Створення документа на основі шаблону
Для створення декількох однакових текстових документів завжди можна скористатися буфером обміну. Створивши документ один раз, можна скопіювати його вміст в інші документи і внести в них необхідні зміни. Але цей шлях не найефективніший, особливо в тих випадках, коли документи мають деяку загальну частину і незначно. Прикладом таких документів можуть бути надіслані замовникам листи про майбутню подію (в цьому випадку такі документи будуть відрізнятися лише ім'ям одержувача, можливо незначно - текстом листа). Ще одним прикладом можуть бути стандартні форми для оформлення замовлення, в які необхідно "вписувати" потрібні дані.
Якщо ви створили документ, який можна використовувати для створення інших документів, вносячи лише незначні зміни, перетворите його в шаблон. Для цього його досить зберегти в форматі шаблону, вибравши "Файл" -> "Зберегти як", і в полі "Тип файлу" вибрати значення "Шаблон документа (* .dot)". Зверніть увагу на місце збереження нового шаблону - за замовчуванням шаблони зберігаються в папці "Шаблони", яка розміщена в директорії Documents and Settings \ ім'я користувача \ Application Data \ Microsoft. Це розташування міняти не рекомендується.
Збереження файлу як шаблон.
Після того, як шаблон збережений, його можна використовувати для створення документів. Вибравши "Файл -> Створити" і скориставшись посиланням "На моєму комп'ютері" побачити збережені попередні шаблон можна на вкладці "Загальні".
Створення документа, що базується на власному шаблоні.
І ще один секрет - на основі готового шаблону, чи то стандартного, то чи раніше створеного користувачем, можна створити новий шаблон. Зробити це зручно знову ж в тому випадку, коли необхідно створювати багато однакових документів, нехай з незначними відмінностями від вже існуючого шаблону. Створити новий шаблон на основі готового шаблону можна так само, як і на його основі новий файл - виберіть для цього "Файл -> Створити", скористайтеся посиланням "На моєму комп'ютері", у вікні "Шаблони" виділіть потрібний шаблон і позначте перемикач "Шаблон ", який розміщений над кнопками" Ок "і" Скасувати ". В результаті буде створений новий шаблон, в якому будуть розміщені елементи попереднього шаблону, при цьому в новий шаблон можна внести всі необхідні зміни і зберегти його під новим ім'ям.
Сьогодні ми навчимося створювати свої шаблони.
1. Запустимо програму MS Word.
2. Щоб створити новий шаблон, виберіть команду Файл \ Створити. встановіть перемикач Створити в положення Шаблон. а потім натисніть кнопку OK.
3. Встановіть наступні параметри станиці (Файл \ Параметри сторінки):
· Розмір паперу - А4 210х297 мм (вкладка Розмір паперу)
· Орієнтація аркуша - книжкова (вкладка Розмір паперу)
· Поля: верхнє - 2 см; нижнє - 2 см; ліве - 2,5 см; праве - 1,5 см (вкладка Поля)
Ці параметри будуть застосовані у всіх нових документах, заснованих на цьому шаблоні.
· Виконайте команду Вид \ Колонтитули ...
· Вставимо логотип компанії: Вставка \ Малюнок \ З файлу ...
· У вікні виберіть:
Робочий стіл \ Навчальні матеріали \ Логотипи \ шмель.bmp
5. Додайте рамку сторінки: Формат \ Межі і заливка ...
6. У меню Файл виберіть команду Зберегти як.
7. У поле Тип файлу виберіть Шаблон документа. При збереженні файлу, який був створений як шаблон, цей тип файлу вибирається автоматично. За замовчуванням в полі Папка відкривається папка Шаблони. У діалоговому вікні Створення документа цій папці відповідає вкладка Загальні.
8. Створимо свою власну вкладку з шаблонами в діалоговому вікні Створення документа. Для цього:
· Створіть нову підпапку Мої шаблони в папці Шаблони:
· Збережіть в цій папці шаблон фірмового бланка. У діалоговому вікні Створення документа з'явиться нова вкладка Мої шаблони.
Тепер можна використовувати створений фірмовий бланк для написання листів.
1. У меню Файл виберіть команду Створити. На екрані з'явиться діалогове вікно Створення документа.
2. У вкладці Мої шаблони виберіть ім'я файлу Фірмовий бланк.
3. Натисніть кнопку OK. На екрані з'явиться шаблон фірмового бланка, в якому можна набирати текст листа.
Відпрацювання на практиці отриманих знань (робота на комп'ютерах):
Завдання 1. Приклад картки:
Використовуючи створений шаблон розробити фірмовий бланк для підприємства (на свій розсуд), що надає широкий спектр послуг для занять спортом, оздоровлення, відпочинку і проведення дозвілля.
Алгоритм створення шаблону:
1. Відкрити шаблон фірмового бланка.
2. У верхньому колонтитулі відредагувати дані у відповідності із завданням по картці.
3. Придумати і набрати текст листа на фірмовому бланку.
4. Створити нижній колонтитул справа для даного листа - ваші П.І.Б. і дата ..
5. Зберегти отриманий документ у своїй робочій папці.
6. Показати результат викладачеві.
Заданіе2. Створити шаблон порожнього документа, відповідного основним загальним вимогам оформлення документації (СТК НМК)