Стандартизація процесів - оптимізація процесів!
Стандарт - це еталон, зразок виконання операції, яка служить для виробництва товару, послуги або має іншу кінцеву діяльність.
Стандартизація бізнес процесів компанії
Об'єктами стандартизації можуть бути різні продукти, послуги, товари, процеси, документи з якими стикається ваша компанія щодня.
Стандартизація процесів є базовим інструментом для чіткої й налагодженої роботи вашого підприємства, відділу або офісу.
Стандартизація є відправною точкою, початковою умовою для реалізації заходів щодо вдосконалення діяльності, які передбачають регулярне зміна стандартів з метою підвищення ефективності роботи і якості продуктів і послуг.
Структура процесів системи стандартизації бізнес-процесів
Що дасть застосування стандартів у вашій компанії?
- Підвищення надійності (відтворюваності результату) за рахунок однаковості здійснення дій / операцій.
- Спрощення процесу адаптації співробітників на новому робочому місці.
- Формування основи для подальших поліпшень.
- Зниження операційних ризиків.
До чого призводить відсутність регламенту (стандарту) на бізнес-процес
Що може бути об'єктом стандартизації?
До об'єктів стандартизації зазвичай відносять:
1. Робочий час.
2. Робочі заходи:
- наради;
- графік заходів на найближчі 6 місяців;
- документи;
- процеси.
Стандартизація робить роботу керівника «прозорою» (тобто зрозуміло, хто за що відповідає) і «керованої» (дає гарантії виконання стратегічних цілей і завдань).
Стандарти - це найкращий спосіб забезпечити якість і самий рентабельний спосіб виконання роботи.
Стандарти керівника необхідні для:
- підвищення ефективності та результативності;
- стратегічного планування кадрових ресурсів;
- підвищення довіри і професіоналізму в управлінській команді.
Приклад ефективного використання стандартизації
Час на складання звіту
Припустимо у Вас в підпорядкуванні знаходяться два співробітника, яким необхідно виконати один і той же звіт, але з різними реквізитами.
- При складанні звіту першим співробітником було витрачено 15 хвилин і в звіті відсутні помилки.
- При складанні звіту другим співробітником було допущено 2 помилки, а час на створення звіту було витрачено 47 хвилин.
Таким чином, виникає питання: Чому другий співробітник витрачає на 75% більше часу?
Відповідь проста - немає єдиного підходу до складання звітності. Використання Сопів (Стандартних операційних процедур) значно поліпшить час і варіативність процесу, а крім цього дозволить скоротити кількість помилок, які викликають шлюб, на який витрачається додатковий час.
Яким чином стандартизувати процеси компанії?
СОП крок за кроком описує найбільш ефективний спосіб виконання завдання або процесу.
Весь персонал, який виконує завдання або процес, навчається по СОПУ і відповідним чином виконує процес.
Чого очікувати від впровадження Сопів?
- Використання при навчанні нових співробітників, щоб вони могли відразу працювати найбільш ефективним способом.
СОПи (пам'ятки) - є відмінним рішенням для навчання нових співробітників компанії
Вимоги до оформлення стандартів
- Стандарт повинен бути лаконічний.
- Стандарт повинен бути доступний всім і написаний зрозумілою мовою.
- Підкріплюйте стандарт візуальним зазначенням на інструмент або робоче місце.
Які процеси компанії необхідно стандартизувати в першу чергу?
Для операцій / процесів, які:
- дуже рідко відбуваються;
- знають як виконувати тільки один / два співробітника;
- дуже часто відбуваються.
- для внутрішніх клієнтів (для отримання довідок, для оформлення відрядження, для отримання необхідної інформації та ін.);
- для співробітників підрозділу (як виконувати конкретну операцію)
Підхід до написання і вдосконалення стандартів
Розробку стандартів необхідно довіряти відповідальним співробітникам, які безпосередньо займаються даними процесами. Тільки тоді можна буде добитися ефективного впровадження інструментів бережливого виробництва на ваше підприємство / компанію. Якщо співробітник причетний до формування стандарту він пропускає його через себе і у нього виникає почуття власності застосовується до даного стандарту, а звідси він буде і вдосконалювати даний СОП і боротися за його оновлення.