Складаємо відомість видачі матеріальних запасів - зразок

Щодо форм, пропонованих для оформлення вибуття матеріальних цінностей (далі МЦ) за затвердженим для бюджетних організацій порядку, в наказі № 52Н є форми:

• ОКУД 0504210 «Відомість видачі матеріальних цінностей на потреби установи»;
• ОКУД 0504230 «Акт про списання матеріальних запасів».

В яких випадках підійде акт, а в яких - відомість?

Застосування тієї чи іншої форми залежить від змісту операції і виду МЦ:

• якщо МЦ списуються в момент використання і видаються для поточних завдань (господарських, наукових і т. п.), то слід застосовувати ОКУД 0504210 «Відомість»;
• якщо МЦ списуються не одноразовий в повній вартості (наприклад, основний засіб), якщо списання нормується і контролюється - потрібно оформляти ОКУД 0504230 «Акт».

Далі предметом нашого розгляду буде ОКУД 0504210 «Відомість видачі МЦ».

Як заповнити відомість на видачу ТМЦ в бюджетній установі?

Форму починаємо заповнювати з титульного (першого) листа:

• В шапку форми вноситься інформація про самій установі (для якого заповнюємо), відділі, що видає МЦ, матеріально відповідальну особу. Також в правому верхньому куті передбачено місце для стверджує написи керівника.

ВАЖЛИВО! Затвердженню керівником підлягає кожна складена в установі відомість.

Другий лист форми є інформативним. У представленій в ньому таблиці фіксуються:

• найменування видаються МЦ;
• обліковий код видаються МЦ;
• одиниця виміру МЦ;
• П. І. Б. осіб, які отримали МЦ за відомістю і місце для їх власноручного розпису в отриманні;
• кількість виданих МЦ в заявлених одиницях виміру;
• облікова вартість (ціна придбання) МЦ.

За підсумками заповнення в нижній частині таблиці проводиться калькуляція всіх виданих за відомістю МЦ по кількості і вартості.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо відомість заповнюється за допомогою технічних засобів (наприклад, на комп'ютері) - залишилися порожніми рядки прибираються. Якщо відомість в паперовому вигляді - в незаповнених рядках потрібно поставити прочерк.

Готова відомість передається в бухгалтерію установи.

Актуальний зразок заповненої відомості видачі матеріальних цінностей на потреби установи за формою ОКУД 0504210 можна скачати на нашому сайті.

Окремі нюанси обліку, що впливають на формування відомості

При обороті МЦ в бюджетних установах основне питання в тому, як правильно класифікувати МЦ для обліку та списання. Спеціальних роз'яснень регулюючих органів з даного питання немає. Разом з тим є деякі розбіжності в процедурах при одноразовому списання МЦ (за відомістю) і списання по акту. У другому випадку необхідність списання (як і рішення про закупівлю) повинна бути оформлена рішенням спеціальної комісії. Щоб не скликати комісію за кожним фактом закупівлі або видачі діроколів одноразових картриджів для оргтехніки, бюджетні організації зазвичай встановлюють певну класифікацію придбаних і витрачених цінностей. Усі вхідні в оборот установи МЦ поділяються на облікові групи, які оформляються в подальшому тих чи інших встановлених документом (відомістю або актом). Критерії цієї класифікації потрібно описати в обліковій політиці.

ВАЖЛИВО! Обраний спосіб списання не можна змінювати протягом звітного року.

І третій аспект, який розглянемо в рамках даного матеріалу, стосується присвоєння найменувань і кодів МЦ, які включаються в відомість видачі. При складанні довідника номенклатури (в першу чергу це стосується комп'ютерних програм) бухгалтеру необхідно шукати розумний баланс між докладним описом об'єкта в найменуванні, з одного боку, і відсутністю деталізації - з іншого.

Наприклад, у наведеному зразку є об'єкт - папір. Якщо в обліку записувати просто «папір», яка може купуватися за різною ціною і видаватися або по пачках, або по листам - неважко здогадатися, що в обліку швидко настане плутанина. З іншого боку, якщо надмірно деталізувати облік, наприклад, заводити окремі позиції на кожну партію паперу від різних виробників і постачальників - плутанина настане з не меншими швидкістю і ймовірністю.

У наведеному в приклад зразку знайдено виважене рішення - найменування МЦ складається за принципом 3 кроків:

• вид МЦ - «папір»;
• основні характеристики - «пачка» (т. е. і купується, і видається дана папір саме по пачках) і формат;
• вартість (ціна) щодо закупівлі - 135 руб. за пачку (даний варіант зручний при списанні за фактичною ціною і наявності постачальників з відносно стабільними цінами).

Щоб уникнути спірних питань (наприклад, з перевіряючими з вищестоящих структур) стандарт присвоєння найменувань і кодів МЦ необхідно закріпити в обліковій політиці установи.