Система електронного архіву

Матеріал з Вікіпедії - вільної енциклопедії

Електронний архів. cистема електронного архіву - система структурованого зберігання електронних документів. забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу. відстеження історії використання документа, швидкий і зручний пошук.

Електронний архів відноситься до класу систем управління корпоративним контентом (Enterprise Content Management). Безліч організацій приходить до його впровадження через використання мережевих папок загального користування, але ще не будучи готовими до впровадження систем електронного документообігу. часто громіздких і складних, тому електронні архіви позиціонують як основу документообігу.

Особливості систем електронного архіву

Сформульовано відповідно до стандарту MoReq II [1]:

не допускає зміну документа;

дозволяє існувати єдиною фінальної версії документа;

забороняє видалення документів, крім деяких строго контрольованих ситуацій;

повинен включати строгі правила зберігання;

повинен включати строго впорядковану структуру документів (класифікаційну схему), яка задається адміністратором;

може підтримувати щоденну роботу, але в першу чергу призначений для забезпечення захищеного зберігання бізнес значущих документів.

Правові норми в сфері діяльності електронних архівів

До початку 90-х років об'єктом законодавчого регулювання були тільки КФФД в якості частини ГАФ. Але в міру розвитку інформаційних технологій електронні архіви, що включають в себе програмні ресурси, бази даних та інші групи ресурсів, стали значущим об'єктом законодавчого регулювання і навіть більшою мірою в сфері законотворчого управління.

В рамках юридичного забезпечення аудіовізуальних та електронних архівів основними суб'єктами правовідносин є засоби масової інформації. архіви і в меншій мірі фізичні особи. У ряді спеціальних законодавчих актів в якості суб'єкта правових відносин виступає держава. Це стосується галузі створення, зберігання і використання тих електронних ресурсів, які можуть містити важливу інформацію з точки зору забезпечення державної безпеки. Основний для законодавчої практики є визначення архівів як інформаційних систем. На цій посаді архіви включають в себе: Інформаційні ресурси (носії первинної і вторинної документної інформації); Інформаційні технології (засоби, що забезпечують збереження документів, забезпечення опису та доступу до документів).

Саме в якості інформаційних систем аудіовізуальні та електронні архіви виявляються об'єктом і складовою частина інформаційних відносин.

Впровадження такої системи перш за все починається з потреби структурувати електронну інформацію, незалежно від того, текстові чи це документи, мультимедіа або графіка: підписані контракти. первинна фінансова, а також технічна та проектна документація.

Електронний архів включає наступні базові функції:

управління документами і ієрархічною структурою архіву (check-in / check-out, безпеку. управління сервісами, призначення документам атрибутів);

іміджінг документів (оцифровка. трансформація, подання до різних форматах паперових документів);

потоковий ввід - прискорення занесення великого масиву типових і різнорідних документів в систему;

системи повідомлень, що дозволяють користувачам обмінюватися повідомленнями, а також призначати завдання і відстежувати статус їх виконання.

Залежно від різновиду системи архіву та її призначення, з'являються специфічні функції, наприклад:

для систем автоматизації архівного діловодства - формування та оформлення архівних справ, автоматичне формування номенклатури справ, облік і контроль використання справ;

для архівів нормативно-технічної документації - функція актуалізації, що нагадує користувачеві про необхідність перевірити актуальність представленого в системі стандарту;

для архівів фінансової (платіжної) документації - функція вибірки, що дозволяє в найкоротші терміни вивести весь необхідний перелік документів, що вимагається, наприклад, для податкових перевірок.

Система автоматизації архівної діловодства необхідна для архівного підрозділу підприємства. Допомагає формувати архівні справи, номенклатуру справ, вести облік, контролювати дати обов'язкового зберігання і т. Д.

Електронний архів фінансової (платіжної) документації забезпечує централізований облік і зберігання електронних образів первинних фінансово-економічних документів, договорів та інших документів, що мають відношення до фінансово-економічної діяльності підприємства.

Електронний архів проектної документації дозволяє проектним організаціям зберігати весь спектр документів, як то: креслення. кошторису. пояснювальні записки і багато іншого.

Електронний архів технічної документації призначений для організацій, чия діяльність пов'язана з постачанням товарів і забезпечує зберігання супутньої технічної документації (керівництва користувача. Технічні характеристики і ін).

Електронний архів юридичної документації, що містить договори і супутню документацію;

Електронний архів кадрової документації, що використовується для зберігання особистих справ, трудових договорів. наказів і розпоряджень. інструкцій і регламентів всередині компанії;

Електронний архів конструкторської документації дозволяє організувати доступ до копій креслень. незалежно від їх давності.

Етапи створення електронного архіву

Кількість етапів створення подібної системи залежить від того, чиїми силами буде виконуватися такий проект - самої організації або ж компанії-аутсорсера. У загальному вигляді черговість така:

Обстеження компанії. Результатом його повинен стати документ, що відображає поточний стан документів, які будуть перебувати в архіві, їх кількість, структуру і взаємозв'язки. У нього також повинна увійти інформація про підрозділи, які будуть користуватися архівом, технічною відсталістю та програмної базі компанії, можливості інтеграції з іншими системами, з яких необхідний доступ, а також про рівень підготовленості співробітників. На основі цього документа пишеться технічне завдання.

Установка і настройка системи електронного архіву. На даному етапі також купується (при необхідності) обладнання для організації поточного введення документів (промислові сканери. Сервери і робочі станції обробки документів) і для довготривалого захищеного зберігання даних (RAID-масиви. Бібліотеки на різних носіях).

Наповнення системи, найбільш трудомісткий процес, що включає в себе:

Сканування документів - починаючи з їх підготовки і закінчуючи перевіркою якості отриманих після оцифровки зображень;

Введення інформації в систему, що включає в себе або, як мінімум, створення картки електронного документа з описують його атрибутами, або - повнотекстової бази наявних документів, а також верифікація даних.

Необхідно розрізняти залповий введення - одноразовий введення в систему великого масиву документів, що формує архівний фонд - і поточний введення - сканування поточних документів і їх подальший введення в систему в міру появи.

Інтеграція системи електронного архіву з паперовим архівом. Робота включає в себе вибір ознак систематизації загальних для паперової частини архіву та електронної частини архіву. При цьому для паперової частини архіву можна передбачити переклад архіву на одну з Систем Управління Паперовими Документами.

український ринок електронних архівів

Розробники програмного забезпечення для організації електронних архівів (Компанія ReDocs, DocuWare. «ITS - Системна інтеграція». Алеї Софтвер. Корпорація «Електронний Архів». Архісофт. Компанія «ЕОС». Компанія ТОВ «Докфлоу Бест Практіс».);

Постачальники і виробники обладнання (Тріал Електронікс ПЛС. Корпорація "Електронний Архів". Пірит. Canon. Kodak);

Розробники систем електронного документообігу та діловодства (ЕОС. DocsVision. OPTIMA-WorkFlow);

Розробники систем оптичного розпізнавання символів (ABBYY. CuneiForm. OmniPage);