Види інформації конфіденційного характеру, правила оформлення, реєстрації документації,

конфіденційний правової діловодство автоматизація

· Відомості про факти, події і обставини приватного життя громадянина, що дозволяють ідентифікувати його особу (персональні дані), за винятком відомостей, що підлягають поширенню в засобах масової інформації у встановлених федеральним законом випадках;

· Службові відомості, доступ до яких обмежений органами державної влади відповідно до Цивільного кодексу Укаїни і федеральними законами (службова таємниця);

· Відомості, пов'язані з комерційною діяльністю, доступ до яких обмежено відповідно до Цивільного кодексу Укаїни і федеральними законами (комерційна таємниця);

Працівники підприємств, допущені до конфіденційних відомостей і документів, перш ніж отримати доступ до них, повинні пройти інструктаж щодо збереження державної, професійної, службової, комерційної та ін. Таємниці підприємства. Пам'ятка складається службою безпеки з урахуванням специфіки конкретного підприємства, підписується заступником директора і затверджується керівником підприємства.

Ведення діловодства, що забезпечує облік і збереження документів, що містять конфіденційну інформацію, передбачає виконання низки рекомендацій.

Наказом керівника підприємства призначається посадова особа (особи), відповідальна за облік, зберігання і використання документів, що містять конфіденційну інформацію. Це може бути співробітник, для якого робота з документами КТ є основною службовим обов'язком, або секретар-референт підприємства. Ці особи несуть персональну відповідальність за втрату документів або витік інформації з них.

Всі документи, що містять конфіденційну інформацію, підлягають обліку і спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф обмеження доступу в правому верхньому кутку першого аркуша із зазначенням номера примірника.

Такі грифи показують, що право власності на інформацію, що міститься в документі, належить підприємству і охороняється законодавчо.

На документі з грифом КТ вказується кількість примірників документа і місцезнаходження кожного з них (нижче реквізитів «підпис» і «відмітка про виконавця»).

Друкування документів з грифом КТ проводиться централізовано, в спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), що виключає доступ сторонніх осіб.

Надруковані і підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, відповідальній за їх облік.

Чернетки, файли, варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії документа: «Черновик (або файл) знищений. Підпис. Дата).

Всі надходять (вхідні) документи з грифом «КТ» приймаються і розкриваються спеціально призначеним посадовою особою або секретарем-референтом, якщо йому надане таке право. При надходженні обов'язково перевіряється цілісність кореспонденції, кількість аркушів і примірників основного документа і додатків до нього. У разі відсутності або недостачі в конвертах (пакетах) документів з грифом «КТ» складається акт у двох примірниках, один з яких направляється відправнику.

Документи, що мають гриф «КТ», формуються в окрему справу або справи. На обкладинці в правому верхньому кутку ставиться гриф «КТ». На внутрішній стороні обкладинки справи пишеться список співробітників, що мають право користуватися цією справою. Всі аркуші справи нумеруються простим олівцем у правому верхньому кутку. На початку справи підшити ється внутрішній опис документів, що знаходяться в ньому, в кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується посадовою особою, відповідальною за збереження документів з грифом «КТ». Інші працівники підприємства не повинні мати доступ до цього сейфу.

При видачі документа секретарем-референтом працівник, який отримав документ з грифом «КТ», повинен звірити номер отриманого документа з номером в журналі, перевірити кількість аркушів і поставити в журналі свій підпис.

Видані для роботи документи з рифом «КТ» підлягають поверненню секретарю-референту в той же день. З дозволу керівництва підприємства деякі документи з грифом «КТ» можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання роботи, за умови повного забезпечення схоронності документів на робочому місці виконавця (наявність сейфа, кодового замка і т.д.).

При поверненні документа з грифом «КТ» секретар-референт звіряє документ по журналу, перевіряє кількість листів документа і під час відсутності працівника ставить в графі «відмітка про повернення» свій підпис і дату повернення документа. Передача документів і справ іншим працівникам, які мають доступ до цих документів, здійснюється тільки через секретаря-референта з обов'язковим записом в журналі.

Забороняється вилучення зі справи або переміщення документів з грифом «КТ» з однієї справи в інше без дозволу керівництва і відміток в Журналі реєстрації документів з грифом «КТ».

Всі справи з грифом «КТ» та Журнали їх обліку в обов'язковому порядку вносяться в номенклатуру справ підприємства. Після закінчення року спеціально створена комісія підприємства виконує наступні роботи:

· Перевіряє наявність всіх документів з грифом «КТ»;

· Відбирає документи з грифом «КТ» для архівного зберігання;

· Відбирає документи з грифом «КТ» для знищення.

Перевірка наявності документів з грифом «КТ» за рішенням керівництва підприємства може проводитися з іншою періодичністю, наприклад після закінчення кожного кварталу.

У разі встановлення факту втрати документів негайно ставляться до відома керівник підприємства, служба безпеки і вживаються всі заходи щодо розшуку документа. Для розслідування факту втрати керівником підприємства призначається комісія. На загублені документи, після того як розшук їх не приніс позитивних результатів, складається акт. У Журнал реєстрації документів з грифом «КТ» вносяться відповідні відмітки про втрату.

При звільненні працівника, відповідального за документи з грифом «КТ», проводиться перевірка значаться за ним документів і їх передача новопризначеному особі. Акт прийому-передачі цих документів затверджується керівником підприємства або його заступником. При припинення трудових відносин з підприємством зобов'язання про нерозголошення конфіденційних відомостей діють протягом двох років, якщо інший термін не встановлено трудовим контрактом.

При передачі справ в архів на документ з грифом «КТ» складається окремий опис. Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках, в приміщеннях, що виключають несанкціонований доступ.

На документи з грифом «КТ», відібрані до знищення, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Знищуються документи в присутності комісії за допомогою спеціальної машини або іншим способом, що виключає можливість відновлення наявної в них інформації.