Управління проектами в бізнесі

Завжди пам'ятати про мету і постійно відстежувати терміни і гроші - ось ключ до успіху будь-якого проекту.

Чого хоче від своєї компанії кожен керівник? Природно, щоб вона приносила прибуток. Причому не тільки сьогодні, але і завтра, і в більш віддаленому майбутньому. Тобто фактично будь-який керівник, ведучи корабель свого бізнесу до наміченої мети, займається тим, що перетворює бажане в дійсність.

Однак це не так просто. Не завжди дме попутний вітер, а буває, що і шквал налетить. Трапляється - команда раптом «бунт оголошує»: не хочемо, кажуть, так більше жити! І йде ... на інший корабель. А іноді вранці з'ясовується, що курс, який ще вчора ввечері здавався єдино вірним, сьогодні веде компанію на підводні рифи.

Як втриматися на бурхливих хвилях бізнесу? Як привести свій корабель до острова успіху?

Керівництво компанії, особливо що має складну, розгалужену структуру, щодня вирішує безліч непростих завдань. Припустимо, ви працюєте в багатопрофільному холдингу, який у міру розвитку періодично «запускає» нові напрямки діяльності. І ось на останній раді директорів прийнято рішення зайнятися ресторанним бізнесом. Керівництво ставить перед вами завдання: відкрити перший ресторан через півроку. Причому до цього терміну він повинен не просто «мати місце бути», а й реально функціонувати. Для вирішення цього завдання вам доведеться вирішити безліч питань:

знайти і викупити (орендувати) відповідні приміщення, що в великих містах дуже непросто;
набрати персонал, причому вимоги до нього - часто суперечливі. Візьмеш професіонала з досвідом роботи в «громадському харчуванні» - отримаєш «радянський» сервіс, приймеш на роботу вчорашнього студента - кваліфікація залишає бажати кращого. Причому мало людей найняти - важливо адже ще й навчити, прищепити їм принципи корпоративної культури, прийняті у вашій компанії. А потім утримати їх від догляду до конкурентам;
організувати закупівлі;
вирішити проблеми логістики;
домовитися з усіма державними органами;
і безліч інших.

Як ці завдання вирішуються сьогодні? Багато в чому інтуїтивно, з опорою на досвід і знання керівників. Добре, якщо бажаний результат дійсно досягається. Однак бізнес - не лотерея. І, вкладаючи гроші в той чи інший проект, інвестор хоче перш за все гарантій. Як же зробити так, щоб в нашому мінливому світі результати роботи стали передбачуваними?

Що дає менеджеру управління проектами

Одна з аксіом проектного менеджменту: за будь-який проект, незалежно від його розмірів, завжди відповідає одна людина - менеджер проекту. Він в проекті Цар і Бог. Він, і тільки він, відповідає перед замовником за успіх реалізації проекту. А значить, і наділяється всередині проекту всією повнотою влади.

Що дає бізнесу застосування проектного підходу?

По перше. результати робіт стають більш передбачуваними, так як при розробці проекту задається чітка мета і складається календарний план. розбитий на етапи. На будь-якій стадії, якщо виникне необхідність, план можна відкоригувати. Спочатку виявляються ризики. які ставлять під загрозу успіх проекту, і заздалегідь розробляються заходи по їх запобіганню.

По-друге. діяльність компанії стає прозорою, легко контрольованою і керованою. Адже про проект завжди відомо, в якій стадії він знаходиться: які результати, скільки ресурсів вже витрачено, і скільки їх ще буде потрібно при збереженні нинішніх тенденцій.

І, по-третє. підвищується ефективність роботи учасників проекту. так як кожен безпосередньо зацікавлений в його успіху.

Відомо, що люди керують проектами стільки ж років, скільки існує людство. Але чому ж тільки в другій половині XX століття управління проектами виділили в окрему дисципліну і навіть з'явилася нова професія - менеджер проекту, т. Е. Особливий керівник, здатний управляти проектом в будь-якій сфері? Вся справа в тому, що бізнес до кінця XX в. став настільки складним і непередбачуваним, що навіть п'ятирічні плани стали називати довгостроковими. Ця ситуація особливо актуальна в современнойУкаіни, на якому б ринку ви тут ні працювали: будівельному або фармацевтичному, нафтовому або машинобудівному.

Протягом усього XX ст. розроблялися науково-практичні методи, що пізніше увійшли до «скарбничку» проектних менеджерів, і до 1980-их рр. стало очевидно, що у всіх проектів - незалежно від сфери реалізації - є багато спільного. Наприклад, в кожному з них необхідно управляти:

предметною областю проекту. т. е. власне реалізацією тієї мети. заради якої проект зроблений;
термінами проекту, так як для його успіху важливо завжди дотримуватися календарного плану;
вартістю, а значить для будь-якого проекту при плануванні складається бюджет. де прогнозуються надходження та витрачання грошових коштів;
якістю, тому що споживач буде купувати тільки ту продукцію або послугу, які задовольняють його потребам;
ризиками, так як важливо передбачити всі загрози, які можуть виникнути в ході реалізації проекту;
персоналом. адже від того, наскільки ефективними будуть дії команди проекту, багато в чому залежить його результат;
комунікаціями. так як в наш час в проекти залучено велику кількість учасників, які часто територіально віддалені один від одного, а багато хто знайомий тільки заочно. Важливо підтримувати ефективний документообіг проекту;
контрактами. тобто, укладаючи договори з постачальниками, забезпечити максимально вигідних для обох сторін умов, звести ризики до мінімуму;
змінами. так як рідкісний план проекту доходить до успішного завершення, що не зазнавши змін. Їх причини - як зміна зовнішніх умов, в яких виконується проект, так і можливі зміни цілей проекту. доступності ресурсів. включаючи персонал, гроші і т. д.

На сьогоднішній день інформація про управління проектами зібрана в різних міжнародних і національних документах, деякі з яких визнані стандартами. Найбільш популярні «Звід знань з управління проектами» - PMBoK. вперше виданий Американським інститутом управління проектами (PMI) в 1987 р і Міжнародні вимоги до компетентності фахівців - ICBIPMA. видаються Міжнародною асоціацією управління проектами (IPMA). Ці фундаментальні праці є настільними книгами кожного project-менеджера, як називають в професійному середовищі менеджерів з управління проектами.

Кожен проект за час свого існування проходить чотири фази:

1. На початковій фазеініціатор проекту повинен довести інвестору його привабливість, розробивши і представивши спочатку концепцію проекту. а потім - бізнес-план. У статуті проекту чітко фіксують всі ключові домовленості про майбутній проект:

обгрунтування ініціації проекту;
головну і допоміжні цілі проекту, а також критерії його успіху і невдачі;
структуру продукту проекту;
перелік ключових зацікавлених сторін і їх інтересів;
основні обмеження проекту.

Офіційний запуск проекту відбувається при підписанні наказу про запуск. З менеджером проекту укладають контракт.

2. Після запуску проекту він вступає в фазу розробки. коли команда управління проекту концентрує свої зусилля на створенні максимально ефективного плану реалізації проекту. У процесі планування:

Підсумком планування є затверджений замовником зведений план проекту. який є керівним документом для команди проекту на всьому протязі його реалізації.

3. Фаза реалізації - найбільш витратна за фінансовими і матеріальними ресурсами, адже саме в цей період проводяться основні роботи по проекту. На даному етапі важливо контролювати хід робіт, відстежувати зміни, що відбуваються як усередині проекту, так і в його оточенні, і вносити відповідні зміни в плани проекту, завжди пам'ятаючи два основних правила:

всі дії в рамках проекту повинні бути спрямовані на досягнення його цілей;
управляти можна тільки залишилася частиною проекту.

4. Основні завдання фази завершення:

розібратися з усіма «хвостами» за проектом: закрити контракти, вирішити конфлікти;
працевлаштувати персонал, який був тимчасово залучений до роботи над проектом;
і, про що часто забувають, внести підсумки проекту, як позитивні, так і негативні, в «скарбницю досвіду», яка послужить компанії для закріплення досягнутого успіху і надалі допоможе їй не наступити повторно на ті ж граблі.

Що цікаво, в організаціях, що працюють за проектним принципом, нерідко складається особлива організаційна структура. Можливі кілька її варіантів:

Традиційна ієрархічна функціональна оргструктура. при якій кожен підрозділ виконує певну фіксовану функцію, наприклад відділ закупівель. відділ логістики і т. д. У кожного підрозділу є керівник, жорстко дотримується принцип єдиноначальності. Така форма хороша для бізнесу, що працює в стабільних умовах, але малоефективна для реалізації проектів, так як в ній багато бюрократії, а рішення приймаються повільно.
Проектна структура. коли велика частина співробітників працює в тому чи іншому проекті (іноді в декількох одночасно) і підпорядковується керівникам проектів. При цьому такі функціональні підрозділи, як бухгалтерія, виконують обслуговуючі функції для різних проектів.
Матрична структура, при якій співробітники працюють в функціональних підрозділах, але при цьому беруть участь в проектах. В цьому випадку виникає подвійне підпорядкування - співробітником керує як менеджер проекту, так і його функціональний керівник, через що можуть виникати конфлікти. Як правило, в більшості організацій представлена та чи інша різновид матричної структури, причому найчастіше в рамках однієї компанії можна знайти елементи різних структур.

Правильний вибір організаційної структури дозволяє різко підвищити успішність компанії, в той час як помилки в цій області можуть значно знизити її ефективність.

Де ще можна застосувати проектний підхід? Робота кожної компанії передбачає два роду діяльності. З одного боку, це регулярна (циклічна) робота. де завдання повторюються раз по раз. Якщо повернутися до нашого прикладу з рестораном, то це:

регулярне фінансове планування і виконання плану з подальшою звітністю;
обслуговування клієнтів;
планова атестація персоналу;
регулярне навчання персоналу (наприклад, прийнятих на роботу офіціантів);
робота зі стабільним постачальником.

З іншого боку - унікальні завдання. І таких завдань в ресторанному бізнесі безліч. Це не тільки відкриття нового ресторану, розглянуте вище, але і:

Навіть такі регулярні завдання, як поліпшення дотримання рецептури або підвищення якості обслуговування клієнтів, можна вирішувати набагато ефективніше, якщо підходити до них з позицій проектного менеджменту: постановка і досягнення чіткої мети при обмежених термінах і ресурсах.

Звичайно, в рамках однієї статті неможливо повністю охопити таку велику тему, як управління проектами, тому в наступних номерах журналу ми продовжимо її обговорення і розглянемо більш конкретні аспекти, актуальні для вас, шановні Новомосковсктелі!