Що включає в себе поняття «документообіг»

Всі документи по відображаються у них видів діяльності діляться на дві великі групи. Перша - це документи по загальних і адміністративних питань, тобто питань загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підрозділів підприємства. Друга група - документи по функціями управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.

Документи класифікуються за найменуваннями: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і т.д. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але вони можуть бути абсолютно різними:

За місцем складання - внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб);

За змістом - прості (присвячені одному питанню) і складні (що охоплюють кілька питань);

По термінах виконання - термінові, що вимагають виконання в певний термін, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлено;

За походженням - службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, які стосуються конкретної особи і є іменними;

По виду оформлення - справжні, копії, виписки, дублікати;

Чи по кишені фіксації - письмові, графічні, фото-кінодокументи і т.д.

Оригінал - це підписаний і належним чином оформлений примірник документа, складений в перший раз. Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»), засвідчена в установленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку.

Іноді для роботи потрібно не копія з оригінального документу, а виписка з того чи іншого його розділу. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і організаціям надано право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.

Перерахуйте і дайте характеристику видам ділових листів.

Ділові листи - це найпоширеніший вид ділових документів. Складаються листи для здійснення оперативного зв'язку з іншими установами та підприємствами з різних питань, будучи одним з основних засобів обміну інформацією. Тому дуже важливим є вміння правильно писати ділові листи в потрібному стилі і тоні.

Ділове листування може бути внутрішньої і зовнішньої:

• Внутрішнє листування: доповідні, службові, пояснювальні записки, меморандуми тощо
• Зовнішня листування: листи замовникам, клієнтам і діловим партнерам; запрошення, привітання і побажання; претензії та скарги; інформаційні листи і прес-релізи для ЗМІ і т.п.

За формою ділові листи можуть бути:

Що включає в себе розпорядча діяльність управління?

Рішення, постанови та накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт по основних питаннях компетенції організації. Розпорядження, вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень і наказів.

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом, що приймається колегією міністерства або відомства, наукова рада і т.д.

Вказівка ​​- розпорядчий документ, що видається міністерствами, відомствами, організаціями переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів. Право підпису вказівок делегуються керівником своїм заступникам або керівникам підрозділів в межах їх компетенції. Підготовка та оформлення вказівок проводяться відповідно до встановленого порядку підготовки та оформлення наказів.

Розпорядча частина вказівки починається словами «Пропоную» ( «зобов'язує»). Вказівки нумеруються по порядку в межах календарного року.

Наказ - правовий акт, що видається керівниками міністерств, відомств, відділів, управлінь, установ, об'єднань, організацій, підприємств, що діють на основі єдиноначальності. Наказ видається на вирішення основних оперативних завдань, що стоять перед цим органом. За юридичною природою наказ може бути нормативним актом управління, що містить норми права, що реалізують певні сфери суспільних відносин, і актом застосування норм права (наприклад, наказ про призначення на посаду).

Наказ є найпоширенішим видом розпорядчого документа, що застосовується в практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установи або їх структурних підрозділів, затвердження положень, інструкцій, правил і тому подібних документів, що вимагають затвердження, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому, переміщення, звільнення працівників і т.д. за допомогою наказу керівник ставить перед працівниками основні завдання, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказ є обов'язковим для всіх працівників даної організації або галузі. В окремих випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від їх підпорядкування.

Всі розпорядчі документи повинні суворо відповідати закону, жоден з них не може містити положень, що суперечать закону.