я керівника компанії з проханням виправити помилкову інформацію;
По-друге, дочекатися виходу наказу керівника з відповідним номером;
По-третє, отримати свою трудову книжку в кадровому відділі.

Варто зазначити, що самі виправлення вносяться в стандартному порядку: пишеться підзаголовок - найменування компанії, анулюється невірний запис, вказується коректна інформація.

Відомості засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів керівника і печаткою організації.

Зміна недостовірних реквізитів наказу

Номер і дата наказу - одна з основних граф в трудовій книжці. Що робити, якщо допущена помилка в позначенні підстави для працевлаштування або звільнення?

Запис оформляється на дату внесення змін;
Невірна рядок анулюється, після чого запис дублюється, але вже з іншими реквізитами наказу.

Виправлення помилок в назві організації

Як правило, найменування організації прописується у вигляді підзаголовка над записами про прийом на роботу або звільнення. Саме тому при наявності помилки в найменуванні місця роботи виправлення здійснюються в такий спосіб:

Під інформацією про працевлаштування або відразу під заголовком прописується: «в найменуванні організації була допущена помилка».
Після цього пишеться організаційно-правова форма і правильна назва фірми.

Виправлення запису, зробленого помилково

Якщо в трудову книжку була внесена помилковий запис, то анулювати її досить просто. Для цього необхідно:

Внести запис про недійсність інформації в конкретній рядку і прописати коректні дані;
У графі №4 інформацію не прописується або вказуються реквізити наказу, який визнає інформацію помилковою (якщо такий видавався).

При цьому вкрай важливо згадати, що запис визнається недійсною, оскільки зроблена помилково.

Виправлення помилок в розділі «Відомості про нагородження»

Відразу за основним розділом, в якому фіксується інформація про працевлаштування та звільнення, слід розділ про нагородження співробітника. Цей розділ не обов'язковий до заповнення, тому кадровики часто припускаються помилок при внесенні до нього інформації. Які основні правила виправлення помилок в цій частині трудової книжки?

По-перше, закреслювати або замазувати невірну інформацію тут також неприпустимо;
По-друге, якщо помилка допущена, то робиться такий запис, в якій інформація у конкретному рядку визнається недійсною;
І, нарешті, вносяться коректні відомості.

Що робити, якщо запис про роботу внесена в розділ «Відомості про нагородження»?

Однією з найпоширеніших помилок в трудовій книжці є внесення відомостей про працевлаштування в розділ про нагородження (це робиться для того, щоб продовжити документ, в якому не вистачає листів).

Такі дії законодавством не допускаються: якщо трудова книжка закінчилася, то слід оформити її вкладиш.

Однак, як вчинити, якщо невірний запис в розділ «Відомості про нагородження» все ж внесена? Найпростіший спосіб - визнати її недійсною в стандартному порядку в зв'язку з тим, що вона зроблена помилково.

Найпростіший спосіб уникнути складних бюрократичних процедур щодо виправлення помилок в трудовій книжці - не допускати їх. Якщо ж це все-таки відбулося, то існують дозволені законом способи виправити ту записів.