Способи архівації та резервного копіювання даних outlook pst і ost файли
У даній статті ми розглянемо, як зберегти і убезпечити дані Outlook шляхом їх архівування або створення резервної копії, а також способи відновлення файлів даних Outlook (.pst або .ost) з резервної копії або архіву.
Панель управління поштою
У вікні, Поштовий сервіс доступні три розділи: Облікові записи. Файли даних. Конфігурації.
- Додати або видалити файл даних.
- Встановити Параметри файлу даних.
В даному меню, крім інших функцій, є функція зменшення розміру файлу даних, яка буде корисна в разі якщо такий файл «виросте» до великих розмірів і буде займати багато місця на жорсткому диску комп'ютера. Для цього натисніть в меню Параметрів кнопку Стиснути. - Встановити файл даних, який буде основним за замовчуванням.
- Відкрити розташування файлу (файлу даних), натиснувши для цього відповідну кнопку.
Файли даних Outlook (* .pst та * .ost)
Найчастіше, користувачеві не потрібно знати про те, де поштовий клієнт Outlook зберігає свої дані. Але в разі необхідності створення резервної копії даних поштового клієнта або перенесення їх на інший диск з метою економії або звільнення вільного простору жорсткого диска комп'ютера, необхідно знати його місце розташування.
Якщо ви вже якийсь час використовуєте Outlook, то напевно чули про файлах PST. Кожен ящик електронної пошти в Outlook має власне сховище даних у вигляді файлу формату PST, в якому збережені всі листи і листування, позначки календаря і нагадування. Дані файлу PST можуть бути стиснуті і зашифровані чи ні, в залежності від здійснених налаштувань.
Можливо ви звертали увагу на те, що чим більший обсяг даних збережений в PST-файлі, тим повільніше починає працювати поштовий клієнт. Час від часу Outlook пропонує архівувати старіші повідомлення, щоб зменшити дане явище шляхом завантаження меншого обсягу даних поштового клієнта при його запуску.
Також в папці даних Outlook ви могли зустрічати файл з розширенням .ost. OST файли мають схожу функцію з PST файлами, але використовуються як тимчасове офлайн сховище електронної пошти. Сенс в тому, щоб користувач міг користуватися повідомленнями з файлу OST під час відключеного email сервера (відсутності інтернет з'єднання), а після відновлення зв'язку Outlook все синхронізував.
Тобто, PST файл створюється Outlook в разі збереження всієї електронної пошти і листування на локальному комп'ютері, а OST файл - при роботі з хостами електронної пошти, які зберігають всі дані електронної скриньки на віддаленому сервері (наприклад, Gmail або Outlook.com). В такому випадку, OST файл просто містить локальну копію даних вашої електронної пошти.
Де зберігаються файли даних Outlook
C: \ Users \ Ім'я Користувача \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
C: \ Users \ Ім'я Користувача \ Documents \ Файли Outlook
Архівація даних Outlook
Основним файлом даних з якими працює Outlook є файл з назвою облікового запису. З цього файлу також можна створити архів або його резервну копію. Зробити це можна налаштувавши автоматичну архівацію даних або архівувати дані вручну.
Автоматична архівація даних
Щоб налаштувати автоматичну архівацію даних Outlook, відкрийте додаток і перейдіть в вкладку Файл. Виберіть у спливаючому меню необхідну обліковий запис (якщо їх декілька).
Після цього натисніть Засоби очищення і виберіть пункт меню «Очистити поштову скриньку».
Після натискання кнопки автоархівації. Outlook заархівуйте встановлені папки поштової скриньки. Щоб змінити налаштування параметрів автоархівації досить натиснути правою кнопкою миші на одній з папок поштової скриньки Outlook і вибрати Властивості / Архівація / автоархівації.
Клікнувши кнопку Налаштування архіву за замовчуванням. можна встановити архівацію елементів папки з настройками за замовчуванням.
Архівація даних Outlook вручну
Якщо немає необхідності налаштовувати автоматичну архівацію пошти, то це можна здійснювати вручну. Для цього перейдіть в меню Файл / Засоби очищення / Архивировать.
У меню, Архівація встановіть необхідні параметри і натисніть Ok.
В результаті обох описаних способів архівації даних Outlook, поштовим клієнтом буде створений файл з архівом даних, який можна імпортувати назад в разі потреби.
Створення резервної копії та відновлення файлу даних Outlook
Також, з метою забезпечення збереження даних поштового клієнта, можна створити резервну копію файлу даних Outlook. Досить просто скопіювати .pst або .ost файл ваш обліковий запис на інший диск або в хмарне сховище. Для цього, відкрийте розташування потрібного файлу PST і скопіюйте його.
Щоб відновити скопійований таким чином файл даних, відкрийте Outlook і перейдіть в Файл / Відкрити і експортувати / Відкрити файл даних Outlook. і виберіть необхідний файл даних.
Як правило, поштовий клієнт відразу ж відкриває папку з файлами даних.
Після цього в Outlook відобразяться всі даний з обраного файлу PST. і ви зможете користуватися поштою в звичайному режимі. У разі, якщо необхідності в використанні даної резервної копії файлу даних більше не буде, ці дані можна видалити з поштового клієнта.
Як змінити встановлену за замовчуванням папку зберігання файлу даних Outlook (* .pst або * .ost)
Якщо вам потрібно перемістити ваші файли Outlook з диска С або просто в більш зручне місце, то це також можна зробити. Тільки не можна даний файл просто скопіювати, утримуючи лівою кнопкою мишки. Якщо зробити так, то Outlook створить новий файл в папці, яка встановлена за замовчуванням для PST файлу і в результаті буде загублена частина інформації поштової скриньки. Щоб перемістити файл даних, необхідно змінити встановлене за замовчуванням місце зберігання файлів Outlook за допомогою реєстру і тільки після цього переміщати файл.
де 16.0 - версія вашого Outlook.
Далі, створіть в цій папці нову одиницю. Для цього клікніть в правому вікні правою кнопкою миші і виберіть Створити / Розширюваний рядковий параметр. Назвіть нову одиницю «ForcePSTPath».
Майте на увазі, що якщо ви працюєте з OST файлом, то необхідно створити одиницю з назвою «ForceOSTPath». Часто користувачі створюють обидві одиниці, щоб всі файли Outlook зберігалися в одній папці.
Клацніть двічі на новій одиниці ( «ForcePSTPath» або «ForceОSTPath») і у вікні, властивостей вкажіть папку, в яку необхідно зберігати файли даних Outlook, після чого натисніть Ok.