Штатний розклад це важливий документ

Штатний розклад - це основний документ, в якому закріплена структура організації, її чисельний і штатний склад, із зазначенням оплати за посадами і професіями. Існує форма розкладу, рекомендована до застосування. Рекомендована - це значить не обов'язкова. Але потрібно мати на увазі, що деякі наглядові органи, наприклад ГИТ (інспекція з праці) або суд іноді вимагають надання штатного розкладу для перевірки. Грамотно складене ШР - запорука виграшу в суді спору про зарплату!

Навіщо потрібно штатний розклад

Для керівника ШР виконує ряд важливих функцій і максимально оптимізує і впорядковує роботу компанії:

• з документа чітко видна вся структура компанії;
• можна контролювати чисельний і кількісний склад працівників;
• можна відстежувати розміри окладів, надбавок і премій;
• при появі вакансій спрощується підбір персоналу.

При перевірках або судових розглядах штатний розклад - доказ правильності нарахування зарплати (якщо, звичайно, суми в ШР і в трудовому договорі однакові, або в трудовому договорі не зазначено розмір зарплати).

Хто може вимагати штатний розклад

Податкова інспекція обов'язково включає штатний розклад в список перевірених документів, щоб підтвердити правильність застосування податкових пільг.

[Wpsm_titlebox title = "За запитом працівників» style = »3"]
Якщо працівники звертаються до прокурора або судді в разі спору по зарплаті, прокуратура і суд може запросити штатка, щоб перевірити правильність нарахування зарплати.
[/ Wpsm_titlebox]

Хто складає штатний розклад

Робота зі штатним розкладом (ШР) може бути покладено:

• на відділ кадрів;
• на бухгалтерію;
• на планово-економічний відділ.

Наймання працівників (основних або сумісників) відбувається чітко відповідно до штатного розкладу, тому найчастіше робота з цим документом доручається кадровику.

Розробляється і ведеться штатний розпис на підставі наказу директора. Наказів щодо штатного розкладу кілька:

• про розробку ШР;
• про затвердження;
• про внесення змін.

Первинним завжди буде наказ про розробку ШР. У наказі повинно бути вказано:

• кому і в які терміни доручено розробити і узгодити ШР;
• де буде зберігатися ШР;
• хто несе відповідальність за його актуальність.

складаємо ШР

• розбиваємо всіх працівників по підрозділах;
• в кожному підрозділі визначаємо необхідні посади і професії;
• визначаємо, скільки людина певної професії має бути у відділі (штатні одиниці);
• встановлюємо оклади, надбавки і премії для кожної посади;
• вносимо всі дані в форму Т-3 (детальна інструкція заповнення форми буде представлена ​​в наступній статті).

[Wpsm_titlebox title = "Форма штатного розкладу» style = »3"]
Незалежно від статусу компанії (юридична особа або приватний підприємець) ШР складається за формою Т-3.
[/ Wpsm_titlebox]

Затвердження штатного розкладу

Розроблене ШР потрібно затвердити наказом директора. Перед затвердженням перевірити, з усіма чи посадовими особами погоджено розклад. Узгодження підтверджується підписами. Якщо ШР складається з декількох листів, потрібно передбачити, щоб підписи проставлялись на кожному аркуші. При цьому листи потрібно пронумерувати і прошити, скріпивши печаткою. Друк на самому розкладі не ставиться.

Діє розклад до того моменту, поки не буде потрібно змінити в ньому якісь показники. У цьому випадку робиться наказ про внесення змін до ШР.

[Wpsm_titlebox title = "Зберігання штатного розкладу» style = »3"]
Затверджений документ повинен зберігатися в справах відділу кадрів разом з копією наказу про затвердження. При цьому оригінал наказу повинен зберігатися в справі з наказами з основної діяльності.
[/ Wpsm_titlebox]

вносимо зміни

Розклад потрібно міняти в наступних випадках:

• змінюється склад співробітників;
• ліквідуються підрозділу або формуються нові;
• виключаються посади або вводяться нові;
• змінюються оклади, премії або надбавки;
• скорочується чисельність.

Разом зі зміною ШР потрібно коригувати і документи співробітників:

• трудову книжку;
• особову картку;
• трудовий договір.

Зверніть увагу, якщо змінюється розмір зарплати (окладу або премії), про це потрібно повідомити працівника за два місяці!

[Wpsm_titlebox title = "Термін зберігання" style = "3"]
Важливо: так як штатний розклад - це управлінський документ, він повинен зберігатися в організації протягом 3-х років з моменту, як втратить силу.
[/ Wpsm_titlebox]