Види наказів, їх зміст і порядок оформлення - формування справ

Накази можуть становити кожен раз індивідуально (тобто для кожного працівника, для кожної дії), по простій формі, а можуть оформлятися за розробленими і затвердженими в організації уніфікованим формам.

Оскільки накази по кадрам приймаються до обліку бухгалтерією, то при їх підготовці повинні виконуватися вимоги, встановлені п. 2 ст. 9 ФЗ «Про бухгалтерський облік». Відповідно до названої нормі документи, форми яких не передбачені в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, повинні містити такі обов'язкові реквізити:

а) найменування документа;

б) дату складання документа;

д) вимірники господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;

е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність її оформлення;

ж) особисті підписи зазначених осіб.

Обмежувальні позначки знадобляться для того, щоб оперативно і правильно вписати відповідні реквізит в потрібному місці. Для кадрової служби значимими є позначки для кордонів розташування дати документа і його реєстраційний номер.

Крім того, в бланк наказу можуть бути включені обмежувальні позначки для кордонів зон розташування заголовка до тексту.

Накази з організаційних питань та основної діяльності видаються на виконання правових нормативних актів вищих органів і в ініціативному порядку з метою реалізації покладених функцій і завдань.

1. «Про створення філії товариства у м Твері»

2. «Про збільшення статутного капіталу товариства»

текст наказу, як правило, складається з двох частин: вступної та розпорядчої. У вступній частині дається обґрунтування запропонованих дій. Якщо підставою до видання наказу є законодавчий або правовий акт вищестоящої організації або правовий акт, раніше виданий цією організацією, у вступній частині вказуються його назва, дата, номер:

Якщо проект наказу готується на додаток або зміна раніше виданого наказу, то в констатуючій частині вказують дату, номер, заголовок доповнюється або змінюваного наказу.

Якщо наказ видається в ініціативному порядку, тобто на виконання покладених на організацію функцій і завдань, у вступній частині формулюються цілі та завдання запропонованих дій, факти або події, що спричинили видання наказу:

«У зв'язку із завершенням будівництва нового навчального корпусу по вул. Металістів, д. 37а

Вступна частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення або обгрунтуванні.

Розпорядча частина наказу викладається в наказовій формі від першої особи однини і починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами без розрядки з нового рядка, від краю лівого поля.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами, якщо наказом пропонується виконання різних за характером дій.

Пункт розпорядчої частини, що містить доручення, включає: найменування виконавця або виконавців, наказують дії, конкретний термін виконання доручення. При наявності проміжних термінів виконання або розбивці яке пропонується дії на окремі завдання кожне з них формулюється окремим підпунктом. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу містить тільки одне завдання з конкретним терміном виконання. Термін виконання в розпорядчої частини наказу не вказується у випадках, якщо наказують дії або дії носять постійний характер.

Кількість виконавців по кожному пункту (підпункту) не обмежується.

Накази підписуються керівником організації або його заступником, офіційно виконуючим обов'язки керівника під час його тривалої відсутності (відрядження, відпустка, хвороба).

Проекти наказів по особовому складу складаються працівниками відділу кадрів підприємства на підставі подань керівників структурних підрозділів, ретельного і всебічного вивчення причин видання наказів, відповідності експонованих мови кандидатів і дотримання вимог законодавства про працю. Проекти наказів про заохочення і стягнення готують керівники тих підрозділів, які вносять пропозиції щодо заохочення або покарання працівників, які перебувають в їх безпосередньому підпорядкуванні.

Накази по особовому складу

Накази друкуються на спеціальних бланках або стандартних аркушах щільного паперу, придатної до тривалого зберігання, і мають самостійну порядкову нумерацію, окрему від наказів по основний діяльності, що проходять через канцелярію. Зберігаються накази в папці наказів по особовому складу у відділі кадрів, по черговості їх номерів. Сторінки в папці наказів нумеруються. Для наказів по кадрам кращим є формат А4 (210х297 мм).

Кожен пункт наказу по особовому складу повинен бути сформульований в суворій відповідності до вимог КЗпП. Постійної інформацією для будь-якого кадрового наказу є вказівка ​​розпорядчого дії (звільнити, перевести), прізвища та ініціалів працівника (імені та по батькові повністю - при прийомі на роботу), посади та структурного підрозділу (якщо підприємство має структурні підрозділи), дати вступу в силу даного пункту наказу (якщо вона не збігається з датою реєстрації наказу).

Наявність інших відомостей у пунктах наказу по особовому складу визначається специфікою розпорядчого дії.

Найменування організації, назва структурного підрозділу, місце складання або видання документа, а також обмежувальні позначки для дати документа і його реєстраційного номера в межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

1) центрованої - початок, і кінець кожного рядка реквізитів однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів;

2) флаговая - кожен рядок реквізитів починається від лівої межі зони розташування реквізитів.

Накази по кадрам

Співробітник, відповідальний за ведення кадрового діловодства, зобов'язаний готувати проекти наказів по кадрам і організовувати їх візування відповідними посадовими особами і підписання керівником організації. Кадрові накази повинні зберігатися і реєструватися окремо від наказів по особовому складу. До їх числа відносяться накази, для яких Держкомстатом розроблені уніфіковані форми:

ь про прийом працівника на роботу - форма Т-1;

ь про прийом працівників на роботу - форма Т-1а;

ь про переведення працівника на іншу роботу - форма Т-5;

ь про переведення працівників на іншу роботу - форма Т-5а;

ь про надання відпустки працівнику - форма Т-6;

ь про надання відпустки працівникам - форма Т-6а;

ь про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) - форма Т-8;

ь про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) - форма Т-8а;

ь про направлення працівника у відрядження - форма Т-9;

ь про направлення працівників у відрядження - форма Т-9а;

ь про заохочення працівника - форма Т-11;

ь про заохочення працівників - форма Т-11а.

Крім цих наказів, кадровикам доводиться складати в довільній формі (або створювати для них свої власні уніфіковані форми) такі види наказів:

· Про суміщення посад (професій);

· Про заміщення тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основних обов'язків;

· Про покладання стягнень;

· Про дострокове зняття стягнень;

· Про зміну персональних даних працівника;

· Про присвоєння розряду;

· Про притягнення до надурочних робіт;

· Про залучення до роботи у вихідні (святкові) дні;

· Про встановлення або зняття персональних надбавок;

· Про зміну режиму роботи.

Накази з основної діяльності та інші документи

· Про затвердження штатного розкладу;

· Про внесення змін до штатного розпису;

· Про внесення змін (доповнень) до графіка відпусток;

· Про внесення змін (доповнень) в локальні нормативні акти;

· Про анулювання неправомірно або помилково виданих наказів по особовому складу та ін.

· Посвідчення про відрядження - форма Т-10;

· Службове завдання - форма Т-10а;

· Записку-розрахунок про надання відпустки працівнику - форма Т-60 (лицьову сторону);

· Записку-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договору з працівником (звільнення) - форма Т-61 (лицьову сторону);

· Акт про прийом робіт, виконаних за трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи - форма Т-73 (цей вид строкового трудового договору зустрічається вкрай рідко, тому навіть досвідченим кадровикам, які мають багаторічний стаж роботи, часто не доводилося стикатися з формою Т 73).