Створення загальної папки і надання до неї спільного доступу
Загальні папки - це ефективний спосіб збору, організації та надання відомостей для спільного доступу всередині організації. Зазвичай загальні папки використовуються командами, які працюють за проектами, або групами користувачів для обміну відомостями в певній галузі. Цими папками можна управляти з Microsoft Outlook. Загальні папки можуть містити елементи папок Microsoft Outlook, такі як повідомлення, зустрічі, контакти, завдання, записи в щоденнику, замітки, форми, файли і записки.
Створення загальної папки і надання загального доступу до інформації в ній виконується в кілька етапів ..
Передбачувана дія:
Створення загальної папки і вибір прав доступу, уявлень, форм і правил
Для створення загальних папок необхідно мати право на створення папок в будь-якої існуючої загальнодоступному місці. За інформацією щодо таких прав звертайтеся до адміністратора.
Створення загальної папки
У меню Файл виберіть пункт Створити і виберіть команду Папка.
У полі Ім'я введіть ім'я папки.
У списку Вміст папки виберіть тип створюваної папки.
У списку Помістити папку в виберіть розташування папки.
Швидкий початок загальнодоступну папку з існуючих елементів.
У списку папок, в області навігації, клацніть папку, який потрібно скопіювати.
У меню файл виберіть пункт Папка і клацніть ім'я папки Копіювати.
Виберіть в списку місце, куди потрібно скопіювати папку.
Задайте рівні доступу.
У Список папок в Область переходів клацніть правою кнопкою миші загальну папку, яку необхідно використовувати спільно і виберіть команду Властивості в контекстному меню.
Необхідно мати дозвіл власника для загальної папки задати дозволу для папки загального доступу. Одночасно можна задати дозволи лише для однієї папки.
Перейдіть на вкладку Дозволи.
Натисніть кнопку Додати.
У полі Ім'я введіть ім'я користувача, якому потрібно надати права спільного доступу.
Натисніть кнопку Додати. а потім - кнопку ОК.
В поле Ім'я виберіть введене ім'я.
У групі Дозволи виберіть необхідні параметри.
Примітка: Щоб призначити однакові права осіб, які мають доступ до папки, клацніть значення За замовчуванням в полі Ім'я.
Створення уявлення для організації та пошуку даних.
Виконайте одну з таких дій.
Створення уявлення з нуля
В меню Вид виберіть команду Поточне подання. а потім - команду Визначити уявлення.
Натисніть кнопку Створити.
Введіть ім'я в полі Ім'я нового уявлення.
У списку Тип уявлення виберіть необхідний тип уявлення.
Щоб вказати, де буде доступно це уявлення, встановіть відповідний перемикач в групі Може бути використано.
Натисніть кнопку ОК.
Для подальшої настройки подання в розділі Опис натисніть кнопку і виділіть потрібні параметри.
Після закінчення вибору параметрів натисніть кнопку ОК.
Щоб негайно скористатися даним поданням, натисніть кнопку Застосувати.
Створення уявлення, заснованого на стандартне уявлення
Перейдіть в уявлення, на основі якого потрібно створити нову виставу.
В меню Вид виберіть пункт Поточне подання. а потім пункт Налаштування поточного подання.
Для всіх видів змін в розділі Опис натисніть кнопку і виберіть потрібні параметри.
Завершивши внесення змін, закрийте діалогове вікно Налаштування уявлення.
В меню Вид виберіть команду Поточне подання. а потім - команду Визначити уявлення.
В поле уявлення для папки ім'я_папки виберіть пункт Поточне подання.
Натисніть кнопку Копіювати
Введіть ім'я в полі Ім'я нового уявлення.
Щоб вказати, де буде доступно дане подання, встановіть у відповідне положення перемикач в групі Може бути використано.
Примітка: Нові уявлення додаються в Поточна вистава підміню (в меню Вид виберіть пункт метод сортування).
Змініть уявлення, що використовується в папці за умовчанням.
Для зміни уявлення загальної папки, який використовується за умовчанням, необхідно мати права власника папки і визначити для неї принаймні одне призначене для користувача подання, доступне всім.
У Список папок в Область переходів клацніть правою кнопкою миші загальну папку і виберіть команду Властивості в контекстному меню.
Перейдіть на вкладку Управління.
Якщо вкладка Управління відсутня, значить, у вас немає дозволу «Власник».
У списку Початкове уявлення виберіть уявлення, яке має відображатися при відкритті папки.
За замовчуванням для елементів даного типу в Microsoft Outlook використовується уявлення Звичайне.
Вкажіть форми, доступні іншим користувачам при приміщенні відомостей в загальну папку.
У Список папок в Область переходів клацніть правою кнопкою миші загальну папку і виберіть команду Властивості в контекстному меню.
Перейдіть на вкладку Форми.
Щоб додати форму в список зіставлення папці форми. натисніть кнопку Організувати. потім виберіть форму.
Натисніть кнопку Закрити.
Щоб обмежити список форм, доступних іншим користувачам папки, встановіть відповідний перемикач в групі Дозволити використання.
Створіть правила обробки елементів, які розміщені в папку.
Необхідно мати дозвіл власника для загальної папки створити або змінити правила для нього.
У Список папок в Область переходів клацніть правою кнопкою миші загальну папку, для якої потрібно створити або змінити правила, і виберіть команду Властивості в контекстному меню.
Перейдіть на вкладку Управління.
Натисніть кнопку Помічник по роботі з папками.
Виконайте одну з таких дій:
Щоб створити правило, натисніть кнопку Додати.
Щоб змінити існуюче правило, клацніть його у списку і натисніть кнопку Змінити.
Введіть умови виконання якої-небудь дії для даного елемента. Для завдання додаткових умов натисніть кнопку Додатково.
У групі Виконати наступні дії виберіть необхідні дії.
Примітка: Створене правило за замовчуванням стає активним.
Додавання даних в загальну папку
Виконайте одну з таких дій.