Трудова інспекція на порозі - наведемо порядок в кадровому обліку

Методичний посібник видано ТОВ "Акція-Інформ-Плюс" і розміщено в Алтайському випуску
нашого партнера довідкової правової системи "Гарант".

Частина 1.Трудовая інспекція на порозі - наведемо порядок в кадровому обліку.

Шановні керівники! Було б чудово, якби у всіх компаніях спочатку кадрова робота велася грамотно, дотримувалося б трудове законодавство. А трапляється, що повідомлення про майбутню перевірку інспекції праці застає компанію зненацька. У невеликих фірмах і у підприємців, як правило, фахівці з кадрів в штаті зовсім відсутні, роботодавець або сам веде кадрову роботу, або покладає її на бухгалтера, офіс-менеджера. У таких випадках і керівник, і бухгалтер, як правило, не володіють достатніми знаннями в області трудового права, турбуються «а чи все правильно зроблено».

Перевірте себе. Виявити і усуньте порушення самі, наведіть порядок, не чекаючи інспекторів.

Ми постаралися структурувати матеріал за основними ділянок кадрової роботи та групам трудових правовідносин, щоб Вам було легше перевіряти справи в своїй компанії. Узагальнивши накопичений досвід, ми розповідаємо про типові порушення, які виявляються в кадровій роботі, і даємо рекомендації про те, де шукати помилки, як їх виправляти.

Може легше штраф заплатити, ніж кадрову роботу вести?

• Який штраф загрожує в разі виявлення порушень під час перевірки трудової інспекцією? Чи варто наводити порядок в кадрах і дотримуватися трудової закон, можливо, сьогодні дешевше заплатити штраф, ніж тримати в штаті кадровика?

Відповідно до Кодексу про адміністративні правопорушення України можна чекати наступної відповідальності.

• Гроші компанія після перевірки може втратити не тільки на штрафах. А якщо інспектор виявить незаконні звільнення працівників? Їх відновлення згодом може спричинити обов'язок роботодавця відшкодувати таким працівникам середній заробіток за вимушений прогул. А якщо інспектор виявить, що працівників звільнили в принципі законно, але не виплатили їм компенсацію за невикористану відпустку або що працівникам не виплачували лікарняні, не нараховували покладені премії і надбавки чи невірно позбавляли премій?

Доведеться все доплатити, зробити з доплачених сум необхідні відрахування в податкові органи, до фондів. Буває так, що роботодавці оформляють відносини з працівниками не трудовий, а цивільно-правовими договорами. Якщо це зробити незаконно, то доведеться відновлювати права працівника: оформляти з ним належний трудовий договір, виплачувати невиплачені лікарняні, відпускні, компенсації, доплати за роботу у вихідні, святкові, неробочі години, робити податкові та страхові відрахування з даних виплат, знову ж таки - штрафи . А, крім того, перевірка - це нерви, стрес, втрата часу і коштів.

Тепер Ви бачите, яке співвідношення розміру можливих штрафів і збитків з одного боку, і розміру оплати кадрової роботи з іншого боку.

• Зверніть увагу! Порядок у трудових відносинах вигідний, насамперед, самій компанії. Перевіряємо склад документів. Перевірте, чи всі необхідні за законом документи є на Вашому підприємстві. Саме їх запросять для перевірки інспектори.

У компанії повинні бути наступні документи.

Особисті картки (форма Т-2)

* Підстави до наказів (доповідні записки, заяви, акти, трудові договори, пояснювальні записки)

Журнали (книги) реєстрації наказів, посвідчень про відрядження, заяв, трудових договорів, обліку понаднормових робіт

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них

* Всі відомості, записки-розрахунки та інші документи, що стосуються нарахування і виплати заробітної плати, відпускних, компенсацій за невикористані відпустки, «розрахункових» при звільненнях, затверджена форма розрахункового листка.

* Зірочкою відмічені документи, обов'язкові для індивідуальних підприємців.

Документи, які стають обов'язковими при певних обставинах:

обов'язковий, якщо хоча б одна зі сторін (працівники або роботодавець) виходили з ініціативою його укласти.

Положення про оплату праці та преміювання

обов'язково, якщо якісь із умов оплати праці та преміювання, які застосовуються у роботодавця, не відрегульовані ні в жодному іншому документі, наприклад, ні в трудовому договорі, ні в штатному розкладі.

обов'язкові, якщо все посадові обов'язки працівників не відрегульовані в трудових договорах.

Положення про атестацію та супутні атестації документи

обов'язково, якщо в трудовому договорі зазначено, що працівник зобов'язаний комерційну таємницю зберігати.

Списки неповнолітніх працівників, працівників-інвалідів, вагітних робітниць, жінок, які мають дітей віком до трьох років, одиноких матерів; осіб, які здійснюють догляд за дітьми-інвалідами та інвалідами з дитинства, працівників, зайнятих на роботах з шкідливими і (або) небезпечними умовами праці

при наявності в штаті неповнолітніх працівників, працівників-інвалідів, вагітних робітниць, жінок, які мають дітей віком до трьох років, одиноких матерів, осіб, які здійснюють догляд за дітьми-інвалідами та інвалідами з дитинства, працівників, зайнятих на роботах з шкідливими і (або ) небезпечними умовами праці.

• Зверніть увагу! Перевірте, чи правильно складені перераховані документи, чи відповідають вони чинному законодавству.

Що повинен знати працівник, що оформляє прийом працівників? Що повинен знати керівник компанії і індивідуальний підприємець. самостійно приймає на роботу нових підлеглих?

При прийомі на роботу нового співробітника необхідно забезпечити дотримання закону і, в першу чергу, норм Трудового кодексу РФ:

- заради максимального захисту інтересів роботодавця;

- для того, щоб уникнути штрафів трудової інспекції та відповідно додаткових витрат.

Що потрібно зробити?

• Перевірити, чи дотримано процедура прийому на роботу, не пропущений який-небудь обов'язковий етап прийому на роботу і терміни складання документів;
• Перевірити, чи включає в себе трудовий договір всі умови, обов'язкові для включення в договір згідно ст.57 ТК РФ. Чи є протиріччя умов трудового договору та інших документів: колективного договору, правил внутрішнього розпорядку і т.д.
• Перевірити, чи включає трудовий договір в себе вигідні для роботодавця умови, наприклад:

- термін трудового договору (перевірити правомірність встановлення терміну трудового договору, якщо він встановлений);

- випробувальний термін повинен бути встановлений в трудовому договорі;

- обов'язок працівника відпрацювати після навчання не менше встановленого договором терміну, якщо навчання проводилося за рахунок коштів роботодавця (умова може вказуватися, або в трудовому договорі, або додатково полягає учнівський договір);

- умова про матеріальну відповідальність.

ПРОЦЕДУРА ПРИЙОМУ НА РОБОТУ.

Зверніть увагу, що закон не вимагає обов'язкової наявності цієї заяви. Однак юристи, що займаються судами, запевняють, що воно може стати в нагоді.

По-перше, Ви можете попросити працівника написати відомості, необхідні роботодавцю для оформлення особової картки, для внесення до особової справи.

По-друге, якщо співробітник влаштовується за сумісництвом, в заяві має бути обов'язково написано його рукою, що він приймається на роботу за сумісництвом. У цьому випадку роботодавець застрахований від судових розглядів, коли співробітник може стверджувати, що його брали зовсім не за сумісництвом, а на повний робочий день.

2. Відповідно до ст. 68 ТК Україна при прийомі на роботу (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис посадовою інструкцією, правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з трудовою діяльністю працівника, колективним договором.

Рекомендуємо ознайомити працівника, зокрема, з інструкцією з охорони праці, положень про відділи, положення про атестацію, положенням про комерційну таємницю, положення про оплату праці і преміювання, посадовою інструкцією, а також з графіками роботи, графіками змінності. Є працівники, які після оформлення на роботу, можуть обурюватися, що усно обговорювали інші умови праці, робочого часу, складу і об'єм обов'язків і т.д.

3. Укласти з працівником письмовий трудовий договір і договір про повну матеріальну відповідальність.

Згідно ст. 67 ТК Україна трудовий договір укладається в письмовій формі, складається у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один примірник трудового договору передається працівнику, інший зберігається в роботодавця. Трудовий договір, не оформлений у письмовій формі, вважається укладеним, якщо працівник приступив до роботи з відома або за дорученням роботодавця. При фактичному допущенні працівника до роботи роботодавець зобов'язаний оформити з ним трудовий договір у письмовій формі не пізніше трьох робочих днів з дня фактичного допущення працівника до роботи.

Зверніть увагу, що укладення договору про повну матеріальну відповідальність - це не обов'язковий крок. Однак, і він на цьому етапі може виявитися вельми корисним. Припустимо, з працівником відразу не укладають договір про повну матеріальну відповідальність. А після прийому на роботу укласти цей договір він вже відмовляється. Закон же не вказує прямо, як вирішувати цю ситуацію: чи можна примушувати працівника до укладення договору про повну матеріальну відповідальність, чи можна карати, або звільняти непокірного. Серед юристів, суддів, інспекторів існують різні точки зору з цього приводу. А щоб не доводити при неприємному випадку комусь свою позицію і уникнути зайвих проблем, краще не потрапляти в цю ситуацію і укласти договір про повну матеріальну відповідальність не після, а до початку опору працівника, ще при вирішенні питання про прийом і оформлення його на роботу . Тільки не забувайте, що укладання таких договорів можливе лише зі строго окресленим законодавцем колом працівників.

6. Зареєструвати наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу в Журналі реєстрації наказів (розпоряджень).

7. Ознайомити працівника з наказом (розпорядженням) про прийом на роботу під розпис. Згідно ст. 68 ТК Україна наказ (розпорядження) роботодавця про прийом на роботу оголошується працівникові під розпис в триденний строк з дня фактичного початку роботи.

8. Внести запис про прийом на роботу в трудову книжку. Згідно ст. 66 ТК Україна роботодавець (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями) веде трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад п'ять днів, у разі, коли робота у даного роботодавця є для працівника основною. Якщо у працівника трудової книжки немає, то роботодавець її оформляє. За бажанням працівника відомості про роботу за сумісництвом вносяться в трудову книжку за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом.

9. Оформити особиста справа працівника, якщо стосовно його посади роботодавцем встановлено обов'язковість ведення особової справи.

Також майте на увазі, що ця покрокова процедура може бути доповнена іншими етапами. Наприклад, конкурсом на посаду або обов'язковим медичним оглядом (згідно ст.69 ТК Україна обов'язковому попередньому медичному огляду (обстеження) при укладанні трудового договору підлягають особи, які досягли віку вісімнадцяти років, а також інші особи у випадках, передбачених ТК України та іншими федеральними законами ).

10. Випробувальний термін.

При укладанні трудового договору в ньому за угодою сторін може бути передбачена умова про випробування працівника з метою перевірки його відповідності доручається роботі. Згідно ст.70 ТК Україна відсутність в договорі умови про випробування означає, що працівник прийнятий на роботу без випробування. В період випробування на працівника поширюються положення трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, колективного договору, угод і т.д.

Строк випробування не може перевищувати трьох місяців, а для керівників організацій та їх заступників, головних бухгалтерів та їх заступників, керівників філій, представництв чи інших відокремлених структурних підрозділів організацій - шести місяців, якщо інше не встановлено федеральним законом. При укладанні трудового договору на термін від двох до шести місяців випробування не може перевищувати двох тижнів.

При незадовільному результаті випробування роботодавець має право до закінчення строку випробування розірвати трудовий договір з працівником, попередивши його про це у письмовій формі не пізніше, ніж за три дні з зазначенням причин, які послужили підставою для визнання цього працівника не витримав випробування.

НЕПРИПУСТИМІ СХЕМИ ОФОРМЛЕННЯ ВІДНОСИН З ПРАЦІВНИКАМИ.

Досягнутий результат. В результаті даної рокіровки знижуються податки. ПДФО з 13 до 6% знижується ставка податку з доходів співробітників. Компанія не нараховує ЄСП і пенсійні внески, платежі в ПФР з підприємців менше внесків компаній.

• Зверніть увагу! В ході податкового контролю може бути доведено, що договору надання послуги (цивільно-правовий договір) містять ознаки трудового договору, а отже вироблене зниження податків незаконно.

Ознаки трудового договору, неприпустимі в угоді з ІПБОЮЛ

Ознаки трудового договору