Що таке мета

Будь-яка організація створюється для досягнення цілей. І управління по цілям як технологія менеджменту починається з усвідомлення і формулювання цілей організації. Це ніким не заперечується. Але що ж це таке - мета?

Все це правильно і сумніву не підлягає. Теоретично. Але практично цілі різними людьми розуміються по-різному. У практиці управління можу виділити два підходи до визначення цілей.

Перший підхід - мета розуміється як уявлення про ідеальний стан або бажаних змін. Наприклад, максимізація прибутку, зростання обсягу продажів, скорочення витрат, збільшення продуктивності праці, зменшення плинності персоналу, виконання проекту і т.д. У такому формулюванні мета визначається як якийсь вектор. тобто напрямок зміни, але при цьому не уточнюється, коли саме відбувається досягнення мети. І саме так, частіше за все, формулюються цілі керівниками в початковій стадії визначення мети. Адже, щоб зрозуміти, чого ми плануємо досягти, треба спочатку зрозуміти, чого ми хочемо або повинні робити в принципі, в якому напрямку рухатися і розвиватися. Це цілі-функції. описують бажаний позитивний ефект від діяльності організації.

Другий підхід - мета розуміється як планований результат діяльності. В цьому випадку в формулюванні мети вказується конкретний корисний ефект, до якого ми прагнемо, і необхідні витрати ресурсів і часу для його досягнення. Наприклад, в наступному місяці збільшити виручку підприємства на 5%, протягом року підвищити задоволеність клієнтів до рівня 85%, виконати всі роботи проекту без претензій замовника у встановлений термін при дотриманні встановленого бюджету. Це цілі-результати. Вони формулюються на основі функцій. Результати - це «оцифровані» функції.

Саме до таких цілям-результатами застосовні відомі правила SMART. Згадаймо про них. Взагалі, одне зі значень слова «smart» в перекладі на українську мову - це швидкий, моторний. Так, вираз «tomakeasmartjobofit» означає «швидко і добре виконати роботу». Так що, ця абревіатура не випадкова. Якщо дотримуватися правил SMART, то, швидше за все, робота насправді буде виконана швидко і добре. Отже, що ж це за правила?

Правило перше - цілі повинні бути КОНКРЕТНИМИ (Specific), тобто чіткими, недвозначними і зрозумілими. Формулювати мету треба простою мовою і при цьому корисно переконатися, що співробітник її зрозумів. Наприклад, замість «підготуйте управлінську звітність про вашу діяльність за попередній звітний період і надайте мені для перевірки відповідно до встановленого регламентом документообігу», краще сказати: «Щоб звіт про роботу за минулий місяць лежав у мене на столі сьогодні до 18.00». При цьому непогано, якщо співробітник повторить завдання вголос.

Правило друге - цілі повинні бути вимірними (Measurable). Щоб оцінити виконання завдання, необхідно вміти виміряти отриманий результат - кількісно або, хоча б, якісно. З кількісною оцінкою начебто все ясно. Наприклад, якщо поставлено завдання «До кінця кварталу зменшити прострочену дебіторську заборгованість на 9%», то треба просто вести бухгалтерський облік і контролювати прострочену дебіторку. А якщо об'єктивних кількісних показників для вимірювання результату немає? Значить, треба оцінювати суб'єктивно за якісними показниками. Наприклад, якщо поставлена ​​мета «Протягом місяця розробити якісні посадові інструкції на всіх співробітників відділу», то якість цих самих інструкцій можна (і потрібно) оцінювати тільки суб'єктивно. Приблизно так само, як учитель в школі ставить оцінки своїм учням.

Правило третє - цілі повинні бути УЗГОДЖЕНИМИ (Agreed). Тут мова йде про узгодження мети між працівником і керівником. Це означає, що працівник повинен не тільки зрозуміти, що від нього вимагається, а й психологічно прийняти цю мету або завдання до виконання. В ході узгодження можуть прояснюватися якісь деталі і тонкощі виконання. Крім того, керівник повинен переконати і мотивувати працівника на якісне виконання роботи і досягнення мети. Прості накази, розраховані на сліпе підкорення і страх покарання, достатні тільки для дуже вузького кола людей, що володіють яскраво вираженою мотивацією уникнення. А таких людей в організаціях не більше 10-15%.

Правило четверте - цілі повинні бути реалістичними (Realistic), тобто досяжними і підвладними цій людині. Зрозуміло, що в іншому випадку мотивації на досягнення мети не буде. «Навіщо я буду напружуватися, якщо все одно не встигну (або це від мене не залежить, чи у мене не вистачить ресурсів)?» - подумає співробітник і буде правий. Якщо підлеглий сумнівається, то реалістичність завдання треба довести в ході узгодження (див. Попереднє правило). Безумовно, реалістичність повинна бути обґрунтованою, а не уявної. Хіба мало, що нам може здатися.

Правило п'яте - цілі повинні бути ОБМЕЖЕНИМИ В ЧАСІ (Timebound), тобто бути завершеними до певного моменту. Це найпростіше правило, але про нього керівники чомусь часто забувають. Напевно, думають, що це само собою зрозуміло. А підлеглі думають по-іншому і відкладають рішення задачі на невизначений термін. Навіщо поспішати, якщо час не призначено! Звичайно, досвідчені підлеглі самі нагадають керівнику: «а коли це треба зробити?». Адже потім, коли прийде пора звіту, спробуй, доведи своєму начальнику, що він не визначив терміни! Вже дуже це клопітно і неприємно. Краще відразу все з'ясувати.

Так що, перед тим, як формулювати мету організації, підрозділу або співробітника, її треба «протестувати» за допомогою цих правил. Згодом це увійде в звичку і стане важливим управлінським досвідом. Краще витратити зайві п'ять хвилин на правильну постановку мети, ніж витратити п'ять годин (днів, місяців, років і т.д.) на усунення наслідків її неправильного рішення.

SMART - відома і проста методика. Але чи достатньо цих п'яти букв, щоб сформулювати мету якісно? Думаю ні. Для цього потрібно більш глибоке знання латинської абетки. Як мінімум, необхідні ще три літери:

I - цілі повинні бути надихають (I ncentive), привабливими і привабливими для співробітників організації.

P - цілі повинні бути узгоджені з оперативними і стратегічними ПЛАНАМИ (P lans) організації.

Якщо до SMART-правилам додати VIP-правила, то ми отримуємо більш повний набір вимог, що пред'являються до правильної постановки цілей. Всі перераховані правила не догма і навіть не керівництво до дії, але про них корисно пам'ятати, якщо ми хочемо керувати цілями організації і управляти організацією за допомогою цих цілей.