Сховати «чорну касу» складно, але можна

Фахівцям бухобліку, які знають, що за їх фірмою є грішок, доводиться нерідко ховати документи. Адже останнім часом перевіряючі «накривають» все більше нечистоплотних фірм. Де ж краще зберігати «чорну касу»?

Головне - обережність у всьому

Експерти журналу «Московський бухгалтер» провели опитування, яке показало, що більшість столичних бухгалтерів працюють з сумнівними документами. Приблизно половина з них зберігає фінансові папери прямо на робочому місці, сподіваючись на російське авось, а друга половина їх ховає.

- П'ять років тому я влаштувалася на нову роботу в комерційну компанію. Це був так званий неофіційний холдинг, оскільки облік вівся одночасно за дев'ятьма фірмам. У колишнього бухгалтера справи були в жахливому безладді. Сейф заміняла звичайна тумбочка, яка закривалася на скріпку. Там зберігалися всі дев'ять печаток з подушечками і чорнилом по кожній фірмі, каса і боргові розписки. А на стелажі були акуратно розставлені папки з наказами, договорами та установчими документами по всіх фірмах.

Крім того, кабінет бухгалтера знаходився навпроти входу в офіс, поруч з ліфтом. А двері не зачинялися на ключ, так що потрапити в бухгалтерію міг кожен. Та й захисту на комп'ютері не було ніякої!

Наслідки податкової перевірки можуть бути дорожче

Звичайно, така безпечність даром не проходить.

- Всі документи мій бухгалтер зберігала на роботі, - розповів директор невеликого магазину Василь Ізотов. - В одному ящику лежали трудові договори з реальною зарплатою і накази про призначення на посаду, де була вписана офіційна зарплата. В один прекрасний момент прийшов податковий інспектор і знайшов паперу. Бухгалтера після цього випадку довелося звільнити. Вона не змогла захистити фірму від штрафу і пені. Хоча достатньо було просто сховати договори в інше місце! Довелося підвищувати офіційні зарплати. А від цього програли всі: і я, і працівники, у яких відразу знизилася зарплата через 13-процентного податку на доходи.

Самі контролери кажуть, що останнім часом «накривають» все більше фірм, які використовують кримінальні документи і печатки. Так, начальник юридичного відділу УФНС по Московській області Вадим Бігунів повідав, що найчастіше рядові співробітники розкривають секрети свого роботодавця:

- Де лежить «чорна бухгалтерія», визнаються відразу. Як правило, якщо фірма порушує закон, то і до перевірки буває найменше підготовлена. Тому ситуація, коли податкові інспектори приходять в компанію, а в одному ящику і друку, і договори по різних фірмах, зустрічається досить часто. Хоча деякі бухгалтери вдаються до різних хитрощів, якщо їм є що ховати.

Прийоми, якими користуються бухгалтери, приховуючи кримінальну інформацію, варті окремої розмови. Наприклад, бухгалтер Дмитрівській фірми Анна Огановская зберігає всі печатки і основну фінансову документацію у власній квартирі:

- Комп'ютер на моєму столі стоїть для відводу очей. А працюю я на ноутбуці, ношу його на роботу з дому. Якщо прийде несподівана перевірка, приберу його в сумку - і ніхто не змусить мене її відкрити. На ноутбуці встановлено кілька однакових бухгалтерських програм. Доступ до них запаролено. Одна з версій призначена для відкритої звітності. Її ярлик - на самому видному місці. Кілька інших закриті для загального огляду - там у мене реальна звітність по фірмах. І якщо хтось спробує зламати пароль, то програма автоматично знищить всі дані. Для цього ми найняли спеціального системщика, який все це зробив.

Валентина Дорская вирішила свою проблему іншим способом:

- Я змусила начальника відвезти до себе додому всі документи не по основній фірмі, а ті, які потрібні були постійно для роботи, він возив в багажнику машини. Всю інформацію зі свого комп'ютера я перекинула на переносний жорсткий диск. Щовечора я його прибирала в сейф, а ключ забирала додому.

Сховайте ваші грошики

Фахівці радять продумати стратегію зберігання сумнівних документів ще до приходу податкових інспекторів або співробітників силових відомств. Адже якщо при перевірці контролери виявлять їх, доведеться відповісти на питання, що це таке і звідки взялося. Адже від ваших слів буде залежати багато чого: доля компанії, бухгалтера, генерального директора.

Про те, як ховають документи від перевіряючих столичні компанії, розповів адвокат, генеральний директор фірми «Сучасне право» Владлен Лабзенко:

- Практика буває різна. Наприклад, один директор зберігає всі комп'ютери на сусідньому поверсі. Він орендує маленьку кімнату від імені іншої компанії. Про це знають тільки він і головний бухгалтер. Договір на оренду складений офіційно і до його компанії ніякого відношення не має. Якщо контролери захочуть перевірити той офіс, їм необхідно буде мати постанову про перевірку вже того підприємства. Цей метод використовують багато фірм.

Інші підприємці та бухгалтери зберігають такі речі вдома. Вони, як правило, один-два дні на тиждень працюють поза офісом. Обшук житла можливий тільки на підставі судового рішення, без нього проникнути не можна.

Хтось частину свого офісу (наприклад, кабінет або кімнату) передає у суборенду іншій фірмі. У ньому і зберігаються всі документи, а на двері вішають табличку про те, що це інша фірма, і великий замок. Коли перевіряючі запитують про кімнату, фірма показує договір про суборенду. Цей варіант найбільш ризикований, але на практиці теж зустрічається.

- Деякі ховають документацію в потайні ящики, які потім замуровують в стіни, роблять секретні сейфи за картинами і в акваріумах. Такі хитрощі допомагають?

- Повірте, якщо стосовно начальника або головного бухгалтера порушили кримінальну справу, що-небудь ховати марно. Ні стіни, ні стелі, ні столи, ні плінтуса не допоможуть - знайдуть все. Досвідчені слідчі знають, де, що і як шукати. Сховати речі у себе на тілі теж не вийде. Як сказав мені один слідчий: «В рамках обшуку ми маємо право оглядати абсолютно все, аж до природних заглиблень людського тіла».

Однак майте на увазі: якщо відносини з контролерами протікають поза рамками кримінального процесу, обшукувати співробітників і їх особисті речі вони не мають права. Тому, якщо вас просять відкрити сумочку або шафа, можете сміливо відмовлятися. Перевіряючі самі в шафу не полізуть, так як це фактично буде незаконним обшуком. За перевищення посадових повноважень передбачена вельми серйозна відповідальність (ст. 286 КК).

І ще. Якщо ви не знаєте, що сказати або написати в поясненні, пошліться на статтю 51 Конституції, яка говорить: ніхто не зобов'язаний свідчити проти себе самого, свого чоловіка і близьких родичів. Шкода, що в стресовій ситуації підприємці та бухгалтери завжди забувають про це, скільки їх не вчи.

- Багато зберігають договори і накази не по своїй фірмі на комп'ютері.

- Це взагалі хвора тема для компаній. Зараз правоохоронні служби оснащені технікою нітрохи не гірше, ніж підприємці. Тому деякі фірми використовують такі способи безпеки. По-перше, на потрібних комп'ютерах в офісі вказують ім'я та прізвище співробітника, який на ньому працює, і роблять напис: «Особистий комп'ютер співробітника такого-то». Якщо його будуть вилучати, то господареві машини потрібно буде лише зробити позначку в протоколі, що це особистий комп'ютер і вся інформація в ньому ніякого відношення до роботи не має. По-друге, такі дані зберігають з можливістю їх швидкого знищення або приховування. Наприклад, один наш клієнт працює з інформацією на флеш-диску, який висить на шнурку на шиї. Якщо хтось заходить до кабінету, то він швидко виймає його, і диск виявляється під одягом.

Існує безліч різноманітних технічних засобів, за допомогою яких компанії захищають інформацію (наприклад, віддалені сервери). Все залежить від можливостей. Я навіть чув, що сервери розміщують на підводному човні в Північному Льодовитому океані. Використовують і бездротові технології. Наприклад, ставлять сервер в кімнату, розташовану над офісом, і ніхто його не знайде - адже проводів від комп'ютера немає. Хоча деколи зустрічаються і комічні ситуації: один з клієнтів замурував сервер в стіну, але дроти від комп'ютера заховати не здогадався. Співробітники міліції пішли по дротах і все відшукали.

- Владлен, що ви можете порадити бухгалтерам, до яких прийшла перевірка, а у них на столі зошит з «чорної бухгалтерією»?

- Якщо що-небудь подібне все-таки відбулося, то ні в якому разі не можна говорити, що це має відношення до фірми, її фінансової та господарської діяльності. Звичайно, відкрито відмовлятися давати пояснення не треба, щоб не провокувати перевірки й не викликати конфліктних ситуацій. Напишіть в поясненні, що це заначка від чоловіка, витрати сімейного бюджету. Та що завгодно! Один наш клієнт сказав, що він душевнохворий і, щоб він остаточно не зійшов з розуму, лікарі порадили йому постійно вести якісь розрахунки.

Запам'ятайте, ні в якому разі не можна зізнаватися в тому, що ви скоїли правопорушення. Одного разу був такий випадок. У компанії прийшли з перевірочної закупівлею співробітники міліції. Мало того, що продавець прийняв долари і не вибив касовий чек, так при огляді офісу перевіряючі знайшли на столі у головного бухгалтера зошит, на якій великими літерами було написано: «ЧОРНА КАСА». У головбуха зажадали написати пояснення, пригрозивши кримінальною відповідальністю за відмову від дачі показань. Вона піддалася на провокацію і в поясненні написала наступне: «Зазвичай книгу" Чорна каса "я зберігаю вдома. Але сьогодні генеральний директор попросив принести її на роботу, для того щоб провести якісь сумнівні операції. Розуміючи злочинний характер своєї діяльності, каюсь і прошу не привертати мене до кримінальної відповідальності ». Хотіла як краще, а вийшло як завжди. Всім «роздала»: собі і генеральному директору. Група осіб, попередня змова.

Щиросердне зізнання - найкоротший шлях до в'язниці! Не знаєте, що писати в документі, який перевіряючі дають вам на підпис, напишіть: «З документом ознайомлений, по суті не згоден».

До того ж ні в якому разі не можна піддаватися на погрози. До 90 відсотків усіх перевірок відбувається в рамках адміністративних відносин. А обшуки (в тому числі і особисті), відповідальність за відмову від дачі показань передбачені тільки в рамках кримінального процесу. І багато загрози не більше ніж залякування і психологічний вплив на вас. Ще раз нагадаю про статтю 51 Конституції.

Так що якщо вже ви і ведете «чорну бухгалтерію» і тримайте у себе друку і накладні, то робіть це грамотно і акуратно.