Система зберігання документів вдома
Напевно у кожної людини складалися такі обставини, при яких потрібно було терміново знайти вдома якийсь документ. Було і у вас напевно таке? І як ви справлялися з цим? Пошук займав всього кілька хвилин? Або цілий день і всією сім'єю: wacko.
Якщо друге, то вам пора задуматися про організацію зберігання документів. Звучить сухо, «по-казенному». Але що поробиш ... Реалії такі, що «без папірця ти комашка».
Завести окремі папки-реєстратори для окремих груп документів.
«Здоров'я» або «Медицина».
В папці-реєстратора в окремих папках для файлів зберігати документацію на кожного члена сім'ї.
Медичні документи бажано все копіювати, тому що в поліклініках часто втрачають картки. Ще дуже важливо робити копії документів після обстеження, тому що чорнило з часом блякнуть, і розібрати надруковане буває дуже важко, а часом неможливо. У нас таке було з результатами обстеження зору у сина. Роздруківка після комп'ютерного обстеження була просто нечитабельним.
"Комунальні платежі".
У папках для файлів в окремих файлах буде знаходитися договір з організацією надає послуги, квитанції на оплату підключення послуги, пломбування лічильників, встановлення обладнання. Так само в окремому файлі квитанції про оплату за поточний рік.
Обов'язково уточніть, скільки зберігати квитанції. Зазвичай це термін 3 роки, тобто після закінчення цього терміну квитанції можна викидати. Але ... Справа в тому, що бували випадки, коли старі квитанції допомагали у вирішенні спірних питань в суді. Так що вирішувати вам, скільки зберігати квитанції.
Тут зберігається вся інформація по рахунках в банках, за кредитними картками (можна чеки з банкоматів). Поділ можливо по різним банкам.
Для кожного працюючого члена сім'ї окрема папка для файлів, в якій зберігаються договору, різні «папірці» про зарплату, можливо резюме.
«Авто» або «Транспорт» (якщо є).
Якщо машин кілька, то ведеться папка для кожної з них. Тут необхідно зберігати всю документацію та інформацію, що стосується машин.
«Нерухомість».
У цій папці зберігаються всі правовстановлюючі документи на квартири, будинки, гаражі, дачні будиночки і т.д. За окремою таткові на одиницю нерухомості.
Якщо комунальні платежі приходять однією квитанцією, то можна не заводити окрему папку «Комунальні платежі», а додати файл до цієї папки.
«Техніка».
В окремому файлі зберігати інструкцію, квитанції, гарантійний талон.
Зверху файлу можна наклеїти малярський скотч (на ньому легко писати і потім легко видалити за непотрібністю), на якому написати, коли закінчується гарантія.
"Особисті документи".
Для кожного члена сім'ї окрема папка. У ній зберігаються основні документи - свідоцтво про народження, паспорт, дипломи, різні свідоцтва і т.д.
Можливо, додати одну загальну папку для загальних документів - свідоцтво про шлюб, розлучення.
Папок у вас може бути скільки завгодно, і назви ви можете придумати свої. Але головне принцип залишається один. Групувати подібні документи в одну папку-реєстратор, вести документацію по кожній людині, підприємству, чи послузі окремо. Це дозволить знайти швидко потрібний документ в будь-який час.
І ще кілька порад.
Обов'язково зробіть паперові копії (ксерокопії) кожного документа. Зберігати копії найзручніше разом з оригіналом. У міру витрати копій, обов'язково поповнюйте їх.
Відсканувати всі важливі документи і зберігати їх на комп'ютері, на диску і на флешці.
Всі важливі документи вдома (якщо немає спеціального сейфа) можна зберігати в мінісейфів.
Один невеликий нюанс - в таких сейфах документи, гроші зберігати потрібно без пластикових папок, без гумок. У разі пожежі документи пластик від високих температур розплавиться швидше, ніж папір.
Комп'ютер дуже може допомогти у веденні домашньої бухгалтерії і документообігу. Можна зробити собі нагадування в органайзері. Наприклад, зняти показання лічильників кожного 1 числа місяця. Занести в календар дату закінчення гарантійного терміну для всіх приладів і техніки. Після цієї дати можна спокійно позбавлятися від упаковки, гарантійних талонів. А ще можна зменшити обсяг інструкцій, видаливши інструкції на іноземній мові.
Ще рекомендую завести окрему коробочку, в якій будуть зберігатися підписані дублікати ключів: good.