Службовий лист - як правильно написати службовий лист

Текст будь-якого виду листи повинен бути лаконічним, грамотним, що несе ясну і точну інформацію.

Залежно від інформації, яка представлена ​​в листі, воно може бути:

Зазначені види службового листа - основні. Видів існує безліч дивлячись на викладену інформацію:

На деякі види службових листів можна не відповідати, наприклад, на запрошення або інформаційні. Але є види листів, в основному, від державних установ, в яких встановлені терміни реагування на послання.

Бланк службового листа

Службові листи пишуть на фірмових бланках організації, спеціально розроблених для цього виду кореспонденції. Причому в держ. структурах їх форму розробляє і затверджує спеціальна служба, а в приватних і невеликих компаніях - діловод і стверджує директор.

В обов'язковому порядку на бланку службового листа покладається вказати наступні реквізити:

Проставлені на службовому листі відмітки про виконання, резолюції, підписи керівництва також належать до числа реквізитів листа.

Реквізити «вихідний і вхідний номер документа» фіксуються в журналах вихідної і вхідної кореспонденції.

Як правило, бланком службового листа є аркуш формату А4 і реквізити розташовують у верхньому кутку. Посередині бланка реквізити розташовують рідше, в основному, таку форму використовують держустанови. Для листів з невеликим обсягом тексту (що не перевищує 8 рядків) допускається формат А5.

Як оформити службовий лист

Оформляючи службовий лист, звертають увагу на наступні моменти:

• Воно повинно бути написано на фірмовому бланку;
• Бланк повинен містити всі реквізити організації;

• В організації, куди було направлено лист, після його виконання на ньому проставляється відмітка про це і позначка про направлення його в архів;
• Вірно складений лист підписується посадовою особою;
• Вся інформація, надана в листі, повинна бути достовірною;
• Службові листи складаються в двох примірниках, один з яких направляється, а інший залишається в організації;

Вид листи оформляють, виходячи з викладеної в ньому інформації - лист-запит, лист-нагадування і т.д.

Шаблон службового листа

Складати службовий лист можна за таким шаблоном:

Тексту службового листа слід бути коротким, зрозумілим, містити достовірні факти.

Як написати службовий лист

• Насамперед слід конкретизувати мету, з якою буде написано лист;
• Позначити вид письма;
• Викладати свої думки коротко і зрозуміло;
• Чітко визначити дії, яких ви очікуєте в якості виконання листа;

Зразок службового листа

Директору хлібозаводу №5

Про відвідування хлібозаводу (заголовок листа)

Шановний Петре Тимофійовичу!

Прохання виділити фахівця, який провів би учням екскурсію по хлібозаводу. Кількість учнів 35 чоловік.

Додаток: Список учнів на 1 аркуші в 1 примірнику.

Директор школи Підпис Н.П. крута