Управління документами на платформі adobe livecycle
Активізація діяльності компанії Adobe Systems вУкаіни може привести до того, що в нашій країні з'явиться ще один важливий гравець на полі коштів управління документами. Поки зусилля місцевого представництва Adobe зосереджені на просуванні своїх традиційних продуктів, призначених для професіоналів в області дизайну та видавничої справи. Але скоро, напевно, справа дійде і до систем корпоративного управління. Тут компанії також є що запропонувати - в першу чергу мова йде про концепцію Intelligent Document Services, фізична реалізація якої виконана у вигляді платформи управління "інтелектуальними документами" (Intelligent Document Platform, IDP) на базі сімейства продуктів LiveCycle.
Хоча це ПО представлено сьогодні поточною версією 7.2, все ж IDP - це відносно новий напрямок діяльності Adobe. Зрозуміло, що в справі побудови власної ECM -платформи кожен вендор робить акцент на свої традиції і технологічні досягнення. Говорячи про особливості підходу Adobe, потрібно розуміти, що головною родзинкою IDP є використання в якості галузевого стандарту формату PDF (Portable Document Format), який при цьому юридично належить Adobe.
Виходить, що і тут компанія представляє третю сторону в боротьбі за уніфікацію форматів документів між OpenXML (Microsoft) і OpenDocument (галузеве співтовариство на чолі c IBM). І природно, що в своєму розвитку Adobe вступає в протистояння з традиційними лідерами (найчастіше в якості головного конкурента згадується Microsoft).
Але чому ж принципово відрізняється PDF від інших конкурентних форматів? Тут потрібно звернути увагу на використання в ньому визначення Portable. В даному випадку "Портабельная" означає не тільки можливість перенесення між різними комп'ютерними платформами. Головне в PDF - це його прив'язка до паперового образу документа, забезпечення точної факсимільного ідентичності його копії, що виводиться на будь-якому візуальному носії інформації - принтері, дисплеї та ін.
І ось якраз з урахуванням цього тепер можна сказати про ключовий особливості IDP в цілому: Adobe розглядає проблему автоматизації управління корпоративним вмістом як єдиний комплекс роботи з паперовими і електронними документами. При цьому провідна роль відводиться фактично саме паперовому образу, як найбільш популярному і юридично загальновизнаного. А головний упор робиться на гарантоване забезпечення збереження і цілісності створюваної і зберігається в документах інформації.
Саме на цей момент хотілося б звернути особливу увагу. В обговореннях питань ECM в нашій країні останнім часом помітний явний перекіс в сторону електронного документообігу, в той час як життя (і досвід більш просунутих в цій справі західних країн) говорить про те, що ця сфера автоматизації є комплексною і мова повинна йти про системи електронно-паперового документообігу, при якому роль юридичного документа часто зберігається за паперовим оригіналом.
Технологічні основи IDP
В основі єдиної платформи IDP лежать три ключові технології (рис. 1):
- універсальний клієнт. Це інтерфейс між людьми і електронними документами, реалізований, наприклад, у вигляді додатку Adobe Reader або Web-браузера. Adobe Reader підтримується на всіх основних ОС. Adobe PDF доступний для читання безкоштовною програмою Adobe Reader;
- Adobe Document Services - комплекс засобів створення і інтеграції інтелектуальних документів в корпоративні додатки і бізнес-процеси (створення документів, підтримка спільної роботи, управління процесами, забезпечення цілісності та безпеки інформації).
Мал. 1. Основні технології
Adobe Intelligent Document Platform
Як вже було сказано, IDP реалізований у вигляді сімейства Adobe LiveCycle, що включає на сьогодні 10 інтегрованих між собою засобів управління бізнес-процесами з електронними формами, механізмів забезпечення збереження та безпеки інформації, а також інструментів генерації електронних і друкованих документів. В цілому цей комплекс являє собою рішення, що забезпечує збір, обробку та архівування інформації. Відзначимо, що під визначення Document Services підпадає і ряд продуктів Adobe, що не входять до складу LiveCycle.
У IDP використовується широко поширене додаток Adobe Reader, а вся система базується на стандартах PDF і XML для збору інформації від користувачів і інтеграції з існуючою архітектурою. Всі продукти сімейства LiveCycle сумісні з технологіями J2EE, а його серверні компоненти можуть працювати на будь-яких серверах J2EE-додатків. Як сховище службової інформації підходить будь-який сервер баз даних, для якого є драйвер JDBC.
Самі XDP-форми створюються за допомогою інструменту LiveCycle Designer і надходять для реєстрації в LiveCycle FormManager, що представляє собою сховище форм. Тут відбувається каталогізація і контроль версій, а відповідні поля вносяться в центральну базу. За генерацію і видачу бланків на клієнтські станції, а також за прийом / збереження інформації з заповнених форм (і передачу їх в інші бізнес-пакети) відповідає додаток LiveCycle Forms. Саме воно здійснює підсумкову візуалізацію документа, об'єднуючи динамічні елементи XDP з відповідними їм даними.
Головний же інструмент створення "інтелектуальних документів" - Adobe LiveCycle Designer (рис. 2). LiveCycle Designer, подібно до свого найближчого конкурента - програмі Microsoft InfoPath, позиціонується як офісне ПО, оскільки може застосовуватися і автономно, без серверної частини. В цьому випадку форми можна пересилати за допомогою звичайної електронної пошти, а також використовувати як в якості автономних документів, так і в якості джерел інформації. Наприклад, додаток Acrobat дозволяє збирати дані з різних форм в один документа, зокрема зводити їх в одну таблицю Microsoft Excel.
Мал. 2. Робоче вікно програми Adobe LiveCycle Designer
Крім того, LiveCycle Designer здатний імпортувати форми, підготовлені за допомогою InfoPath. Інтелектуальні функції в форми можна додавати за допомогою засобу Script Editor. Тут за допомогою контекстних підказок користувач програмує поведінку елементів форми в залежності від початку події - клацання миші, натискання клавіші і т. Д.
Для централізованого забезпечення конфіденційності і аутентифікації в IDP служать два окремих пакета - LiveCycle Policy Server і LiveCycle Document Security, перший з яких вирішує питання безпеки на рівні користувача системи, а другий - конкретних документів і форм.
Цікава можливість IDP - функція передачі інформації за допомогою штрих-кодів. Якщо немає способу передати вміст заповненої форми по електронних каналах зв'язку, то ПО Acrobat дозволяє представити дані у вигляді штрих-коду, а потім роздрукувати і відправити звичайною поштою або через кур'єра. У головному офісі такий формуляр пропускають через сканер штрихкодів і результат завантажують для розшифровки в LiveCycle Barcoded Forms, а вже з нього дані форми надходять за призначенням.
Мал. 3. Рух документа по інстанціях можна контролювати за допомогою функції Workflow BAM (Business Activity Monitoring)
Найбільш функціональний і складний продукт IDP - сервер LiveCycle Workflow (рис. 3). Його призначення - формалізація і опис проходження на підприємстві окремих типів формулярів. Часто саме в цьому полягає суть деяких бізнес-процесів; до таких можна, наприклад, віднести проходження платіжної відомості - вона виписується менеджером зі збуту, затверджується фінансовим менеджером, а потім надходить як вказівку до виконання в бухгалтерію. Workflow автоматизує подібні процеси, відстежує етапи роботи над документом, розсилає повідомлення про зміни бланка зацікавленим особам і т. П. В даний інструмент включені також функції оцінки бізнес-діяльності Workflow BAM (Business Activity Monitoring), за допомогою яких, наприклад, можна бачити, як документ проходить по інстанціях, тут же можна оцінити, дивлячись на діаграми, де затримується документ, і т. д.
Internet of Things - тренд, який вже зараз кардинально змінює бізнес у всьому світі. І хоча деякі досі з ...
Сервісні центри ГК «Паладин» здійснюють різні види обслуговування обчислювальної техніки Hewlett-Packard ...
Множинний досвід українських та зарубіжних компаній показали, що ПО для управління ІТ-послугами допомагає спростити ...
«Територіальна генеруюча компанія № 11» (ВАТ «ТГК-11»), одна з найбільших теплоенергетичних бізнес-структур в ...
Компанія Ferrari - один зі світових лідерів з проектування, конструювання, виробництва та продажу найвідоміших спортивних автомобілів класу люкс. Для підвищення ефективності та спрощення управління своїми внутрішніми процесами компанія прийняла рішення про впровадження системи управління ресурсами підприємства Infor® LN.
У настала епосі мобільності і хмар мова йде не тільки про своєчасне надання додатків, але також про спрощення процесів, що прискорюють виконання робочих завдань.
Цифрова економіка змінила всі аспекти ведення бізнесу. Користувачі стають більш вимогливими, технології постійно розвиваються, і від ІТ-відділів очікують більшої адаптивності і швидкості реагування, ніж раніше.
Зростання цифрової економіки веде до швидких і серйозних змін в організаціях. ІТ-відділи стикаються з вимогами все швидше надавати програми та служби користувачам.
Dab Pumps - провідний постачальник обладнання, який щорічно виробляє 3 мільйони приводних водяних насосів.