Вхідна кореспонденція, статті, журнал «довідник секретаря та офіс-менеджера»

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

які документи є вхідною кореспонденцією організації;
правила роботи з вхідної кореспонденції;
які вимоги до вхідної кореспонденції;
як реєструвати вхідну кореспонденцію.

Вхідна кореспонденція організації

Вхідною кореспонденцією організації вважається будь-який документ або лист, доставлені будь-яким способом в організацію. На даний час існує три основних способи доставки вхідної кореспонденції: звичайною поштою, кур'єром або у вигляді електронного листа. Перш ніж приступити до обробки вхідних листів, необхідно чітко розуміти з якими паперами ви маєте справу. Вступники листи можна класифікувати за змістом:

листи, що містять будь-яка вимога, прохання, пропозиція, скаргу, тобто листи-запити, що вимагають будь-яких дій або прийняття рішень;
листи-відповіді на направлені вами ініціативні документи;
довідково-інформаційні листи.

Читайте по темі в електронному журналі

Правила роботи з вхідною кореспонденцією

Правила роботи з вхідною кореспонденцією включають кілька етапів:

прийом кореспонденції;
сортування;
реєстрація кореспонденції;
направлення документів співробітникам організації для прийняття управлінського рішення;
направлення документів на виконання;
виконання документів;
організація контролю за виконанням документів;
формування виконаних документів у справи.

Процес роботи з вхідною кореспонденцією, як і будь-який інший бізнес-процес, крім складових його елементів обов'язково описує або регламентує виробничу діяльність його учасників. Для кожного учасника процесу характерна певна роль. В даному випадку ролі можуть бути розподілені так:

Керівник - це керівник організації або підрозділу. Переглядає що надійшли на його ім'я папери і приймає по них рішення. Надалі оцінює виконання.

Відповідальний виконавець - співробітник компанії, вказаний в резолюції керівника (повноважного особи) як «відповідальний виконавець». Отримує документ для його подальшого виконання, організовує виконання і доповідає про хід роботи.

Контролер - співробітник компанії, який за призначенням керівництва повинен здійснювати контроль виконання. Також в його обов'язки входить зняття з контролю та завершення робіт.

Секретар - секретар керівника. Отримує кореспонденцію, відповідає за її сортування, реєстрацію і оформлення. Також вносить в реєстраційну форму відомості про рух документа всередині організації. При наявності в організації служби ДОУ ці функції виконує діловод.

Вимоги до вхідної кореспонденції

Головна вимога до вхідної кореспонденції - будь-який важливий для організації документ підлягає обов'язковій реєстрації. Також бувають випадки, коли один і той же лист дублюється і доставляється в організацію різними способами. Потрібно ретельно відстежувати подібні моменти, щоб надалі не виникло плутанини з повторним оформленням одного і того ж листа. При виявленні дублювання документів листа, який надійшов пізніше, присвоюється номер першого примірника. З цього можна вивести друга вимога - кожна ділова папір реєструється в організації один раз.

Третя вимога - кожен вхідний документ повинен мати унікальний вхідний номер. Це правило не менш важливо, ніж друге. Воно дозволить уникнути ситуації, коли який-небудь документ помилково не буде розглянуто, що може стати причиною багатьох неприємностей.

Кращі статті

Реєстрація вхідної кореспонденції

Реєстрація вхідної кореспонденції покладається на співробітників служби ДОУ, а при відсутності такої - на секретарів. Реєстрація передбачає внесення даних листи в реєстраційні форми (журнал вхідної кореспонденції), щоб в подальшому можна було відстежити не тільки переміщення документа всередині організації, але і хід виконання.

Для реєстрації вхідних листів використовують:

паперові носії (журнал вхідної документації або контрольно-реєстраційні картки);
електронний журнал (СЕД або MS Excel).

При реєстрації використовується стандартний набір реквізитів, який містить:

Якщо лист надійшов в електронному вигляді, то воно просто прикріплюється до електронного журналу реєстрації. Якщо ж реєстрація ведеться в паперовому вигляді, то електронний файл необхідно роздрукувати.

Після реєстрації листа необхідно проставити штамп «Зареєстровано» (або відповідну мітку) в правому нижньому куті листа, а також найменування організації, дату отримання та присвоєний вхідний реєстраційний номер.

Слід зазначити, що сучасні СЕД дозволяють автоматично здійснювати реєстрацію вхідних електронних листів. Також автоматична реєстрація здійснюється якщо ваша організація і компанія-відправник використовують одну і ту ж СЕД.

вкладені файли

Журнал обліку вхідної кореспонденції (бланк) .doc
Посадова інструкція експедитора по обробці кореспонденції (загальногалузева) (бланк) .doc
Інструкція з діловодства (фрагмент). Організація документообігу (бланк) .doc

Доступно тільки передплатникам

Журнал обліку вхідної кореспонденції (зразок) .doc
Посадова інструкція експедитора по обробці кореспонденції (загальногалузева) (зразок) .doc
Інструкція з діловодства (фрагмент). Організація документообігу (зразок) .doc

Анонси майбутніх номерів