Створення міжтабличних зв’язків
Головна | Про нас | Зворотній зв'язок
Робота з СУБД MS Access
Мета: Освоєння основних прийомів роботи з СУБД Microsoft Access.
Основні поняття Microsoft Access
База даних - це організований набір даних. Програма MS Access є системою управління базами даних (СКБД), тому що вона дозволяє створювати, організовувати і управляти даними, що зберігаються в базах (вводити і змінювати дані, проводити пошук даних, складати звіти).
Завдання 1. Створити базу даних для приймальної комісії. Файл зберегти у своїй папці.
1. Відкрийте MS Access, використовуючи шлях: Пуск \ Програми \ Офісні \ MS Access.
2. ВиберітеПустая база даних робочого столу.
Ø Вкажіть ім'я файлу "Приймальна комісія".
Ø Натисніть значок 1 одразу після назви файлу. Вкажіть розташування файлу.
Ø Натисніть Створити.
2. Запит - об'єкт, який дозволяє отримати дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати Майстер запитів. Конструктор запитів або інструкції SQL (структурована мова запитів). Можна створити запити на вибірку, оновлення, видалення, додавання даних, а також запити на створення нових таблиць на основі даних з існуючих таблиць.
3. Форма - об'єкт, призначений для введення даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатку.
4. Звіт - об'єкт, призначений для виведення даних в зручному користувачеві вигляді і створення документа, який може бути роздрукований або включений в документ іншого додатка.
5. Макрос - об'єкт, який представляє собою опис дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію. Наприклад, при виборі деякого елемента в основній формі відкрити іншу форму, або перевірити значення поля при зміні його вмісту. З одного макросу можна також запустити інший макрос або процедуру VBA (Visual Basic for Applications - спрощена для додатків реалізація мови програмування Visual Basic).
6. Модуль - об'єкт, що містить програми, написані на VBA. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, що викликаються з будь-якого місця програми, але можуть бути і безпосередньо "прив'язані" до окремих форм або звітів для реакції на події в них зміни.
Створити таблицю можна двома способами: в режимі таблиці і в режимі конструктора. У будь-якому випадку для створення таблиці треба вказати її ім'я, список полів і типи даних, які міститимуться в цих полях. Нижче наведено типи даних, які можна зберігати в таблицях Access.
Числовий. У числовому полі зберігаються числа, над якими можна проводити обчислення.
Грошовий. У цьому полі зберігаються грошові значення. Access округлює грошові значення і вирівнює їх за десятковим разделителю. Access розпізнає встановлені в Windows національні стандарти і використовує національні грошові одиниці.
Дата час. У цих полях зберігаються значення дати і часу. Access дозволяє вводити дані в поля дати і часу в кількох форматах. Крім того, Access використовує встановлені в Windows національні стандарти, тому можна ввести дату в форматі, прийнятому в нашій країні.
Лічильник. У цьому полі зберігаються послідовні номери, по одному номеру для кожного запису в таблиці. При додаванні записів в таблицю Access автоматично додає дані в поля лічильника.
Логічний. У цих полях зберігаються значення «Так» і «Ні» (або «Істина» і «Брехня»), щоб показати наявність або відсутність елемента, або дати відповідь на питання.
Поле об'єкта OLE містить посилання на OLE-об'єкт (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, малюнок і т. П.). В поле об'єкта OLE можуть зберігатися довільні дані, в тому числі і дані декількох типів. Термін OLE (Object Linking and Embedding - зв'язування і впровадження об'єктів) вживається тоді, коли мова йде про об'єкти з інших програм, які можна вставити в таблицю Access.
В поле типу можна також вибрати значення Майстер підстановок. У цьому випадку буде створено поле підстановок, котороепозволяет вибирати значення поля зі списку, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці.
У щойно створеній базі даних Access відразу пропонує створення і заповнення таблиці в режимі таблиці. причому ключове поле Код вже створено, а ім'я таблиці за замовчуванням Таблица1. Для додавання поля необхідно клацнути в останньому стовпці і вибрати тип даних, які будуть зберігатися в цьому полі.
Для створення таблиці в режимі конструктора треба на вкладці Створення. в групі Таблиці вибрати кнопкуКонструктор таблиць.
1. Відкриється вікно Конструктора.
2. Заповнити імена полів (переміщатися по осередках зручно за допомогою клавіш Tab і управління курсором).
3. Вибрати із списку типи даних.
4. Поставити ключове поле одним із способів:
o клацнути на імені поля правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати пункт Ключове поле.
o клацнути на імені поля лівою кнопкою миші і у вкладці Конструктор. в групі Сервіс натиснути кнопку Ключове поле.
5. Поставити властивості полів
6. Зберегти, присвоївши таблиці ім'я.
7. Закрити таблицю.
В режим таблиці можна перейти з режиму конструктора, не закриваючи таблицю, за допомогою кнопки Режим. розташованої на вкладці Основне або Конструктор.
При заповненні таблиці даними збереження їх відбувається автоматично. Але якщо відбулася зміна макета таблиці (ширина стовпців), то Access попросить підтвердження збереження цих змін.
Для зміни структури таблиці її треба відкрити в режимі Конструктора.
Завдання 2. Видалити всі таблиці з бази даних, якщо вони створені. Створити в режимі конструктора таблицю Факультети. в таблиці вказати імена полів і їх типи:
Створення міжтабличних зв'язків
У базі даних всі таблиці повинні бути пов'язані. Для створення зв'язків
1. Закрийте всі створені таблиці.
2. На вкладці Робота з базами даних. в групі Відносини. клацніть кнопку Схема даних.
3. У діалоговому вікні зі списків виберіть таблиці, між якими створюються зв'язки. Натисніть Додати.
4. Закрийте вікно Додавання таблиці. Шукані таблиці з'являться у вікні Схема даних.
5. Виділіть в першій таблиці ключове поле і за допомогою миші перетягнути його на однойменне поле другої таблиці. При відпуску кнопки миші відкриється діалогове вікно Зміна зв'язків.
6. Встановіть прапорець Забезпечення цілісності даних. Цілісність означає коректність даних і їх несуперечливість. Цілісність зв'язку гарантує наявність у підпорядкованих записів тільки однієї батьківської записи.
7. Вирішіть, чи треба в даній предметній області встановлювати прапори каскадне оновлення та каскадне видалення. При каскадному оновленні (видаленні) записів основної таблиці оновлюються (видаляються) відповідні записи в підлеглій таблиці.
8. Клацніть по кнопці Створити. З'явиться зв'язок 1: 1 або 1: М.
Утворилися міжтабличних дані відображаються в Схема даних у вигляді ліній, що з'єднують 2 поля різних таблиць. Одна з таблиць вважається головною (основний), а інша - підлеглої. Головна - це та таблиця, яка бере участь в зв'язку своїм ключовим полем.
Завдання 4. Зв'язати таблиці Факультети і Спеціальності через загальне поле КОД_ФКТ. При цьому у вікні Зв'язки активізувати прапорці: Забезпечити цілісність даних. Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних записів.
Завдання 5. Ввести дані в таблицю Факультети і Спеціальність. Введення даних слід починати з таблиці Факультети. тому ця таблиця є головною.
