СМЯ в питаннях і відповідях faq по СМЯ і haccp замітки управлінця

На якому принципі побудована система управління документацією в організації?

Для такого завдання, на практиці часто використовується поділ документів на:

  • Контрольний примірник - єдиний еталонний документ, на підставі його створюються інші копії;
  • Врахована копія - копія контрольного примірника; керівні документи, які говорять, що і як робити - мають облікові копії, форми для заповнення не мають облікових копій;
  • Інформаційна копія служить для загального ознайомлення, на їх основі можна приймати рішення;
  • Анулювання екземпляр - застаріла версія документа, повинна бути знищена або ізольована від співробітників, щоб не її навіть випадковим чином не можна було використовувати.

Крім того, необхідно, щоб кожен документ був однозначно ідентифікований (код документа) і містив необхідні дані для управління ним, наприклад:

  • версія документа
  • Область поширення документа
  • Дата введення в дію документа
  • Планована дата перегляду документа
  • Відповідальний за актуалізацію документа
  • Відповідальний за зберігання документа

СМЯ в питаннях і відповідях faq по СМЯ і haccp замітки управлінця

Якщо зовнішній документ, який потрапляє в організацію, вже має код, його треба кодувати?

Таке бажано, але не обов'язково. Тобто документ може мати і зовнішній код і внутрішній код. Наприклад, при надходженні листа з зовнішньої організації на ньому стоїть номер вихідного у них документа. Ви ж ставите номер вхідного для себе документа. Це є звичайною практикою для канцелярій (управлінь справами, секретарів). Але якщо Ваша організація зможе управляти входить документацією на базі зовнішніх кодів - тоді можете не кодувати.

За яким принципом має здійснюватися кодування документів?

Кодування документів може ґрунтуватися:

  • від бізнес-процесів - процеси має бути попередньо прокодіровани;
  • від номерів підрозділів - підрозділи перед цим повинні бути прокодіровани; документи, які не пов'язані з СМК можуть бути прокодіровани на основі кодів підрозділів, які з ними працюють;
  • від номерів пункту стандарту;
  • від структури документації - вся документація організації повинна бути розбита на групи і подругруппи.

Навіщо необхідно кодування документів організації?

Чи існує стандарт / посібник із правил кодування документів СМЯ?

Такого офіційного стандарту немає. В ISO 9001 є одна вимога: документ повинен бути однозначно ідентифікуємо. Усе.

Яким чином це досягається - особиста справа організації. Більш того, кодувати їх не обов'язково. Якщо організації зручно управляти документами за назвами, без кодів - це теж допускається. Інша справа, якщо документів більш ніж 10 або 20, то без кодів обійтися важко. Але це особистий вибір організації, яка впроваджує систему якості.

З особистого досвіду: організації в 98% випадків кодують документи.

Кодування може робитися:

  • Від процесу. Процеси пронумеровані і всі документи, які їх супроводжують, мають частиною свого номера номер процесу.
  • Від пункту стандарту. Тобто яким документом закривається вимога стандарту, такий код і міститься в коді документа. Наприклад, найчастіше все методики, які описують управління документації, мають в своєму номері 4.2 (ISO 9001, п.4.2 Вимоги до документації).
  • Наскрізна нумерація кодів всіх документів: 1,2, 3, 4 ....

Принцип кодування не важливий. Головне систему створити і її дотримуватися.

Хто є власником контрольного примірника стандарту підприємства (СТП)?

Хто є власником контрольного примірника стандарту підприємства? Чи може служба, що відповідає за процес, бути власником контрольного примірника СТП? Або обов'язково необхідно, щоб відділ який займається впровадженням та наглядом за функціонуванням СМК, був власником контрольного примірника СТП?

Це питання ніяк не регламентується вимогами ISO. Держателем контрольного примірника може бути хто завгодно. аби це було зручно підприємству.

З точки зору практики можу порекомендувати наступне: Якщо служби дуже свідомі, то можна зберігати у них контрольні екземпляри документів, якщо немає - тоді централізовано.

Для підприємства важливіше не те у кого зберігається контрольний примірник, а хто відповідає за його актуальність!

Які розділи можна використовувати в стандарті підприємства "Управління документацією"?

Використовувати кимось написаний регламенти без ретельної "притирання" до місцевих особливостей не рекомендується.

Приклад одного з варіантів структури документа:

  • Опис бізнес-процесу
  • Методика виконання бізнес-процесу
    • систематизація документів
    • Відповідальні за контроль
    • Ідентифікація документів і записів
  • Статуси документів
  • Управління внутрішніми документами
    • Вимоги на оформлення
    • Розробка нового нормативного документа
    • поширення документів
    • Внесення змін
    • Контрольні та враховані екземпляри
    • Управління організаційно-розпорядчими документами (ОРД)
    • Розробка нових ОРД
    • Управління вхідний документацією
    • узгодження ОРД
    • Контроль виконання документів
    • Порядок розповсюдження і зняття копій
    • Формування папки справ
    • Підготовка документів до передачі в архів
  • Управління зовнішніми нормативними документами

Як правильно оформити посилання на стандарт?

Як вносити зміни в документацію?

Якщо штат співробітників збільшився, дещо змінилася структура підприємства, виявлені деякі невідповідності в документації СМЯ, як задокументувати зміни (їх багато), або краще зробити 2-е видання деяких документів? Чи потрібно обумовлювати внесені зміни?

Система документації повинна відображати всі зміни, які відбуваються на підприємстві.

Якщо ж зміни серйозні, і вони зачіпають виконання робіт, перерозподіл повноважень, вводяться нові функції для співробітників, то в таких випадках рекомендується вносити зміни відразу ж в документ і ознайомлювати з ними людей.

Як вносити зміни?

Перевірена року радянська система ЕСКД: основний документ не змінюється або змінюється раз в "п'ятирічку", а до нього робляться зміни - вклеюються, викреслюються, вписуються, потім йдуть зміни на зміни. Система перевірена роками. Наскільки вона ефективна? Питання.

Якщо документи невеликі і правок багато, то краще робити таку редакцію документа - редакція №1, №2 і т.д.

Якщо змін багато по тексту, тоді не видно сенсу писати "тут зміна, тут зміна і тут зміна".

Якщо ж в основному тексті документа немає змін, а з'являється новий пункт або всередині існуючих пунктів додаються абзаци, то для уважного прочитання співробітниками внесених змін, краще позначати відповідні місця. У документації по системі якості рекомендується писати таке правило: "Зміни, внесені в документ, позначаються суцільний рисою зліва".

Чи потрібно обумовлювати внесені зміни?

Потрібно, тому що це пряма вимога стандарту. Всі зміни, які подаються, вносяться, повинні проходити реєстрацію. Найчастіше це відбувається через подачу пропозицій щодо змін і реєструються в Журналі реєстрації змін. Форма журналу може бути вислана. Звертайтеся.