Складання товарного звіту, касового звіту, здача грошей в головну касу магазину

Документальне оформлення касових операцій

Операції, що відображають надходження готівки в касі і їх видачу з каси, називаються касовими операціями.

Касові операції на торгових операціях виконують старші касири, контролери-касири та касири торгівельного залу. Керівник торгового підприємства після зарахування касира на роботу зобов'язаний ознайомити його з діючими правилами ведення касових операцій. Потім з касиром укладають договір про повну матеріальну відповідальність, і в разі незабезпечення збереження цінностей він зобов'язаний відшкодувати завдані збитки.

У разі необхідності залишення касиром роботи (через хворобу тощо) наявні у нього під звітом цінності повинні бути негайно перераховані, прийняті іншим касиром в присутності керівника і головного бухгалтера або осіб, які їх замінюють, і оформлені актом за їх підписами. Касиру забороняється передовіряти доручену йому роботу іншим особам. Основною формою грошових розрахунків з покупцями є розрахунок за допомогою контрольно-касових машин. При отриманні від покупців готівки необхідно перевірити платоспроможність грошових квитків.

Повернення готівки з каси за невикористаними чеками здійснюється за наявності на чеку дозвільного напису керівника або адміністратора торгового підприємства. Невикористані чеки зберігаються в касі до кінця робочого дня, а потім їх наклеюють на аркуш паперу, складають «Акт про повернення грошових сум покупцям по невикористаних касових чеках» і записують цю суму в книгу касира-операціоніста для зменшення суми виручки.

В кінці робочого дня касир-операціоніст повинен скласти гроші по купюрам і здати старшому касиру або завідувачу магазину. Щодня в кінці робочого дня торгова виручка повинна надходити в банк.

Роздрібні підприємства можуть здавати готівку:

· У каси установ банків, в тому числі що знаходяться при магазинах;

· Інкасаторської служби банків і Національного банку РБ на підставі договору;

· Експлуатаційним підприємствам Міністерства зв'язку РБ для перекладу на відповідні рахунки в установи банків.

Терміни здачі готівки для роздрібних підприємств - щодня в день надходження грошей.

Найбільш поширеною формою в роздрібній торгівлі є здача торгової виручки через інкасаторів банку, з якою укладено договір про збір грошової виручки.

Кожному магазину в залежності від обсягу товарообігу видається необхідна кількість інкасаторських сумок, на яких вказується:

· Дробний номер (в чисельнику - номер підприємства, під яким він зареєстрований, в знаменнику - порядковий номер сумки)

Магазин надає в банк два зразка відбитків пломб, якими опломбовуватимуть сумки. Ці зразки завіряються пломбою начальника служби інкасації і один примірник передається в магазин для пред'явлення інкасаторам, другий - в касу перерахунку для контролю.

Інкасатор збирає виручку за спеціальним маршрутом в певний час. Зазвичай приїзд приурочується до часу закриття магазину, для того, щоб не допустити великих залишків грошових коштів а головною касі. До приїзду інкасатора касир повинен підготувати до здачі виручку в опломбованій сумці. Для цього підбирає гроші по купюрам і складає їх в одному напрямку, однаковою стороною, формує пачки по сто штук, підраховує суму грошей, підготовлених до здачі.

Для документального оформлення касових операцій використовують супровідну відомість, яка складається в трьох примірниках. Перший (сама супровідної відомості) вкладається в сумку; другий (накладна) - здається інкасатору; третій (копія супровідної відомості) залишається в магазині з відміткою інкасатора. Для контролю за зданої сумою виручки на зворотному боці першого і другого примірника міститься покупюрного опис, що здаються грошей.

Крім обов'язкових реквізитів вказують: хто здає і отримує виручку, відділ банку і номер рахунку, куди виручка зараховується.

При врученні сумки касир зобов'язаний перевірити:

1. Посвідчення особи з фотографією та зразком підпису;

2. довіреність банку на право збору виручки;

3. явочну картку;

4. порожню грошову сумку;

Інкасатор, отримавши грошову сумку і накладну, ставить дату, підпис і штамп банку на третьому примірнику супровідної відомості, що залишається в магазині і є підставою для обліку руху грошей. У касі перерахунку сумку розкривають, перераховують виручку, звіряють з препроводительной декларації. У разі виявлення недостачі (надлишків), неплатоспроможних знаків працівники банку складають в односторонньому порядку акт.

Перевірка виручки і її зарахування на рахунок магазину здійснюється на наступний день.

Звітність по головній касі

Роздрібні торгові підприємства враховують всі надходження і видачі готівки в касовій книзі за формою КО-4, що забезпечує контроль за рухом грошей, їх збереження. Допускається ведення касової книги усіма структурними підрозділами підприємства.

Касова книга заповнюється в порядку, встановленому законодавством Республіки Білорусь. Касова книга повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника та головного бухгалтера підприємства.

Записи в касовій книзі ведуться в двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою до повного використання листів.

Кожен аркуш касової книги складається з двох рівних частин. Невідривна частина листа як перший примірник залишається в касовій книзі. Відривна частина листа є другим екземпляром і заповнюється з лицьового і зворотного боку через копіювальний папір.

Другі екземпляри аркушів служать звітом касира.

Перші і другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.

Підчищення і не завірені виправлення в касовій книзі забороняються. Виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера або особа, призначена замість.

Записи в касову книгу проводяться касиром відразу після отримання або видачі готівки окремо за кожним прибутковим або видатковим ордером.

Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок готівки по касі. Другий відривний екземпляр аркуша касової книги з доданими прибутковими та видатковими касовими ордерами передається в бухгалтерію як звіт касира під розписку в касовій книзі.

Звіт касира складається з двох частин - прибуткової і видаткової. У прибуткової вказують залишок грошей на початок дня, який беруть з попереднього звіту касира, і всі надходження грошей за день згідно з прибутковими касовими ордерами, а також підсумок надходження за день. У видатковій частині відображається сума виручки, яку здали в установу банку для зарахування її на відповідний рахунок, повернення грошей покупцям і інші виплати за видатковими касовими документами, а також підсумок по витраті за день. Потім виводиться залишок грошей в головній касі підприємства на кінець дня.

Всі готівкові гроші та інші цінності підприємства зберігаються в металевих шафах або сейфах, які після закінчення роботи каси закриваються ключем і опечатуються.

У терміни встановлені керівником роздрібного торгового підприємства, але не рідше одного разу на квартал проводиться раптова інвентаризація з повним полістний перерахунком готівки і перевіркою інших цінностей. Інвентаризація проводиться комісією, призначеною наказом керівника. До початку інвентаризації касир зобов'язаний скласти звіт касира і дати про те, що все що надійшли гроші оприбутковані, а вибулі списані за видатками із зазначенням останніх номерів прибуткових і видаткових касових ордерів. Акт складається у двох примірниках, підписується комісією та матеріально відповідальною особою.

При виявленні в касі недостачі або надлишків готівки та інших цінностей в акті вказується сума нестачі або надлишку і пояснюються обставини їх виникнення.

Перевірка грошових коштів в касі здійснюється і в момент проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.

Контроль за веденням касових операцій на підприємствах торгівлі покладається на головного бухгалтера.