Уніфікація в діловодстві

Суть уніфікації зводиться до скорочення невиправданого різноманіття документів, приведення до однаковості їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій з обробки, обліку, зберігання.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, зниження трудомісткості і обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і суміжним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Робота по уніфікації документів включає:

- розробку уніфікованої системи документування (УСД), яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документації;

- впровадження міжгалузевих УСД в рамках республіканських і галузевих УСД;

- впровадження УСД і галузевого класифікатора техніко-економічної документації (ОКТЕІ) з метою підтримки достовірності інформації та її подальшого розвитку;

- розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі і які увійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію;

- розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відбивають специфіку галузі. На галузевому рівні цю роботу проводить головна організація по впровадженню і ведення УСД і ОКТЕІ в галузі;

Уніфіковані системи управлінської документації розроблені на основі:

- однаковості побудови форм документів;

- регламентації видів документом, що входять в кожну систему;

- виключення з документів даних, традиційно включаються в документи і не використовуваних при вирішенні конкретних завдань, а також дублюються даних, домагаючись однократності введення інформації в процес вирішення управлінського завдання;

- єдності застосовуваної термінології і умовних позначень;

- визначення сукупності реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей побудови сукупності їх видів, орієнтованих як на машинну обробку, так і придатних до сприйняття людиною;

- встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів.

Класифікація документів дозволяє також уніфікувати документи, ввести єдині правила оформлення, побудови цих документів. Знання правил і вимог забезпечує оволодіння раціональними прийомами роботи з документами, економить час на їх складання та обробку:

_ Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД);

- уніфікована система банківської документації (УСБД);

- уніфікована система фінансової облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій (УСФБД);

- уніфікована система звітно-статистичної документації (УСОСД);

- уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств (УСУБД);

- уніфікована система документації з праці (УСДТ);

- уніфікована система документації Пенсійного фонду Укаїни (УСДПФ);

- уніфікована система зовнішньоторговельної документації (УСВТД).

Розробка УСД ведеться відповідними міністерствами і відомствами, яким доручена ця робота. Для підтримки УСД в актуальному стані здійснюється їх ведення, що передбачає внесення змін і доповнень в контрольний масив уніфікованих форм документів у міру необхідності.

Всі уніфіковані системи включають в себе комплекти конкретних документів, оновлюваних в міру необхідності, а також нормативні та методичні матеріали щодо заповнення та застосування цих документів.

Державний нагляд за дотриманням вимог УСД в держсекторі покладено на органи стандартизації та метрології, а в недержавному секторі - на місцеві органи виконавчої влади.