Відокремлені підрозділи філії та представництва

У сучасних ринкових умовах компанії для збільшення доходів придумують різні схеми підвищення рентабельності, впроваджують нові способи виробництва. Організації прагнуть розширити межі бізнесу, просунути товар (послуги) на ринки збуту не тільки в найближчі, а й віддалені регіони країни. Одним з ефективних способів досягти позитивних результатів є створення філії (представництв).

Зверніть увагу Відповідно до податкового законодавства платники податків з метою здійснення податкового контролю зобов'язані стати на облік в податкових органах за місцем знаходження організації, місцем знаходження її відокремлених підрозділів.

Організація, до складу якої входять відособлені підрозділи, розташовані на території Укаїни, зобов'язана стати на облік в податковому органі за місцем знаходження кожного свого підрозділу, якщо ця організація не перебуває на обліку в податковому органі за місцем знаходження даного підрозділу (п. 1 ст. 83 податкового кодексу РФ).

Цивільне законодавство виділяє наступні види відокремлених підрозділів: філії та представництва (ст. 55 Цивільного кодексу РФ).

Представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза місцем його знаходження, яке представляє інтереси юридичної особи та здійснює їх захист.

Філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза місцем його знаходження та здійснює всі його функції або їх частину, в тому числі функції представництва.

Зверніть увагу Представництва і філії не є юридичними особами. Вони наділяються майном створив їх юридичною особою і діють на підставі затверджених ним положень.

Керівники представництв і філій призначаються юридичною особою і діють на підставі довіреності.

Податковий кодекс України пропонує свій підхід до поняття "відокремлений підрозділ". Під відокремленим підрозділом розуміється будь-який територіально відокремлений від головної організації підрозділ, за місцем знаходження якого обладнані стаціонарні робочі місця. Визнання відокремленого підрозділу організації таким проводиться незалежно від того, відображено або відбито його створення в установчих чи інших організаційно-розпорядчих документах організації, і від повноважень, якими наділяється зазначений підрозділ. При цьому робоче місце вважається стаціонарним, якщо воно створюється на термін більше одного місяця (ст. 11 Податкового кодексу РФ).

Статтею 209 Трудового кодексу України робоче місце визначається як місце, де працівник повинен знаходитись або куди йому необхідно прибути в зв'язку з його роботою і яке прямо або побічно знаходиться під контролем роботодавця.

Місцем розташування відособленого підрозділу української організації згідно зі ст. 11 Податкового кодексу України є місце здійснення цією організацією діяльності через свою філію або представництво.

Якщо працівники трудяться на дому і платник податків не обладнав для них стаціонарні робочі місця, відокремлений підрозділ не вважається створеним. Однак, робота на дому повинна бути закріплена в трудових договорах з працівниками.

Створення філій та представництв товариства входить в компетенцію ради директорів (наглядової ради) товариства. Внесення до статуту товариства змін, пов'язаних зі створенням філій, відкриттям представництв товариства та їх ліквідацією, здійснюється на підставі рішення ради директорів (наглядової ради) товариства.

На підставі рішення (протоколу) про створення філії, відкриття представництва виконавчим органом суспільства (директором) видається наказ про створення відокремленого підрозділу, в якому зазначаються найменування, місце знаходження філії (представництва), призначається керівник, встановлюються терміни постановки на облік у податкових органах.

Цим же наказом може бути затверджено Положення про філію (представництво) - внутрішній документ, який містить відомості про правоздатності відокремлених підрозділів, видах своєї діяльності, метою їх створення, права та обов'язки, структуру управління, процедури укладання угод, повноваження керівництва, можливості розпоряджатися коштами , а також порядок ліквідації філії (представництва) і ін.

На підставі наказу вносяться зміни до установчих документів організації.

Представництва та філії повинні бути зазначені в установчих документах який створив їх юридичної особи. Але реалії життя такі, що рішення про створення відокремлених підрозділів приймається, як правило, вже після реєстрації установчих документів новостворюваної організації. Тому при створенні філії або представництва необхідно внести змін до установчих документів організації.

Для внесення змін до установчих документів товариства необхідно подати до реєструючого органу за місцем свого знаходження наступний пакет документів:

Що ж стосується змісту відомостей, які необхідно відобразити в Статуті, то на підставі п. "Н" ст. 5 вищевказаного закону в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб повинні міститися відомості про повне найменування філії (представництва) і його місце знаходження.

Будь-яка зміна в найменуванні або місце перебування філії (представництва) або ліквідація останніх також повинні спричиняти внесення відповідних змін до установчих документів юридичної особи з метою забезпечення достовірності які у них відомостей.

Зверніть увагу, що реєструє орган у строк не більше п'яти днів з моменту отримання зазначеного повідомлення вносить відповідний запис до державного реєстру.

При відсутності належним чином зареєстрованих установчих документів юридичної особи з внесеними в них відомостями про створених філії та представництва можна говорити про невідповідність установчих документів чинному законодавству.

Зміни установчих документів, в тому числі і в частині відомостей про філії, набувають чинності для третіх осіб з моменту їх державної реєстрації.

Процедура створення відокремленого підрозділу на порядок простіше, ніж створення філії (представництва) суспільства. Відкриття відокремленого підрозділу знаходиться в компетенції виконавчого органу (директора) і оформляється наказом про створення. В установчих документах товариства відомостей про відокремлений підрозділ не містяться, отже, при відкритті або закриття відокремленого підрозділу в установчі документи вносити нічого не потрібно.

Необхідно знати, що відокремлений підрозділ не слід реєструвати в податковій інспекції, якщо воно знаходиться на території того ж муніципального освіти, що й сама організація.

Після внесення змін до установчих документів організація зобов'язана стати на облік в податковий орган за місцем знаходження філії (представництва). Необхідно пам'ятати про термін постановки на облік, а саме заява повинна бути подана до податкового органу протягом одного місяця після створення відокремленого підрозділу.

При подачі заяви про взяття на облік організації за місцем знаходження її відокремленого підрозділу організація одночасно із заявою про постановку на облік представляє в одному примірнику копії завірених в установленому порядку свідоцтва про постановку на облік в податковому органі головної організації за місцем її знаходження, документів, що підтверджують створення філії або представництва (п. 1 ст. 84 Податкового кодексу РФ). Зазвичай податкові органи вимагають надати нотаріальну копію такого свідоцтва про постановку на облік в податковому органі.

В якості документів, що підтверджують створення відокремленого підрозділу, можуть бути представлені: установчих документів юридичної особи із зазначенням в них відомостей про відокремлений підрозділ, або виписка з ЕГРЮЛ, або Положення про філію (представництво), або розпорядження (наказ) про створення відокремленого підрозділу.

Реєструючий орган не вправі вимагати надання інших документів крім документів, встановлених Податковим кодексом РФ. Отже, встановлений Податковим кодексом України перелік документів є вичерпним.

На практиці податкові органи формують свій список документів, як правило, вони додатково вимагають представити для постановки на податковий облік такі документи:

1. копії установчих документів;
2. положення про філію (представництво);
3. копія свідоцтва про державну реєстрацію головної організації;
4. наказ про призначення на посаду директора і головного бухгалтера підрозділу;
5. відомості про директора і головного бухгалтера, як головної організації, так і філії;
6. договір оренди нежитлового приміщення для відокремленого підрозділу;
7. лист, що підтверджує повноваження відокремленого підрозділу по сплаті податків;
8. виписка з ЕГРЮЛ відносно головної організації.

Філії або представництва присвоюють окремий від головної організації ідентифікаційний номер платника податків (ІПН), так як відокремлений підрозділ не є самостійним платником податку. У документообігу відокремлений підрозділ використовує безпосередньо ІПН головної організації.

Однак відокремленому підрозділу буде привласнений свій, відмінний від головної організації, код причини постановки на облік (КПП). Він буде вказано в Повідомленні про постановку на податковий облік за місцем знаходження відособленого підрозділу.

Податковий орган зобов'язаний протягом п'яти днів з дня подання всіх необхідних документів здійснити постановку відокремленого підрозділу на облік і видати відповідне повідомлення.

У разі прийняття організацією рішення про припинення діяльності (закриття) підрозділу організація зобов'язана протягом одного місяця з дня закриття письмово повідомити про це в податковий орган за місцем знаходження відокремленого підрозділу.

Згідно п. 5 ст. 84 Податкового кодексу України у разі прийняття організацією рішення про припинення діяльності (закриття) свого відокремленого підрозділу зняття з обліку організації за місцем знаходження цього відокремленого підрозділу здійснюється податковим органом за заявою платника податків протягом 10 днів з дня подання такої заяви, але не раніше закінчення виїзної податкової перевірки в разі її проведення.

Відповідно до п. 2 ст. 23 Податкового кодексу України організації зобов'язані письмово повідомляти про усі відособлені підрозділи, створених на території Укаїни, протягом одного місяця з дня створення представництва або припинення діяльності організації через відокремлений підрозділ. Зазначене повідомлення подається до податкового органу за місцем знаходження головної організації.

До повідомлення за формою № З-09-3 "Повідомлення про створення (закриття) на території Укаїни відокремленого підрозділу" додаються копії документів, що підтверджують створення (закриття) представництва.

Найчастіше виникає питання, що робити організації, якщо відокремлений підрозділ, продовжуючи працювати, змінює своє місце знаходження?

У Податковому кодексі України не містяться норми, що передбачають зміну місця знаходження відокремленого підрозділу, і такий термін як "зміна місця знаходження" в чинному законодавстві відноситься тільки до юридичної особи.

Відповідно до п.п. 1 ч. 3 ст. 346.12 Податкового кодексу Укаїни не має права застосовувати спрощену систему оподаткування організації, що мають філії або представництва.

Однак якщо організація створила відокремлений підрозділ, яке не є філією або представництвом, а також не вказано як такі в установчих документах організації, то така організація має право застосовувати спрощену систему оподаткування.

При цьому сплата податку, що сплачується у зв'язку із застосуванням спрощеної системи оподаткування, проводиться головною організацією за місцем її знаходження.

Створюючи відокремлений підрозділ необхідно пам'ятати про те, що відповідальність за їх діяльність несе головна компанія.

Суди прямо вказують, що філії, представництва організацій не розглядаються в якості учасників податкових правовідносин і не мають статусу платників податків, податкових агентів та інших зобов'язаних осіб.

Дізнатися про те, що організація створила відокремлений підрозділ і не поставила його на облік, податковий орган може, наприклад:

• при виїзній перевірці самої організації, якщо з документів випливає, що організація несе витрати по утриманню об'єкта (власного або орендованого), розташованого на іншій території, ніж головне підрозділ організації. Наприклад, платить за електрику, воду, перераховує орендну плату;
• виїзної перевірки орендодавця, який здав в оренду майно відокремленому підрозділу. Але виявити незареєстровану підрозділ податкового органу, який перевіряє орендодавця, може тільки в тому випадку, якщо буде звіряти фактичне місцезнаходження орендарів з відомостями ЕГРЮЛ.

Яка ж відповідальність за те, що організація своєчасно і в установленому порядку не встала на облік за місцезнаходженням представництва?

Неправомірне неповідомлення (несвоєчасне повідомлення) особою відомостей, які ця особа повинна повідомити податковому органу тягне за собою стягнення штрафу в розмірі 1000 рублів (ст. 129.1 НК РФ). Ті самі діяння, вчинені повторно протягом календарного року, тягнуть за собою стягнення штрафу в розмірі 5000 рублів.

Одночасно відповідно до ч. 1 ст. 15.6 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі - КУпАП РФ) за неподання в установлений законодавством про податки і збори термін може бути оштрафовано і посадова особа, відповідальна за подання зазначеного повідомлення. Розмір штрафу становить від 300 до 500 рублів.

Якщо компанія запізниться з подачею заяви про взяття філії на облік в інспекції, то з неї стягнуть штраф у розмірі 5000 або 10 000 руб. (Якщо термін затримки понад 90 календарних днів) (ст. 116 НК).

При цьому постраждати може не тільки сама організація, а й її керівники - директор і головний бухгалтер. За несвоєчасну подачу заяви про взяття на облік в податковій інспекції посадових осіб можуть покарати штрафом в розмірі від 500 до 1000 рублів.

Неподання, або несвоєчасне подання, або подання недостовірних відомостей про юридичну особу до органу, який здійснює державну реєстрацію юридичних осіб, у випадках, якщо таке подання передбачено законом, тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі 5000 рублів (ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Розмежування відповідальності за неподання документів (відомостей), необхідних для податкового контролю, між Податковим кодексом України (ст. Ст. 126 і 129.1) і КоАП України (ст. 15.6) проводиться тільки по колу осіб, які притягуються до відповідальності. До відповідальності за неподання документів (відомостей) по НК Україна (ст. Ст. 126 і 129.1) залучаються організації, а по КоАП України (ст. 15.6) - посадові особи організацій.

Отже, застосування одночасно штрафних санкцій, як до юридичної особи, так і до посадової особи цієї юридичної особи є правомірним.

+7 (812) 409-37-20 Залиште заявку і наші
фахівці зв'яжуться з вами