Трудовий кодекс - навчальну відпустку (стаття 173)

Співробітники багатьох українських компаній нині поєднують свою професійну діяльність з навчанням. Придбання працівниками вищої освіти, ступеня магістра в перший раз, а також підвищення кваліфікації вимагає від наймача обов'язкового оформлення навчальної відпустки.

Згідно з нормами Трудового кодексу (173-176 ТК РФ) навчальну відпустку являє собою різновид додаткової відпустки для фахівців, які поєднують свою роботу з навчанням.

Цей вид відпустки формує чимало запитань у кадрових працівників і бухгалтерів, зокрема щодо того, як оплачується навчальна відпустка, які особливості його оформлення, тривалість, документарний забезпечення і т.д. Детально всі ці питання будуть розглянуті в даній статті.

У яких випадках працівнику надається навчальна відпустка?

Трудове законодавство визначає надання навчальної відпустки тим співробітникам, які суміщають свою роботу з навчанням. При цьому отримувати співробітник може:

ступінь бакалавра, спеціаліста або магістра в рамках програм вищої освіти (ст. 173 ТК РФ);
підвищення кваліфікації, який організовується в порядку програм вищої освіти на базі окремих вищих навчальних закладів країни (ст. 173.1 ТК РФ);
середню професійну освіту на базі технікумів і ліцеїв (ст. 174 ТК РФ);
загальну середню освіту, що надається на основі заочної або вечірньої форми навчання (ст. 176 ТК РФ).

У той же час існує ряд умов, які повинні бути дотримані при оформленні навчальної відпустки (ст. 177 ТК РФ), в тому числі:

По-перше, всі види гарантій і забезпечення, що стосуються навчальної відпустки, можуть зачіпати працівника, який отримує освіту конкретного рівня в перший раз. Навчання на тому ж рівні, але по інший фах можливість надання навчальної відпустки виключає;
По-друге, збереження окладу за працівником відбувається тільки в тому випадку, якщо мова йде про заочний або вечірньому навчанні (при очному навчанні оформляється відпустку без утримання);
По-третє, якщо працівник отримує освіту відразу в двох навчальних закладах, то він може отримати забезпечення і гарантії тільки по одному з них - на його вибір;
По-четверте, для оформлення навчальної відпустки до відділу кадрів організації в обов'язковому порядку необхідно надати довідку-виклик від вузу.

Варто підкреслити, що працівник організації може отримати належні йому гарантії по навчальної відпустки тільки в тому випадку, якщо його навчальний заклад пройшов державну акредитацію і має тому відповідне документарне підтвердження.

Що ж стосується періоду знаходження у відпустці по факту навчання, то воно не повинно бути більше встановлених законодавством лімітів. У той же час в не виключено в колективному трудовому договорі можуть бути встановлені більш тривалі за часом проміжки, що виділяються на навчальну відпустку.

Якщо фахівець працює відразу в декількох організаціях, то при оформленні йому навчальної відпустки необхідно дотримуватися ряду важливих нюансів (ст. 287 ТК РФ):

належні компенсації і забезпечення покладаються найманому працівнику тільки за основним місцем його діяльності;
сумісникам на весь період сесії оформляється відпустку без утримання.

Багато починаючі кадрові працівники задаються питанням: як правильно оформити навчальний відпустку? У цьому процесі важливо дотримати такий порядок дій:

Працівник представляє до відділу кадрів заяву на ім'я керівника організації і докладає до нього довідку-виклик від навчального закладу;
В організації видається наказ про надання співробітнику відпустки на період його навчання в межах встановлених законодавством лімітів (форми Т-6 і Т-6а);
Бухгалтерія розраховує відпускні виплати (тільки при заочній або вечірній формах навчання);
Відомості про навчальний відпустці фіксуються в трьох документах: особовій картці фахівця, табелі обліку робочого часу, особовий рахунок працівника.

Для студентів денної очної форми навчання, які йдуть у відпустку без збереження зарплати тривалість відпусток така:

по-перше, під час вступу абітурієнтів до ВНЗ надається відпустка на 15 календарних днів;
по-друге, для проходження сесії, яка розглядається в якості проміжної атестації - 15 днів на один навчальний рік;
по-третє, для написання дипломної роботи або магістерської дисертації - 4 місяці;
по-четверте, для здачі державних іспитів - 1 місяць.

Якщо співробітник проходить навчання в рамках заочного або вечірнього відділень, то його зарплата зберігається, а тривалість відпустки встановлюється в межах:

40 днів для проміжної атестації на 1-2 курсі і 50 днів - на 3-6 курсах;
4 місяці для підсумкової атестації, що включає в себе проходження державних іспитів, підготовку і захист диплома.

Якщо співробітник організації навчається в аспірантурі, то він може розраховувати на:

30 днів навчальної відпустки на рік зі збереженням зарплати і оплатою проїзду;
один вільний день на тиждень з оплатою, яка дорівнює половині денного окладу;
протягом останнього року навчання - по два вільні дні в тиждень без оплати.

Оплата навчальної відпустки студентам заочного та вечірнього відділень здійснюється не пізніше, ніж за три дні до початку відпустки (ст. 136 ТК РФ). За підсумками проходження проміжної атестації працівник надає до відділу кадрів документ з навчального відділу з відмітками, що свідчить про успішно пройденої сесії.

Якщо виявиться так, що навчальний відпустку співпаде з періодом чергового оплачуваної відпустки, визначеному в графіку відпусток, то останній буде перенесений на інший час на підставі відповідного наказу керівника. При цьому тривалість навчального або чергової відпустки не може бути зменшена.

Заміна чергової відпустки навчальним навіть в тому випадку, якщо останній буде оплачуватися за трудовим законодавством неприпустима. Це порушення прав працівника може бути оскаржене в суді.

Чи зобов'язаний роботодавець оплачувати витрати, пов'язані з навчанням?

Будь-який роботодавець зацікавлений в тому, щоб в його організації працювали кваліфіковані співробітники з вищою освітою. У зв'язку з цим деякі організації добровільно беруть на себе обов'язок оплати навчання працівника. У цьому питанні важливо взяти до уваги два аспекти:

по-перше, рішення про оплату витрат на навчання роботодавець приймає добровільно - несення таких витрат не є його невід'ємним зобов'язанням;
по-друге, якщо організація оплатить навчання працівника у вузі або на курсах підвищення кваліфікації, то останній зобов'язаний буде відпрацювати певний час в компанії або відшкодувати роботодавцю понесені ним витрати.

Для того щоб за підсумками навчального працівника між ним і його роботодавцем не виникло конфліктних ситуацій з приводу відпрацювання сплаченого навчання співробітника важливо правильно оформити всі ці моменти. Для цього за доцільне проходження таким алгоритмом дій:

Обговорити з працівником можливості оплати його навчання і подальшого відпрацювання на підприємстві певної кількості часу (відпрацювання не передбачає безкоштовної діяльності - вона вимагає лише виконання фахівцем трудових обов'язків в рамках профінансувати його організації);
Підготувати наказів про направлення співробітника на навчання і про надання йому навчальної відпустки;
закріплення факту навчання працівника за рахунок його роботодавця і необхідності подальшого відпрацювання в трудовому договорі і контракті на навчання з вузом.

Якщо так трапиться, що після закінчення навчального закладу співробітник звільниться за власним бажанням, то він зобов'язаний буде відшкодувати компанії всі витрати, понесені на його навчання. З цього випадку є свої винятки, які не вимагають компенсації оплати за навчання та відпрацювання, в тому числі:

призов на військову службу;
ліквідація фірми;
переклад на іншу роботу на підставі медичного висновку.

Варто додати, що тривалість відпрацювання співробітника визначається за погодженням працівника і роботодавця заздалегідь і прописується в трудовому договорі і контракті на навчання.

Примітно, що вихід на пенсію не розглядається в якості поважної причини для звільнення співробітника від відпрацювання за фактом оплати його навчання наймачем.

Окремі нюанси з надання та оплати відпустки

Навчальна відпустка представляє собою особливий різновид додаткової відпустки. Саме тому його надання та оплата включають в себе чимало прихованих нюансів.

З суми відпускних виплат завжди розраховується ПДФО, а також страхові внески у позабюджетні фонди. Примітно, що ці податкові витрати компанія має право відняти з податкової бази при розрахунку податку на прибуток (ст. 255 НК РФ).

Існує ще один важливий нюанс, який викликає чимало суперечок в середовищі кадрових працівників і співробітників бухгалтерії. По суті, працівник пише заяву на відпустку, керівник видає наказ і за три дні до виходу у відпустку працівник має право отримати відпускні. Необхідно дотримати це правила або все ж дочекатися поки працівник не принесе з вузу довідку-виклик? У цій непростій ситуації слід вчинити так:

За три дні до відпустки розрахуватися за відпускними виплатами з працівником навіть в тому випадку, якщо довідка-виклик їм не надано;
Якщо навіть після закінчення сесії співробітник довідку-виклик з вузу не надасть, то виплачені йому відпускні будуть вважатися недійсними і буде відняті з зарплати працівника за майбутні періоди.

Варто додати, що заява працівника про надання йому навчальної відпустки пишеться в довільній формі. У той же час довідка-виклик з вузу - це офіційний документ, який формує навчальний відділ на підставі уніфікованої Міністерством освіти України форми (Наказ Міносвіти України №1368).

У першій частині довідки-виклику, яка надається до відділу кадрів до початку сесії в обов'язковому порядку прописуються такі аспекти, як:

вказівка необхідності присутності працівника у ВНЗ;
конкретний період часу, протягом якого працівник повинен проходити навчання або атестацію.

За підсумками проміжної атестації в навчальному відділі складається друга частина довідки, яка містить інформацію про підсумки заліків, іспитів та ін. Вона служить підтвердженням того, що працівник прибув до вузу і за призначенням використовував свій навчальний відпустку.

Навчальний відпустку, який розглядається в трудовому законодавстві України (ст. 173-176 ТК РФ) як різновиду додаткової відпустки - це зручна можливість для ефективного поєднання роботи і навчання. Однак розраховувати на його отримання можуть лише ті працівники, які вперше проходять конкретну ступінь навчання (вперше здобувають вищу освіту, вперше навчаються в магістратурі і т.д.).