Скасування відрядження, статті, журнал «кадрове справа»

Будь-який співробітник і роботодавець може зіткнутися з необхідністю здійснення поїздки в інше місто або регіон з робочого питання. Але особливі проблеми можуть виникати, якщо присутня необхідність скасування поїздки або її перенесення на певний термін в зв'язку з не залежними від нас причинами. Необхідно грунтовно розібратися в питанні того, як правильно і грамотно здійснити процедуру скасування відрядження і повернення співробітника на робоче місце.

З даної статті ви дізнаєтеся:

• чи може знадобитися відміна відрядження;
• який порядок дій при скасуванні відрядження;
• які зустрічаються приклади службової записки та наказу про скасування відрядження;
• як правильно повернути авансові кошти, які не використовуються через скасування відрядження.

Ніхто не застрахований від виникнення проблемних ситуацій, і навіть ґрунтовно планована поїздка може закінчитися, так і не розпочавшись. Саме в таких випадках, якщо вони стосуються майбутньої подорожі по здійсненню робочих питань (підписання договорів, налагодження зв'язків зі структурними підрозділами в інших регіонах) необхідно знати, як правильно оформити операцію перенесення або повної відміни відрядження.

Порядок дій при скасуванні відрядження

Слід відразу уточнити, що будь-які зміни в планах відрядження повинні підкріплюватися окремим указом або розпорядженням начальника, а вводити будь-які зміни в уже виданий і підписаний документ забороняється.

Причинами для скасування поїздки можуть служити:

Необхідність працівника відправитися на лікарняний

Даний фактор може виникнути перед поїздкою або, безпосередньо, під час здійснення трудових обов'язків. У другому випадку працівника необхідно відкликати з відрядження і виписати відповідний наказ, після чого особа має право відправитися на лікарняний.

За особистим або сімейним обставини

Законодавством не встановлено класифікація сімейних обставин, за якими співробітник може бути відкликаний з відрядження. Відповідно, роботодавцю необхідно відобразити даний момент в статутних документах підприємства.

Через погані погодні умови;

Дане питання також потребує відображенні в локальних актах організації.

Правильним буде наступний порядок скасування відрядження:

• виявлення причин скасування поїздки і збір необхідної документації;
• складання службової записки з чітким формулюванням і зазначенням причини;
• видання і підписання керівником відповідного наказу;
• складання авансового звіту та повернення невикористаних матеріальних і фінансових коштів (відрядження).

Для документального підтвердження скасовувати поїздки будуть потрібні: наказ, авансовий звіт, службова записка, документи, які підтвердять фактичне використання певної частини фінансових коштів.

Читайте по темі в електронному журналі

Приклади службової записки та наказу про скасування відрядження

Наказ, як і службова записка, складається в довільній формі, але документ повинен включати в себе наступні пункти:

• безпосереднє розпорядження директора фірми про скасування поїздки;
• посаду, прізвище, ім'я та по батькові відкликається з відрядження співробітника;
• інформацію про призначення відповідального працівника, відповідального за повернення всіх матеріальних засобів та оформлення авансового звіту;
• вказати підставу, що служить скасуванням поїздки.

Всі необхідні документи повинні бути зареєстровані в журналі реєстрації наказів і розпоряджень. Зверху бланків проставляється реєстраційний номер, а в нижньому блоці інформації проставляється підпису начальника, відповідальної особи та співробітника, який повинен був відправитися у відрядження.

Як правильно повернути авансові кошти, які не використовуються через скасування відрядження?

Звітні фінансові кошти, видані працівникові для проїзду і проживання в іншому місті або регіоні, куди він повинен був відправитися у відрядження, повинні бути повернуті в касу фірми не пізніше, ніж через три дні, відлік яких ведеться з першого дня виходу на роботу відкликаного співробітника після процедури скасування поїздки. Основним, що підтверджує повернення грошей і матеріальних цінностей документом, служить авансовий звіт, який необхідно заповнити за формою АТ-1.

Якщо відгук співробітника з відрядження пройшов не заздалегідь, а під час її проходження, то такий працівник зобов'язаний повернути виключно невикористані кошти - відшкодовувати матеріальні втрати по вже витраченим фінансів він не зобов'язаний, якщо відрядження зірвалась не через дій людини, яка порушувала статутні порядки установи.

вкладені файли

• Форма № АТ-1. авансовий отчет.xls
• Положення про командіровках.doc