Спеціальна вставка в excel значення, формати, ширина стовпців

У цій статті ми покажемо Вам ще кілька корисних опцій, якими багатий інструмент Спеціальна вставка. а саме: Значення, Формати, Ширини стовпців і Помножити / Розділити. З цими інструментами Ви зможете налаштувати свої таблиці і заощадити час на форматуванні і переформатування даних.

Якщо Ви хочете навчитися транспонувати, видаляти посилання і пропускати порожні клітинки за допомогою інструменту Paste Special (Спеціальна вставка) зверніться до статті Спеціальна вставка в Excel: пропускаємо порожні клітинки, транспоніруем і видаляємо посилання.

Вставляємо тільки значення

Візьмемо для прикладу таблицю обліку прибутку від продажів печива на благодійному розпродажі випічки. Ви хочете обчислити, який прибуток була отримана за 15 тижнів. Як бачите, ми використовували формулу, яка складає суму продажів, яка була тиждень назад, і прибуток, отриманий на цьому тижні. Бачите в рядку формул = D2 + C3. Осередок D3 показує результат цієї формули - $ 100. Іншими словами, в осередку D3 відображено значення. А зараз буде найцікавіше! В Excel за допомогою інструменту Paste Special (Спеціальна вставка) Ви можете скопіювати і вставити значення цього осередку без формули і форматування. Ця можливість іноді життєво необхідна, далі я покажу чому.

Припустимо, після того, як протягом 15 тижнів Ви продавали печиво, необхідно зробити загальний звіт за підсумками отриманого прибутку. Можливо, Ви захочете просто скопіювати і вставити рядок, в якій міститься загальний підсумок. Але що вийде, якщо так зробити?

Упс! Це зовсім не те, що Ви очікували? Як бачите, звичне дію скопіювати і вставити в результаті скопіював тільки формулу з комірки? Вам потрібно скопіювати і виконати спеціальну вставку самого значення. Так ми і зробимо! Використовуємо команду Paste Special (Спеціальна вставка) з параметром Values ​​(Значення), щоб все було зроблено як треба.

Зауважте різницю на зображенні нижче.

Застосовуючи Спеціальна вставка> Значення. ми вставляємо самі значення, а не формули. Відмінна робота!

Можливо, Ви помітили ще дещо. Коли ми використовували команду Paste Special (Спеціальна вставка)> Values ​​(Значення), ми втратили форматування. Бачите, що жирний шрифт і числовий формат (знаки долара) були скопійовані? Ви можете використовувати цю команду, щоб швидко видаляти форматування. Гіперпосилання, шрифти, числовий формат можуть бути швидко і легко очищені, а у Вас залишаться тільки значення без будь-яких декоративних штучок, які можуть перешкодити в майбутньому. Здорово, правда?

Насправді, Спеціальна вставка> Значення - це один з моїх найулюбленіших інструментів в Excel. Він життєво необхідний! Часто мене просять створити таблицю і представити її на роботі або в громадських організаціях. Я завжди переживаю, що інші користувачі можуть привести в хаос введені мною формули. Після того, як я завершую роботу з формулами і калькуляцій, я копіюю всі свої дані і використовую Paste Special (Спеціальна вставка)> Values ​​(Значення) поверх них. Таким чином, коли інші користувачі відкривають мою таблицю, формули вже не можна змінити. Це виглядає ось так:

Зверніть увагу на вміст рядка формул для осередку D3. У ній більше немає формули = D2 + C3. замість цього там записано значення 100.

І ще одна дуже корисна річ стосовно спеціальної вставки. Припустимо, в таблиці обліку прибутку від благодійної розпродажу печива я хочу залишити тільки нижню рядок, тобто видалити всі рядки, крім тижні 15. Дивіться, що вийде, якщо я просто видалю всі ці рядки:

Спеціальна вставка> Значення: основні моменти

Вставляємо тільки формати

Спеціальна вставка> Формати це ще один дуже корисний інструмент в Excel. Мені він подобається тим, що дозволяє досить легко налаштовувати зовнішній вигляд даних. Є багато застосувань для інструменту Спеціальна вставка> Формати. але я покажу Вам найбільш примітне. Думаю, Ви вже знаєте, що Excel чудовий для роботи з числами і для виконання різних обчислень, але він також відмінно справляється, коли потрібно представити інформацію. Крім створення таблиць і підрахунку значень, Ви можете робити в Excel найрізноманітніші речі, такі як розкладу, календарі, етикетки, інвентарні картки і так далі. Подивіться уважніше на шаблони, які пропонує Excel при створенні нового документа:

Тепер Ви можете вводити дані, зберігши всі формати, шрифти, кольори і дизайн.

Спеціальна вставка> Формати: основні моменти

1. Виділіть дані.
2. Скопіюйте їх.
3. Виділіть клітинку, в яку хочете вставити дані.
4. Натисніть Paste Special (Спеціальна вставка).
5. Відзначте опцію Formats (Формати).
6. Натисніть ОК.

Копіюємо ширину стовпців на інший аркуш

Ви коли-небудь втрачали багато часу і сил, кружляючи навколо своєї таблиці і намагаючись відрегулювати розміри стовпців? Моя відповідь - звичайно, так! Особливо, коли потрібно скопіювати і вставити дані з однієї таблиці в іншу. Існуючі настройки ширини стовпців можуть не підійти і навіть, незважаючи на те, що автоматична настройка ширини шпальти - це зручний інструмент, місцями він може працювати не так, як Вам хотілося б. Спеціальна вставка> Ширини стовпців - це потужний інструмент, яким повинні користуватися ті, хто точно знає, чого хоче. Давайте для прикладу розглянемо список кращих програм US MBA.

Як таке могло статися? Ви бачите, як акуратно була підігнана ширина стовпця за розміром даних на малюнку вище. Я скопіював десять кращих бізнес-шкіл і помістив їх на інший аркуш. Подивіться, що виходить, коли ми просто копіюємо і вставляємо дані:

Вміст вставлено, але ширина стовпців далеко не підходяща. Ви хочете отримати таку саму ширину стовпців, як на вихідному аркуші. Замість того щоб налаштовувати її вручну або використовувати автоматичний підбір ширини стовпчика, просто скопіюйте і зробіть Paste Special (Спеціальна вставка)> Column Widths (Ширини стовпців) на ту область, де потрібно налаштувати ширину стовпців.

Бачите, як все просто? Хоч це і дуже простий приклад, але Ви вже можете уявити, як буде корисний такий інструмент, якщо лист Excel містить сотні стовпців.

Крім цього, Ви можете налаштовувати ширину порожніх клітинок, щоб задати їм формат, перш ніж вручну вводити текст. Подивіться на стовпці E і F на зображенні вище. На зображенні внизу я використовував інструмент Спеціальна вставка> Ширини стовпців. щоб розширити стовпці. Ось так, без зайвої суєти Ви можете оформити свій лист Excel так, як Вам завгодно!

Спеціальна вставка> Ширина стовпців: основні моменти

1. Виділіть дані.
2. Скопіюйте виділені дані.
3. Поставте курсор на ту осередок, ширину якої Ви хочете налаштувати.
4. Натисніть Paste Special (Спеціальна вставка).
5. Відзначте опцію Column Widths (Ширини стовпців).
6. Натисніть ОК.

Спеціальна вставка: розділити і помножити

Пам'ятайте наш приклад з печивом? Гарні новини! Гігантська корпорація дізналася про нашу благодійної акції та запропонувала збільшити прибуток. Після п'яти тижнів продажів, вони вкладуться в нашу благодійність, так що дохід подвоїться (стане в два рази більше) в порівнянні з тим, яким він був на початку. Давайте повернемося до тієї таблиці, в якій ми вели облік прибутку від благодійної розпродажу печива, і перерахуємо прибуток з урахуванням нових вкладень. Я додав стовпець, що показує, що після п'яти тижнів продажів прибуток подвоїться, тобто буде помножена на 2.

Весь дохід, починаючи з 6-го тижня, буде помножений на 2 .Щоб показати нові цифри, нам потрібно помножити відповідні комірки стовпчика C на 2. Ми можемо зробити це вручну, але буде набагато приємніше, якщо за нас це зробить Excel за допомогою команди Paste Special (Спеціальна вставка)> Multiply (Помножити). Для цього скопіюйте комірки F7 і застосуєте команду на осередки C7: C16. Підсумкові значення оновлені. Відмінна робота!

Як бачите, інструмент Спеціальна вставка> Помножити може бути використаний в самих різних ситуаціях. Точно так само йдуть справи з Paste Special (Спеціальна вставка)> Divide (Розділити). Ви можете розділити цілий діапазон комірок на певне число швидко і просто. Знаєте, що ще? За допомогою Paste Special (Спеціальна вставка) з опцією Add (Скласти) або Subtract (Відняти) Ви зможете швидко додати або відняти число.

Спеціальна вставка> Розділити / Помножити: основні моменти

1. Виділіть клітинку з числом, на яке потрібно помножити або розділити.
2. Скопіюйте виділені дані.
3. Поставте курсор на ті осередки, в яких Ви хочете виконати множення або ділення.
4. Натисніть Paste Special (Спеціальна вставка).
5. Відзначте опцію Divide (Розділити) або Multiply (Помножити).
6. Натисніть ОК.

Отже, в цьому уроці Ви вивчили деякі дуже корисні можливості інструменту Спеціальна вставка. а саме: навчилися вставляти тільки значення або форматування, копіювати ширину стовпців, множити і ділити дані на заданий число, а також додавати і видаляти значення відразу з діапазону комірок.