Відрядження скасували як оформити і відобразити в обліку

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р № 59 (далі - Інструкція № 59), регулює тільки відрядження працівників органів державної влади та бюджетних установ. На комерційні підприємства її дія не поширюється. Тому ідеальним варіантом для небюджетних підприємств є твердження свого внутрішнього документа - Положення про службові відрядження працівників підприємства - або включення відповідного розділу в колективний договір. У цьому документі будуть визначені всі правила службових відряджень. А за основу можна взяти відповідні для конкретного підприємства норми Інструкції № 59.

Деякими з цих норм можна керуватися при вирішенні питань щодо відміни відрядження. Так, з дозволу керівника підприємства працівнику можуть бути відшкодовані витрати, пов'язані з поверненням електронного проїзного / перевізного документа на поїзд, зрозуміло, при наявності роздрукованих документів, що підтверджують суму таких витрат. В цьому випадку до звіту відрядженого працівника повинен додаватися (також роздрукований на папері) документ про повернення проїзних / перевізних документів (абзаци п'ятий, шостий і восьмий п. 12 розд. II, п. 11 розд. III Інструкції № 59). Інформацію про наявність і статус електронного проїзного документа можна знайти на офіційному веб-сайті Укрзалізниці (www.uz.qov.ua).

Звертаємо увагу: витрати працівника, понесені у зв'язку з поверненням квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути компенсовані з дозволу керівника підприємства при наявності поважних причин.

Причини скасування відрядження можуть бути різними:

У таких випадках керівник приймає рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження і т. П. А для врахування наслідків скасування поїздки працівника у відрядження важливо правильно оформити необхідні документи.

Оформлення скасування відрядження

Припустимо, що працівник направлений у службове відрядження, всі необхідні документи оформлені (наказ, службове завдання, посвідчення про відрядження, якщо прийнято оформляти), виданий аванс, придбані квитки на проїзд (працівник до місця призначення поки не виїхав). Однак підприємство змушене скасувати цю відрядження.

Алгоритм дій в таких випадках прописується в Положенні про службові відрядження працівників підприємства. Але якщо такого документа немає або він є, але в ньому відсутні положення, що стосуються процедур скасування відрядження працівників, то порядок дій повинен бути наступним:

складається службова (доповідна) записка на ім'я керівника підприємства з обґрунтуванням причини скасування відрядження (див. зразок 1 в кінці консультації). Залежно від причини скасування така записка може бути підготовлена начальником структурного підрозділу, в якому працює відряджений, самим відрядженим або іншою відповідальною особою на підприємстві;

видається наказ про скасування відрядження (див. зразок 2 в кінці консультації) згідно з раніше виданим наказом, в якому зазначаються: посада, прізвище та ініціали працівника, причини скасування і термін, протягом якого він зобов'язаний повернути в бухгалтерію підприємства отриманий аванс на відрядження. З цим наказом працівника потрібно ознайомити під підпис;

вносяться записи про анулювання поїздки працівника в журнал реєстрації наказів про відрядження (за формою додатка до Інструкції № 59), складається працівником і подається до бухгалтерії підприємства Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міндоходов від 24.12. 13 р № 845 (далі - авансовий звіт).

Якщо відрядження скасовується після від'їзду працівника до місця призначення, тоді теж видається наказ про її скасування та відкликання в зв'язку з цим працівника з відрядження. У наказі вказуються: причини скасування відрядження, номер і дата попереднього наказу, прізвище та ініціали відрядженого, його обов'язок в ус-тановленіе терміни відзвітувати по відрядженні. Наступні дії будуть такими ж, як і при звичайній скасування відрядження.

Якщо було видано аванс і частину його витрачена на придбання проїзних документів, то при відкликанні з відрядження такі витрати з дозволу керівника відшкодовуються працівникові (абзац п'ятий і дев'ятий п. 12 розд. II, абзац пер-вий п. 11 розд. III Інструкції № 59 ):

на підставі наказу (рішення) про скасування відрядження з поважних причин (наприклад, зміна завдання);
при наявності документів, що підтверджують вартість витрат (відповідний документ видається при поверненні квитка). Якщо авіабі років є нероздільним і частково використаним, до звіту додається складене компанією-продавцем лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка. У листі вказуються: прізвище та ініціали відрядженого, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та / або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, завірена головним бухгалтером підприємства (абзац дев'ятий п. 12 розд. II, абзац другий п. 11 розд. III Інструкції № 59).

Облік витрат при скасуванні відрядження

У бухгалтерському обліку витрати на відрядження списуються на відповідні рахунки обліку витрат (Дт 91-94).

Платники податку на прибуток можуть включати до складу податкових витрати, пов'язані з госпо-жавної діяльністю підприємства (безпосередньо з отриманням доходів). До таких в складі інших відносяться і витрати на відрядження за умови їх документального підтвердження.

При скасування відрядження витрати за виданими і частково використані кошти цілком логічно включити до витрат на відрядження (як правило, Дт 94 «Інші витрати операційної діяльності»).

На підприємстві видано наказ про направлення у відрядження працівника відділу продажів для виконання виробничого завдання. Через несприятливі погодні умови розпорядженням директора відрядження скасовано.

У бухгалтерському обліку такі операції будуть відображені так:

** Наведено в додатку 2 до Положення № 637.

У нашому випадку витрати (70 грн.), Понесені у зв'язку з поверненням квитка на поїзд по поважаючи котельної причини (скасування відрядження), документально підтверджені, можуть вважатися пов'язаними з госпдіяльністю підприємства і підлягають включенню до складу податкових. При визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток (від суми фінансового результату до оподаткування, розрахованого за правилами бухобліку), за такими витратами коригування на різниці НК не передбачена.

Скасування відрядження працівника оформляється наказом керівника підприємства, незалежно від того, на якому етапі це відбувається (до або після від'їзду працівника). Наказ про скасування (перенесення) відрядження повинен містити:

посилання на раніше виданий наказ про відрядження;
причини її скасування (перенесення), терміни повернення працівника з відрядження (у разі відкликання з неї), терміни повернення отриманого на відрядження авансу або невитраченою сум ми авансу (якщо були понесені попередні витрати).

Для правильного оформлення і відображення в обліку таких операцій на підприємстві має бути розроблено та затверджено Положення про службові відрядження працівників підприємства.

Директору ТОВ «Рукавичка» Журавльову В. Б.

Начальника транспортного відділу Шинкаренко Д. Ф.

Доповідна записка від 08.01.15 р № 1

Згідно з наказом від 05.01.15 р № 1 водій-експедитор Петрусевич К. Д. спрямований з 08.01.15 р у відрядження в м Харків для отримання товару в ТОВ «Олівець». У зв'язку з несприятливими погодними умовами (сильний снігопад і замети на дорогах) прошу скасувати зазначену відрядження водія-експедитора Петрусевича К. Д.

Начальник транспортного відділу (підпис) Д. Ф. Шинкаренко

Товариство з обмеженою відповідальністю «Рукавичка»

Наказ (розпорядження) № 2

08.01.15 р.р. Дніпропетровськ

Про скасування відрядження

1. У зв'язку з несприятливими погодними умовами (сильний снігопад і замети на дорогах) скасувати відрядження водія-експедитора Петрусевича К. Д. в г. Харьков для отримання то-вару в ТОВ «Олівець» згідно з наказом від 05.01.15 р № 1 .

2. Головному бухгалтеру (Родзянко М. Г.) забезпечити проведення розрахунків з водієм-експедитором Петрусевич К. Д. за виданим на відрядження авансу в встановлені законодавством терміни.

Підстава: доповідна записка від 08.01.15 р № 1 начальника транспортного відділу Шинкаренко Д. Ф.

Директор (підпис) В. Б. Журавльов

З наказом ознайомлені: (підпис) К. Д. Петрусевич

(Підпис) Н. Г. Родзянко

На додаток до вищенаведених зразків наведемо в таблиці формулювання доповідної записки і наказу про скасування відрядження по найбільш поширених причин.

Згідно з наказом від 08.01.15 р № 3 водій-експедитор Сліпченко Г. Н. з 12.01.15 р направлений у відрядження в м Чернігів для отримання товару в ТОВ «Сапфір».

12.01.15 р через хворобу він в відрядження не виїхав. У зв'язку з вищевикладеним прошу скасувати відрядження водія-експедитора Сліпченко Г. Н.

У зв'язку з хворобою водія-експедитора Сліпченко Г. Н. скасувати його відрядження в м Чернігів для отримання товару в ТОВ «Сапфір» згідно з наказом від 08.01.15 р № 3

Перенесення подію-ку, в зв'язку з яким працівника направлено відрядження

Згідно з наказом від 12.01.15 р № 5 головний інженер Кучеренко П. П. спрямований з 14.01.15 р у відрядження в м Київ для приймання робіт за договором підряду від 02.09.14 р № 45-П у ТОВ «Фармакон ».

13.01.15 р ТОВ «Фармакон» сповістило ТОВ «Рукавичка» про перенесення дати передачі робіт за вищезгаданим договором на 19.01.15 р

У зв'язку з вищевикладеним прошу скасувати відрядження головного інженера Кучеренко П. П.

У зв'язку з перенесенням дати приймання-передачі робіт за договором підряду від 02.09.14 р № 45-П на більш пізній термін скасувати відрядження головного інженера Кучеренко П. П. в г. Киев для приймання робіт за вказаним договором в ТОВ « Фармакон »згідно з наказом від 12.01.15 р № 5

У відрядженні відпала необхідність

Згідно з наказом від 13.01.15 р № 7 начальник відділу збуту Донченко Ю. І. направлений у відрядження в м Івано-Франківськ для проведення переговорів з ТОВ «Ракушка» з приводу укладення договору поставки.

Оскільки в даний час укладення такого договору для ТОВ «Рукавичка» економічно нецелесо-образно, прошу скасувати згадану відрядження начальника відділу збуту Донченко Ю. І.

У зв'язку з відсутністю необхідності переговорів з ТОВ «Ракушка» з приводу укладення договору поставки скасувати відрядження начальника відділу збуту Донченко Ю. І. в м.Івано-Франківськ для проведення переговорів з ТОВ «Ракушка» згідно з наказом від 13.01.15 р № 7