Скільки відпрацював - стільки заробив (про табелі обліку робочого часу)

Відповідно до ч. 3 ст. 91 ТК Україна все роботодавці повинні вести облік робочого часу співробітників. Для відображення даних про відпрацьований і (або) невідпрацьованому часу, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму роботи застосовується табель обліку робочого часу. У деяких організаціях обов'язки з ведення або перевірці табеля доводиться виконувати бухгалтеру. Тому йому важливо знати вимоги до порядку оформлення даного документа. Крім того, саме на підставі табеля відбувається розрахунок і нарахування заробітної плати.

Навіщо потрібен табель обліку робочого часу

При необхідності організація може внести в уніфіковані форми додаткові реквізити або зміни в частині розширення і звуження граф і рядків з урахуванням значущості показників, включення вкладних аркушів для зручності розміщення і обробки потрібної інформації. Скоротити уніфіковані форми первинних облікових документів не можна 2.

Таким чином, оскільки витрати по заробітній платі становлять значну питому вагу при обчисленні податку на прибуток, особливе значення має застосовувана форма табеля.

Згідно ст. 132 ТК України заробітна плата кожного працівника залежить також від кількості затраченої праці, а при почасових формах оплати заробітна плата безпосередньо пов'язана з кількістю відпрацьованого часу. Тому облік робочих днів (годин), днів відпустки, простою, годин понаднормової роботи, днів відрядження і т. Д. Не тільки дисциплінує співробітників, але і грає важливу роль при нарахуванні заробітної плати.

Також табель може допомогти при підтвердженні статусу податкового резидента України 3; при підрахунку доходу співробітників, проїзд яких до місця роботи організовує роботодавець 4. і в інших ситуаціях.

Як заповнювати табель

Табель обліку робочого часу - це первинний обліковий документ, і виправлення в ньому повинні бути підтверджені підписами тих же осіб, які підписали табель, із зазначенням дати внесення виправлень.

При заповненні табеля необхідно керуватися умовними позначеннями - літерними (форма № Т-13) або цифровими (форма № Т-12) кодами, список яких наводиться в уніфікованій формі табеля.

Серед найбільш частих помилок при оформленні табеля форми № Т-13 - невірне застосування літерного коду.

Наприклад, якщо співробітник знаходиться у відпустці, то в табелі обліку робочого часу цей період позначається кодом «ВІД». В даному випадку відзначати вихідні дні необов'язково, оскільки вони входять в поняття «календарні дні відпустки». А ось неробочі святкові дні, що припадають на період відпочинку, потрібно відзначити кодом «В», так як вони не включаються в щорічну відпустку 5.

Для відображення відрядження працівника необхідно використовувати в табелі код «К».

У тому випадку, коли невідома причина відсутності співробітника на робочому місці, проставляється «НН». В уточненому табелі на цього працівника пропуск через хворобу (при наявності листка тимчасової непрацездатності) відзначається кодом «Б», а прогул, тобто відсутність на роботі без виправдувальних документів, - кодом «ПР».

Час, коли працівник перебував на підвищенні кваліфікації з відривом від роботи, позначається кодом «ПК».

При припиненні трудового договору виплата всіх сум, належних працівникові від роботодавця, провадиться в день звільнення працівника 6. Для того щоб правильно нарахувати суми, необхідно скласти табель обліку робочого часу на даного працівника на день його звільнення.

Також необхідно сплатити роботу в нічний час (48 годин) в підвищеному розмірі, але не менше ніж 35% від тарифної ставки 8.

Часто виникає питання: чи треба представляти окремий табель в бухгалтерію при виплаті авансу? Оскільки згідно зі ст. 136 ТК Україна зарплату належить виплачувати два рази на місяць, а розмір авансу повинен бути не нижче тарифної ставки робітника за відпрацьований час 9. табель рекомендується представляти два рази: перший - для виплати авансу, а другий - для остаточного нарахування заробітної плати. Але якщо в організації табель подається до бухгалтерії тільки після закінчення місяця, то порушенням це не є і організація в такому випадку відповідальності не несе. А ось у бухгалтерії можуть виникнути проблеми в зв'язку з переплатою авансу, якщо в першій половині місяця хтось із працівників був відсутній на роботі (хворів, перебував у відпустці за свій рахунок і т. П.).

Табель складається в одному примірнику уповноваженою особою (цей обов'язок може бути закріплена в посадовій інструкції, трудовому договорі або встановлено окремим наказом по основній діяльності), підписується керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби і передається в бухгалтерію, де зберігається 1 рік 10.

На закінчення можна сказати, що табель обліку робочого часу є одним з основних первинних документів з обліку робочого часу. Наявність в документообігу організації табеля обов'язково. Він підтверджує те, що співробітник дійсно відпрацював належну кількість часу, і служить підставою для нарахування заробітної плати. Отже, витрати по оплаті праці будуть вважатися документально підтвердженими.