Урок 2 - модуль - завдання - в Мегаплане

«Завдання» - мабуть, один з основних модулів Мегаплан. Саме він дозволяє налагодити ділові відносини всередині колективу, розподілити обов'язки і призначити відповідальних, контролювати виконання завдань і проектів і ніколи не зривати дедлайни. За допомогою цього модуля ви можете планувати проекти, в яких беруть участь кілька співробітників або відділів, а також без праці залучати до роботи над проектами підрядників, замовників або віддалених співробітників.

І якщо ви будете використовувати абсолютно всі можливості даного модуля, то робота над будь-якими завданнями перестане бути рутиною або подвигом, а перетвориться на задоволення.

А тепер по-порядку про кожну фішку модуля «Завдання»:

Фішка 1. - Вчимося відрізняти завдання від проектів.

Завдання має одного виконавця і доступ до неї є тільки у виконавців, аудиторів, співвиконавців і начальства. Проект дозволяє об'єднати кілька завдань, до яких буде відкритий доступ для всіх членів команди проекту. При цьому вказується один відповідальний менеджер.

Якщо ви спочатку створили завдання, в ній з'явилося безліч підзадач, і тут ви зрозуміли, що допустили помилку створивши завдання, а не проект, не переживайте, ви легко зможете перетворити її в проект.

Але пам'ятайте, що право створювати проекти і перетворювати завдання в проекти є тільки у директорів і співробітників, що входять в групу "Адміністратори проектів».
Щоб поставити задачу в проекті або зробити її підзадачею вже наявної завдання, потрібно відкрити проект або батьківську задачу і натиснути посилання «поставити підзадачу».

Фішка 2 - створюємо шаблони завдань і проектів.

Якщо вам доводиться регулярно створювати однотипні завдання, то корисно використовувати шаблони. Шаблон створюються «з нуля» або з вже створеної завдання. Щоб створити шаблон «з нуля», виберіть посилання «Шаблони» в лівій панелі фільтрів на сторінці модуля «Завдання» та натисніть кнопку «Створити шаблон ...» у правій частині екрану.

При створенні шаблону заповнюйте лише ті поля, які не будуть змінюватися при постановці завдання з цього шаблону.

Фішка 3 - навіщо потрібна індикація завдань?

Після того, як ви почнете активно ставити завдання в Мегаплане, у вас сформується їх список, а після закінчення певного часу всі завдання будуть у вас пофарбовані в різні кольори. Ці кольори відображають статус кожного завдання:

• сині - завдання в роботі;
• зелені - нові завдання;
• червоні - прострочені завдання;
• сірі - завершення або відкладені завдання.

Індикація дозволить вам відкрити список завдань і відразу визначити кількість прострочених завдань, які будуть кидатися в очі, будучи пофарбованими червоним кольором.

Фішка 4 - створюємо періодичні завдання.

Періодична задача - це задача, яка буде з'являтися у виконавця із заданою регулярністю. Наприклад, підготувати місячний звіт. Кожна нова задача буде незалежною, просто постановнику не доведеться постійно ставити одні й ті ж завдання. Робота з періодичністю здійснюється в групі «Повторення» в картці створення завдання:

Фішка 5 - вчимося налаштовувати фільтри і швидко знаходити потрібні завдання серед великого списку.

Розібратися у великому списку завдань і проектів допомагають фільтр в лівій частині екрана:

За посиланням «Новий фільтр» є додавання призначених для користувача фільтрів, вказавши всі необхідні умови, за якими ви хочете вибрати завдання і назва для фільтра, система покаже вам всі завдання, що задовольняють фільтру.

Мегаплан вміє фільтрувати завдання за наступними параметрами:

• аудитори - завдання з конкретним співробітником в ролі аудитора;
• в обраному - завдання з вашого обраного;
• горить - палаючі завдання;
• дедлайн - завдання, дедлайн яких намічений на найближчі 10 днів, на поточний квартал, був в минулому, знаходиться в зазначеному періоді і т.д .;
• замовники - завдання конкретного замовника;
• мітки - завдання, помічені зазначеними мітками;
• відповідальний - завдання конкретного співробітника в ролі відповідального;
• постановник - завдання, поставлені вказаними співробітником;
• співвиконавці - завдання, в яких вказаний співробітник є співвиконавцем;
• старт - завдання, створені в поточному місяці, в зазначеному діапазоні і т.д .;
• статус - завдання зазначеного статусу;
• тільки проекти - відобразити тільки проекти;
• учасники - завдання, в яких в тій чи іншій ролі виступає вказаний співробітник;
• фініш - завдання, завершення на поточному тижні, в зазначений період і т.д .;
• шаблон - показати шаблони.

Якщо ви пам'ятаєте назву потрібної завдання, то можете швидко знайти її, шляхом введення в рядок пошуку.

Фішка 6 - список завдань можна і роздрукувати і експортувати.

Для цього достатньо скористатися відповідними кнопками, розташованими під списком завдань (у вигляді таблиці або дерева):

Фішка 7 - Не забуваємо вказувати замовника при постановці завдання.

При постановці завдання можна вказувати замовника.

Фішка 8 - створюємо чек листи і вчимося працювати з ними.

При натисканні клавіші Enter або за посиланням «Додати чек-лист» додається ще один рядок чек-листа. По закінченню введення досить просто перейти до інших полях сторінки постановки завдання.

Пункти можна відразу відзначити виконаними. При наведенні курсора миші, зліва від пункту з'являється значок сміттєвого кошика - це видалення пункту зі списку.

Пункти чек-листа створюється або вже існуючої завдання можна пов'язувати зі справами.

При додаванні нового справи в чек-лист його можна відразу ж внести в свій щоденник. Для цього, не завершуючи додавання, потрібно натиснути піктограму годин праворуч від рядка введення і у вікні, вказати параметри справи або зустрічі.

Фішка 9 - як і для чого вказувати витрачений на виконання завдання час?

Час відображається на сторінці завдання, а також у звітах, доступних начальнику і директорам.

Фішка 10 - дедлайн і плановий фініш проекту - це різні речі.

Таким чином, ви зможете планувати свою роботу, при цьому контролювати дедлайни.

Фішка 11 - вчимося працювати з тимчасовими віхами.

Віхами можна відзначати важливі етапи рішення задачі, а також використовувати їх для нагадування про які-небудь події. Також можна встановити нагадування про вісі, вибравши піктограму будильника праворуч від віхи.

Зверніть увагу: за замовчуванням Мегаплан нагадує про вісі по електронній пошті за день. Час, яке встановлюється за умовчанням, 12.00.

Нами були розглянуті лише деякі корисні фішки модуля «Завдання», навчившись працювати з якими ви отримаєте повнофункціональну систему з управління проектами і завданнями в особі вашого Мегаплан.