Варіанти пошуку документів в електронних архівах
Використання електронного архіву забезпечує граничне зручність використання документів, підвищує працездатність, економить час співробітників. Головне - правильно організувати пошук в електронних архівах. Від того, наскільки добре і повноцінно організований електронний пошук в архіві, залежить багато чого.
Зокрема:
- зручність пошуку потрібного документа;
- швидкість роботи з архівом;
- ступінь точності при пошуку;
- наявність розширеного пошуку;
- можливість варіювати способи пошуку одного документа.
Все це робить роботу з електронним архівом простий і швидкої, що в свою чергу оптимізує робочий процес компанії в цілому.
Способи пошуку в електронних архівах
В електронному архіві можна реалізувати різні методи пошуку документів:
- За атрибутами. Пошук по заданих параметрах, наприклад, часу створення документа.
- Контекстний. Електронний пошук в архіві по фразам, які перебувають в потрібному документі.
- Повнотекстовий. Пошук по цілому тексту, який повинен містити шуканий документ.
- За назвою. Якщо ви пам'ятаєте тільки назва документа, можна задати тільки його, при пошуку.
- По номеру. При створенні електронної версії документа можна присвоїти йому певний номер, що в подальшому допоможе при його пошуку.
Іншими словами, добре організований пошук в електронних архівах дозволяє знаходити документ абсолютно будь-якими методами.> Наприклад, якщо ви не пам'ятаєте дослівного назви документа, але точно запам'ятали дату створення, можете знайти його по ній, ввівши число в рядок пошуку. Так само і з будь-якими іншими даними, що відносяться до шуканого документа.
Що потрібно для організації грамотного електронного пошуку в архіві?
Для реалізації ефективного і швидкого пошуку звертайтеся в нашу компанію. Ми вже протягом багатьох років працюємо з електронними архівами і можемо створити ефективний і швидкий пошук по будь-яким вихідним даним.
Якщо ви хочете:
- оптимізувати роботу з вашим електронним архівом;
- скоротити час пошуку в кілька разів;
- підвищити результативність і точність пошуку документів;
- створити зручність для ваших співробітників при роботі з електронним архівом;
- то вам, безсумнівно, потрібна організація грамотного пошуку.
Ваші вкладення окупляться швидко і багаторазово, адже робота з пошуком стане простіше, а значить, буде йти менше часу на пошук потрібного документа. В результаті підвищиться ефективність роботи кожного співробітника. Ми зробимо всю роботу швидко, грамотно і надійно. Уже найближчим часом ви зможете оцінити зручність використання грамотно організованого пошуку. Телефонуйте, пишіть і замовляйте послугу створення електронного пошуку в архіві у професіоналів!