Створення архівного опису - студопедія

МЕТА. вивчити методику складання архівного опису.

КЛЮЧОВІ ПИТАННЯ ТЕМИ:

1. Поняття "архівний опис".

2. Організація документів і справ в межах архівного фонду.

3. Складання власне опису справ архівного фонду.

4. Складання довідкового апарату до опису.

5. Переробка та удосконалення опису.

1. Поняття "архівний опис"

Поняття "опис" дороге серцю кожного архівіста - архів без описів - як корабель без капітана. Якщо Ви не склали в своєму житті жодної опису - Ви поки ще недосвідчений юнга в паперовому морі. Але, ознайомившись з даним розділом, скоро станете досвідченим морським вовком. Чому ж опису надається таке значення? Тому що опис є одночасно облікованим документом і основним видом науково-довідкового апарату, що забезпечує оперативний пошук справ.

Архівний опис - це архівний довідник, призначений для розкриття складу і змісту справ, закріплення їх систематизації всередині фонду та обліку справ.

Якщо Ви працівник діловодної сфери, Вас не мине стезя укладача опису справ Вашого структурного підрозділу, причому ця доля Вас чекає в кінці кожного діловодного року. Провівши старий рік, Ви повинні окинути поглядом, спрямованим в минуле, всі справи, закінчені діловодством в минулому році і вибрати з цієї купи:

· Справи постійного зберігання;

· Справи довготривалого зберігання (понад 10 років);

· Справи по особовому складу;

· Специфічні види документів (науково-технічні, судово-слідчі та ін).

Ваше завдання - розподілити всі справи на невеликі масиви і скласти на кожну групу окремого опису. З цієї опису справи будуть передані Вами в відомчий архів, і вона ж послужить основою річного розділу опису фонду Вашої установи.

Якщо Ви працівник відомчого архіву, Ви повинні щорічно складати річний розділ опису всієї установи. Справи постійного зберігання слід передати за описом в профільний для Вас державний архів. Перш за все з'ясуйте, чи є у Вашій установі структурних підрозділів і які. Якщо ж Ви працівник "безструктурної" організації - Вам питати нема з кого. Слід самому приступити до створення опису установи або організації за рік в цілому.

Якщо Ви працівник державного архіву, Ваше завдання стежити за якістю описів, які присилаються Вам з відомчого архіву і затвердити або відкинути їх. Добре керувати іншими, але іноді доведеться попрацювати і самому:

· При надходженні до Вас розсипи, фондів особового походження, громадських організацій;

· При удосконаленні або переробці описів

Облікова функція опису складається у вказівці кількості одиниць зберігання у фонді. Цим забезпечується збереження документів, контроль за зміною обсягу фонду. Крім того, наявність порядкових номерів справ сприяє і швидкому пошуку необхідної дослідникам інформації.

Класифікаційна функція закріплює і відображає найбільш раціональне і логічне розташування справ у фонді. Під класифікацією документів і справ в межах архівного фонду розуміється їх наукова угруповання відповідно до історично сформованою структурою фондообразователя або основними напрямками і питаннями його діяльності.

Архівний опис складається з двох частин: власне опису, тобто переліку справ (описових статей) і довідкового апарату до опису. Як правило, описи складаються ще в установах. Але і в державних архівах складаються описи при удосконаленні системи науково-довідкового апарату, при переробці незадовільно описаних документів.

Робота зі складання опису складається з:

· Організації документів і справ в межах архівного фонду (розробки класифікаційної схеми справ фонду та класифікації справ фонду);

· Складання власне опису документів;

· Складання довідкового апарату та оформлення опису.

На виняткову важливість "описів", "інвентарів" для пошуку і збереження документів в архівах вказували вчені, які стояли біля витоків вітчизняного архівознавства - Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов та ін.

"Надрукований опис документів, - писав Самоквасов, - повинно мати на меті охорону змісту архіву на майбутнє час і полегшення архівних довідок і вчених розвідок. видана опис:

1) сприяє упорядкуванню архівних матеріалів в архівному сховищі;

2) охороняє архівне майно від розкрадання;

3) попереджає фальсифікацію архівних документів, роблячи непотрібним зміну в них дат і імен;

4) служить кращим засобом контролю діяльності архівістів щодо впорядкування і опису змісту ввіреного їм архіву;

5) дає можливість людям науки до особистого відвідування даного архіву ознайомитися попередньо з об'ємом зберігаються в ньому матеріалів з потрібних питань і негайно отримувати в архіві такі матеріали для своїх досліджень;

6) полегшує архівні довідки всякого роду з практичними та науковими цілями "

(Самоквасов Д.Я. Архівна справа вУкаіни. Кн.1. М. 1902. С.50.)

Опис є одним з найстародавніших архівних довідників - сама російський опис, що дійшла до нас, відноситься до XIII століття. Опис вУкаіни має свою історію. Найбільш цінний досвід складання описів, вироблення теоретичних основ опису відноситься до XIX століття. У 1920-30-і роки тривали дискусії про те, яку опис можна дійсно вважати "наукової", а яку "лженаучной", обговорювалися і склад описової статті, ступінь подробиці опису. Єдина форма архівного опису склалася порівняно пізно, в 1940-50-х роках.