Sincerely yours ... або як правильно закінчувати ділові листи, marie claire

Коли я вчилася в Магістратурі в Німеччині, задавалася тим же питанням - як правильно закінчувати лист на німецькому, коли я пишу заяву ректору, відправляю резюме роботодавцю або питаю у малознайомих одногрупників, що задали по теорії кіно. Англійською я все це вміла (так мені здавалося), а німецький був новою мовою, на якому я розмовляла набагато краще, ніж писала. Кожен раз мене «рятував» Google, а потім виявлялося, що він тільки псував мої стосунки з людьми. Я не розуміла, як працює ієрархія підписів. Коли я пишу занадто вальяжно, а коли моя остання фраза в листі надмірно і недоречно офіційна? Я знаю, що багатьом людям, які спілкуються з клієнтами, партнерами та інвесторами англійською, ця ієрархія також незрозуміла. Що я маю на увазі? Давайте розберемо на прикладі того, як треба починати листи.

питання імені

Стандартна помилка - переводити фразу російською мовою аж до коми. Наприклад: "Hello, Mr. Peter! "Або" Hello, Peter! "В англійському не ставиться кома перед зверненнями, і в кінці привітання ви рідко зустрінете знак оклику, якщо тільки вам не пише добрий друг в стилі" Hey you! "Або" Hey Mike! "

З «дружніх обіймів» - в холодний пул «контактів»

У цьому місці мені зазвичай задають питання: А яким ім'ям їх називати? «Містер» або можна просто «Джон»? «Міс» або «Місіс»? Якщо коротко, то є два правила:

Звертаючись до жінок, завжди пишіть Ms (miss), щоб уникнути навіть натяку на конфлікт або нерозуміння. Це звернення прийнятно для жінок будь-якого віку і будь-якого сімейного стану.
Завжди звертайтеся до людини так, як він себе представив. Якщо він представився як Джон, можна написати йому "Dear John". Якщо він помер як John Smith, не потрібно завчасно скорочувати дистанцію і опускати слово "Mister". Почніть лист до нього зі слів "Dear Mr. Smith ". Це ж правило діє навпаки. Якщо в першому листі ви привіталися в стилі "Dear John", а потім раптом вирішили, що даремно ви звернулися просто по імені (з керівником представництва в усій Східній Європі треба бути ввічливіше), і наступного разу пишете йому "Dear Mr. Smith ", ви раптом позначаєте дистанцію. Іноді це виглядає комічно, а іноді може стати причиною непорозуміння. Зазвичай ми дистанціюємося від людей, з якими не особливо хочемо мати справу або які перевищили кредит нашої довіри.

Російською це виглядало б приблизно так. Спочатку ви пишете: «Привіт, Вася!», Він вам відповідає в дружньому тоні і підписується: «Запрошую на ланч! Вася ». А наступний лист до Васі ви починаєте зі слів: «Шановний Василю Олегович!» Що б ви подумали на місці Васі? Швидше за все, Вася вирішить, що зробив або написав щось не те, раз його раптом попросили вийти із зони «дружніх обіймів» і знову відправили в холодний пул «контактів». Те ж саме подумає Джон. Тому, якщо ви працюєте з іноземцями, звертайте увагу на те, як люди представляються, коли ви знайомитеся, і які підписи ставлять в своїх листах.

Simply the best

Тепер про підписи. Варіантів багато, і всі вони щось значать. Що, наприклад, означає слово «best»? У тій же Магістратурі у нас була професор з США, яка завжди закінчувала свої мейли так: «best, Susan». На той момент для мене це було абсолютно нове правило етикету в англійському, який, як мені здавалося, я знала дуже добре.

Виявляється, це найбезпечніший варіант закінчувати ділові листи. Ієрархія відтінків виглядає так:

«I wish you all the best, Susan», «All the best, Susan» і «Best, Susan»

Перший варіант самий офіційний. Поступово ви просувається до третього варіанту. Якщо обговорюючи, хто і як завтра буде презентувати проект, ви вже 25 раз обмінялися листами між собою, нерозумно щоразу писати «I wish you all the best». Навіть «best» вже буде зайвим. У недавніх випусках Bloomberg писав, що сьогодні люди ставляться до мейл більше як до текстових повідомлень, особливо, якщо листування йде в режимі реального часу. Тобто, ви тут же відповідаєте, щоб вирішити якесь питання. Такі листи цілком прийнятно залишити без привітання і без ввічливого прощання.

Особливо з ростом популярності таких сервісів, як Slack, електронні листи все більше нагадують текстові повідомлення: люди не вітаються і не прощаються, вони відразу переходять до справи. Проте, коли ми пишемо лист потенційному клієнту, партнеру або роботодавцю, правила етикету все ще діють. Чи не привітатися і не попрощатися з людиною, якій ви пишете в перший (і навіть у другій) раз все ж неважливо.

Вest or warmest regards

Отже, розберемо кожен варіант окремо

«Yours Faithfully» - напевно, самий застарілий і самий офіційний варіант. Висловлює глибоку повагу до співрозмовника. Фраза цілком прийнятна в країнах Близького і Середнього Сходу, але в Західній культурі зустрічається рідко і використовується тільки за умови, що ви почали лист зі слів «Dear Sir».

«Yours sincerely» або «Sincerely» - це підходящий варіант, якщо вам потрібно бути особливо ввічливим, але не більше того. Ніякої «теплоти» або «щирості» тут немає. Так закінчує лист юрист, який все одно виставить вам неймовірний рахунок, або людина, з яким у вас є розбіжності в бізнесі, але має сенс продовжувати співпрацювати і тримати професійну дистанцію. Так можна і потрібно закінчити супровідний лист потенційному роботодавцю. Так закачують лист, яке почали з обігу по імені ( «Dear John» / »Dear Mr. Jones»).

Один нюанс: «Yours sincerely» дійсно може відображати ваше трепетне і щире ставлення до людини, якщо ви пишете лист родичеві, члену сім'ї або дуже близького друга. Але оскільки ця колонка присвячена бізнес-спілкування, я буду робити акценти саме на тому, що вже завтра може стати в нагоді вам в офісі.

«Best» - найбезпечніший і популярний варіант в діловому листуванні між носіями англійської мови. Коли сумніваєтеся, друкуйте ці чотири букви, кому і своє ім'я.

«Thanks» - теж безпечний, але приївся варіант. Люди пишуть «спасибі» всюди, навіть коли вони особливо ні за що не дякують, тому використовуйте його, коли дійсно хочете сказати «спасибі». Додайте знак оклику - «Thanks!», Щоб показати, що ви пишете це слово не автоматично.

«Many thanks» - це хороший варіант, якщо людина вам допоміг або пообіцяв допомогти, і ви щиро хочете висловити подяку. В інших випадках він здається шаблонним і нещирим.

TTYL, TAFN. etc. То чи не варто писати, як би вам не хотілося показати, що ви знаєте ці скорочення. TTYL ( «talk to you later») or TAFN ( «that's all for now»). Такі варіанти непрофесійні і можуть збентежити вашого співрозмовника, який їх не знає або не звик до такого стилю спілкування (Outlook - все-таки не месенджер).

«Speak with you soon» / «Talk soon» - перший варіант більш формальний, другий - простіший. Їх варто використовувати тоді, коли ви насправді мають намір незабаром поговорити з цією людиною. В іншому випадку це нещиро і не послужить поліпшенню ваших відносин зі співрозмовником.

«More soon» - так пишуть, коли надали не всю інформацію в листі і обіцяють написати друге - з доповненнями і відповідями на інші питання. Якщо ви не збираєтеся цього робити, краще постаратися написати все відразу, ніж уславитися людиною, який говорить і не робить. Обіцяйте мало, робіть багато.

«XX» - такий варіант потрібно використовувати з обережністю і краще не ініціювати самому. Я зовсім не використовую його в бізнес-листуванні. Є ряд експертів, які зі мною згодні. Однак також є думка, що в деяких ситуаціях цей підпис доречна. Наприклад, «Alisa X" - варіант для дружніх, але все ж професійних записок або листів, якщо ці «дружні відносини» вже сформовані. Якщо ні, не випробовуйте долю і не малюйте два хрестика першими. Це означає «Kisses».

«XOXO» - цей варіант абсолютно неприйнятний і означає «цілу і обіймаю». Залиште його для близьких друзів і тих, з ким хочете пофліртувати.

«Cheers» - варіант, який сигналізує американцеві, що ви, швидше за все, з Англії або з Австралії, або ж вдаєте, що маєте відношення до цих країн. У США такий підпис використовується вкрай рідко. Експерти рекомендують запитати себе: «Сказали б ви це слово вголос в обличчя іншій людині?», І якщо ні, не використовувати його в якості підпису.

[ «Your Name»] - якщо закінчити лист просто своїм ім'ям, це досить «холодний» і «різкий» спосіб попрощатися. Все ж варто додати щось до того, як ви нагадаєте людині, як вас звуть, і таким чином продемонструвати своє ставлення до вашої співпраці - справжньому або потенційному.

First Initial (e.g. "A") - деякі в підпису пишуть не ім'я повністю, а тільки одну букву. Якщо ви пам'ятаєте, на початку статті я уточнювала, що то, як ви підписуєте листи, визначає те, як до вас будуть звертатися. Якщо людина в кінці ставить одну букву "W", то складно сказати, що це означає. Як до нього звертатися? Will або William? Або Wolfgang? У мене був кумедний випадок з Airbnb. Я забронювала квартиру, і господар підписував свої листи однією літерою - "E". Мені було дуже ніяково починати кожне наступне лист зі слів "Hello E", але інших варіантів у мене не було. Коли ми познайомилися, виявилося, що це дівчина, японка, і її справді так звуть - «І». У японському це ім'я зображується ієрогліфами, але дівчина вважає за краще не ускладнювати людям життя - англійською пише своє ім'я однією літерою і просить звертатися до неї саме так.

«Respectfully» - досить жорсткий варіант, і не з нинішнього століття. Якщо ви не пишете лист президенту, його можна забути. Якщо ж ви дійсно співпрацюєте з представниками державних органів і духовенства, вам слід саме так підписувати свої звернення - "respectfully yours".

«Looking forward to hearing from you» - «з нетерпінням чекаю на Вашу відповідь» може написати той, хто виконує прохання. Якщо просите ви, ні в якому разі не можна закінчувати лист так, оскільки ви квапте і ставите в незручне становище людини, який ще не погодився нічого для вас зробити.

«Take care» - це нормально, якщо ви турбуєтеся про здоров'я і благополуччя ваших друзів і родичів, але в бізнесі це словосполучення часто зайве. «Ви там бережіть себе» - виглядає так, як ніби ви знаєте про підстерігає його небезпеки, а він ще немає.

«Regards» - навіть цікаво, наскільки полярні думки з приводу цього слова. 50% експертів пишуть: «Ненавиджу це слово! Просто ненавиджу! Ще більше ненавиджу, коли пишуть скорочене «Rgds», як ніби хочуть показати мені, настільки вони зайняті - їм навіть зайву букву колись написати! ». Але є ті, хто звик до такого підпису, і не має нічого проти. Вона не висловлює нічого, крім ввічливості, і не передбачає ніякої симпатії або теплоти.

Сподіваюся, вивчивши цей список, ви точно визначте, яку підпис слід вибрати, звертаючись до колег, до керівництва або до потенційного роботодавця. Пам'ятайте, що це не просто слова. Все, що ви говорите - вголос або на папері - в результаті формує ваші відносини і підтекст ваших відносин з людьми. Розвивайте навички спілкування англійською.

Щиро Ваша (це не формальність, я щиро хочу бути вам корисна) Наталія Токар.