Трудова книжка що потрібно знати бухгалтеру

При укладанні трудового договору обов'язково видається трудова книжка. Придбання трудових книжок і вкладишів до неї - це обов'язок роботодавця. Бланк коштує недорого - в межах 200 руб. Але і цю суму потрібно врахувати правильно, особливо якщо мова йде про податки. Адже суперечки з інспекцією з приводу оподаткування операцій з трудовими книжками можуть обійтися набагато дорожче. Не менш небезпечні для компанії і суперечки з працівниками, наприклад, незадоволеними тим, які записи внесені в їх трудові книжки.

Трудову книжку працівник пред'являє при укладенні трудового договору. Передбачено два випадки, коли в пред'явленні трудової книжки немає необхідності:

- при надходженні на роботу в організацію за сумісництвом (ст. 283 ТК РФ);

- при надходженні на роботу вперше (ст. 65 ТК РФ).

На співробітника, прийнятого на роботу вперше, роботодавець зобов'язаний оформити трудову книжку протягом тижня з дня прийняття на роботу.

При відсутності в особи, що надходить на роботу, трудової книжки у зв'язку з її втратою, пошкодженням чи з іншої причини роботодавець за письмовою заявою цієї особи (із зазначенням причини відсутності трудової книжки) оформляє нову трудову книжку.

При видачі трудової книжки з працівника стягується її вартість (п. 47 Правил ведення і зберігання трудових книжок). Але це відбувається не завжди.

Так, плата не стягується:

- при неправильному первинному заповненні трудової книжки або вкладиша до неї;

- в разі псування трудової книжки з вини працівника;

- при масовій втраті трудових книжок роботодавцем в надзвичайних ситуаціях.

Згідно ст. 65, 66 і 84.1 ТК Україна роботодавець при укладенні трудового договору з працівником, влаштовуються на роботу вперше, зобов'язаний оформити йому трудову книжку і протягом всього терміну дії трудового договору вести названу книжку, а у разі припинення трудового договору - видати її працівнику.

Роботодавець набуває бланки трудової книжки і вкладиша до неї за плату на підставі договору з уповноваженою особою (Об'єднання «ГОЗНАК» або його законний розповсюджувач), а при видачі працівнику трудової книжки (вкладиша) - стягує плату в розмірі витрат на їх придбання.

Перш ніж розглянути відображення цих операцій в бухгалтерському та податковому обліку, потрібно сказати, що існують дві точки зору з питання, як відображати операції з видачі бланків трудових книжок (вкладишів до них). Згідно з однією з них (фіскальної) видача трудових книжок є реалізацією, згідно з іншою, якої дотримуються як незалежні фахівці, так і суди, - реалізації в даному випадку немає. Розглянемо обидва варіанти обліку.

Видача трудових книжок - реалізація

У бухобліку дохід від реалізації бланків враховується в інші доходи. Підстава - п. 7 ПБУ 9/99 «Доходи організації».

Бланки трудових книжок можуть бути враховані і на рахунку 10 «Матеріали».

Податок на прибуток. У податковому обліку при видачі трудових книжок відображають дохід і одночасно вартість виданих бланків включають до витрат.

Оскільки витрати на придбання бланків трудових книжок економічно виправдані і зроблені для діяльності, спрямованої на отримання доходу, вони враховуються у витратах при обчисленні податку на прибуток (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Витрати на видані працівникам після заповнення бланки трудових книжок включаються до складу матеріальних витрат за вартістю, яка визначається відповідно до п. 2 ст. 254 НК Україна (подп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Дані витрати визнаються в складі непрямих витрат, в повному обсязі зменшують податкову базу по податку на прибуток поточного звітного (податкового) періоду, на дату використання їх у господарських цілях (п. 1 і 2 ст. 318 НК РФ).

Доходи, що виникають при видачі трудових книжок (вкладишів до них), враховуються при визначенні податкової бази по податку на прибуток як позареалізаційні (ст. 250 НК РФ). Сума компенсації витрат на придбання бланків трудових книжок, отримана від працівників, включається до складу позареалізаційних доходів на дату надходження грошових коштів в касу (на розрахунковий рахунок) платника податків (ст. 250 і подп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

ПДВ. Згідно подп. 1 п. 1 ст. 146 НК Україна об'єктом оподаткування ПДВ визнається реалізація товарів, робіт, послуг. Під реалізацією розуміється передача на оплатній основі права власності на товари (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Дебет 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» Кредит 51 «Розрахункові рахунки»
- 3400 руб. - оплачені бланки трудових книжок;

Дебет 41 «Товари» Кредит 60
- 2881 руб. - враховані бланки трудових книжок;

Дебет 19 «ПДВ по придбаних цінностях" Кредит 60
- 519 руб. - відбито ПДВ по трудових книжок;

Дебет 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ» Кредит 19
- 519 руб. - Прийнятий до відрахування ПДВ по трудових книжок;

Дебет 006 «Бланки суворої звітності»
- 3400 руб. - враховані за балансом трудові книжки як бланки суворої звітності;

Дебет 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» Кредит 90-1 «Продажі»
- 170 руб. - виписана трудова книжка новому працівникові;

Дебет 90-2 «Собівартість продажів» Кредит 41
- 144 руб. - списана вартість трудової книжки;

Кредит 006 «Бланки суворої звітності»
- 170 руб. - видано трудову книжку працівникові;

Дебет 90-3 «ПДВ» Кредит 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ»
- 26 руб. - нарахований ПДВ з вартості бланка трудової книжки;

Дебет 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» Кредит 73
- 170 руб. - утримано із заробітної плати вартість трудової книжки за його заявою працівника.

Видача трудових книжок - нереалізації

При даному варіанті обліку вважається, що організація купує книжки для особистих цілей співробітників, а не для себе. Отже, роботодавець є посередником між продавцем бланків та працівником, тому бланки трудових книжок до обліку не приймаються.

Бухгалтерський облік. В цьому випадку бланки трудових книжок враховуються тільки за балансом - на рахунку 006 «Бланки суворої звітності» (разом з податком на додану вартість).

В обліковій політиці організації потрібно закріпити положення, що витрати організації на придбання нової трудової книжки працівник відшкодовує при її отриманні на руки. А в заяві на утримання із заробітної плати вартості трудової книжки необхідно послатися на главу 50 ГК РФ.

Податок на прибуток. У податковому обліку операції з бланками трудових книжок не відображаються, оскільки при такому способі обліку немає ні виручки, ні витрат при розрахунку податку на прибуток.

Подібна точка зору заснована на тому, що організація, набуваючи трудову книжку, не прагне отримати прибуток, а лише виконує вимоги законодавства. Значить, трудова книжка не може визнаватися товаром для цілей оподаткування (п. 3 ст. 38 НК РФ). Грошові ж кошти, отримані від працівника, не є виручкою, а відшкодуванням витрат на придбання книжки. Адже плата, що стягується з працівника за що видається йому трудову книжку, дорівнює витратам на її придбання, тому надання трудових книжок і вкладишів до них не може бути розцінено як реалізація товару (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Організація повинна самостійно вирішити, кваліфікувати операції з видачі трудових книжок як реалізацію чи ні. Якщо вибір буде не на користь фіскальної позиції, потрібно бути готовим до того, щоб відстоювати свою точку зору в суді.

Скористаємося умовами прикладу 1 і змінимо одне з них: організація, набуваючи трудові книжки для співробітників, не відображає їх в якості товару. У бухгалтерському обліку будуть зроблені записи:

Дебет 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» Кредит 51
- 3400 крб.- оплачені бланки трудових книжок;

Дебет 73 субрахунок «Розрахунки за трудові книжки» Кредит 76
- 3400 руб. - відображена заборгованість майбутніх власників трудових книжок;

Дебет 73 Кредит 73 субрахунок «Розрахунки за трудові книжки»
- 170 руб. - відображена заборгованість новоприйнятого працівника за бланк трудової книжки;

Кредит 006 «Бланки суворої звітності»
- 170 руб. - списаний бланк трудової книжки;

Дебет 70 Кредит 73
- 170 руб. - утримано із зарплати вартість трудової книжки за заявою працівника.

Порядок надходження і видачі трудових книжок регламентується частиною другою ст. 66 ТК РФ, а також Правилами ведення і зберігання трудових книжок.

Роботодавець зобов'язаний забезпечити належний облік і зберігання трудових книжок і вкладишів до них. Для цих цілей Інструкцією № 69 затверджені прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, а також книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Обидві книги мають бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, скріплені сургучною печаткою або опломбовані (п. 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок). Форми зазначених книг стверджує МінздравсоцразвітіяУкаіни.

Прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї веде бухгалтерія організації. До книги вносять відомості про всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків (з відображенням серії та номера кожного бланка).

Бланки зберігаються в організації в сейфі, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження, як документи суворої звітності і видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою (п. 42 Правил ведення і зберігання трудових книжок).

Особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зобов'язана після закінчення кожного місяця подати до бухгалтерії організації звіт про наявність бланків трудової книжки і вкладиша до неї і про суми, отримані за оформлені бланки з додатком прибуткового ордера каси організації. Звіт складається в довільній формі.

Зіпсовані при заповненні бланки знищуються, про що складається акт. Після затвердження акта керівником підприємства бланки знищуються і списуються з книг обліку, про що в нижній частині акта робиться відмітка.

Арбітраж: реалізації немає

Чи потрібно нараховувати ПДФО

Зберігання трудових книжок

Трудова книжка працівника - його особистий документ. Але зберігається він у відділі кадрів організації. Всі трудові книжки, прийняті від працівників і видані їм знову (вперше), реєструються в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Цю книгу зазвичай веде кадрова служба.

Згідно п. 35 Правил ведення і зберігання трудових книжок роботодавець видає працівникові його трудову книжку з внесеним до неї записом про звільнення тільки в день звільнення (останній день роботи).

Трудові книжки та дублікати трудових книжок, не одержані працівниками при звільненні або у разі смерті працівника його найближчими родичами, зберігаються до запитання у роботодавця 75 років відповідно до законодавства України про архівну справу.

Роботодавець несе відповідальність за організацію роботи щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок і вкладишів до них (п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок). Безпосередньо за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок спеціально відповідає уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) роботодавця. У великих організаціях, де є відділ кадрів, додаткові трудових книжок). Безпосередньо за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок спеціально відповідає уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) роботодавця. У великих організаціях, де є відділ кадрів, додаткові накази не видають, оскільки відповідні обов'язки внесені до посадових інструкцій працівників кадрової служби (відділу кадрів), з якими вони повинні бути ознайомлені під розпис.

Неправильні або не відповідають законодавству формулювання причини звільнення працівника можуть призвести до судових спорів. Припустимо, роботодавець не заперечує некоректні формулювання і добровільно змінює відповідні записи в трудовій книжці. Якщо в такій ситуації буде доведено, що неправильне формулювання причин звільнення позбавила працівника можливості вступити на нову роботу, роботодавцю може бути пред'явлений позов про матеріальну відповідальність. Обов'язок відшкодувати працівнику не отриманий їм заробіток у всіх випадках незаконного позбавлення його можливості трудитися згідно ст. 234 ТК України настає, якщо заробіток, зокрема, ми отримали в результаті затримки роботодавцем видачі працівнику трудової книжки, а також внесення в трудову книжку неправильної або не відповідає законодавству формулювання причини звільнення.

У статті 237 ТК України передбачено відшкодування роботодавцем моральної шкоди, заподіяної працівникові неправомірними діями або бездіяльністю роботодавця, в розмірах, що визначаються угодою сторін трудового договору. У разі виникнення спору факт заподіяння працівнику моральної шкоди і розміри його відшкодування визначає суд.

Недотримання встановлених правил ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок загрожує роботодавцю і його посадовим особам адміністративними штрафами (і іншими покараннями) і навіть кримінальною відповідальністю.

Кримінальна відповідальність для недбайливих посадових осіб роботодавця або для нього самого (якщо мова йде про підприємця) може настати за ст. 140, 292 і 325 КК РФ. Так, роботодавець, з вини якого викрадені, знищені, пошкоджені або приховані бланки трудових книжок і вкладишів до них з користі або іншої особистої зацікавленості, може бути покараний за ст. 325 Кримінального кодексу України - штраф до 200 000 руб.

В. Семеніхін, керівник експертного бюро

Мінфін дав роз'яснення, в яких випадках від іноземних компаній не потрібно сплата українського ПДВ при наданні послуг з бронювання готелів, авіаквитків і оренди автомобілів через Інтернет. До цього у експертів туристичного ринку були серйозні побоювання, що все це подорожчає в зв'язку з введенням так званого "податку на Google".

Проблема неподаткових платежів починає вирішуватися системно. Це випливає з листа заступника міністра фінансів Смелаа Количева, спрямованого в бізнес-об'єднання. У Мінфіні вирішили закріпити основні питання, пов'язані з порядком введення, нарахування і сплати обов'язкових платежів на рівні закону.