Що таке інвентаризація, і в яких випадках вона проводиться
Матеріали підготовлені групою консультантів-методологів ЗАТ "BKR-Інтерком-Аудит"
Щоб реально представляти фінансове становище справ організації, незалежно від форми власності, необхідно мати достовірні дані про все майно, що знаходиться в розпорядженні даної організації: скільки його, в якому воно знаходиться стані, чи правильно було оцінено.
Потім фактичні залишки майна звіряються з даними бухгалтерського обліку. Такий процес перевірки майна і зобов'язань називається інвентаризацією.
Тобто інвентарізація- це певна послідовність практичних дій щодо документального підтвердження наявності, стану та оцінки майна та зобов'язань організації з метою забезпечення достовірності даних обліку і звітності.
Можна сказати, що інвентаризація є контрольну функцію обліку, що дозволяє виявити випадки необгрунтованого зменшення капіталу господарюючого суб'єкта, вкладеного в різні види майна (активів).
Відповідно до зазначеної статті для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності організації зобов'язані проводити інвентаризацію майна і зобов'язань. В ході інвентаризації перевіряються і документально підтверджуються наявність майна і зобов'язань, їх стан і правильність оцінки.
Порядок і терміни проведення інвентаризації визначає керівник організації, за винятком випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.
- при передачі майна в оренду, викуп, продажу, а також при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;
- перед складанням річної бухгалтерської звітності;
- при зміні матеріально відповідальних осіб;
- при виявленні фактів розкрадання, зловживання чи псування майна;
- в разі стихійного лиха, пожежі або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
- при реорганізації або ліквідації організації;
- в інших випадках, передбачених законодавством Укаїни.
При колективної (бригадної) матеріальної відповідальності інвентаризації проводяться при зміні керівника колективу (бригадира), при вибутті з колективу (бригади) більше п'ятдесяти відсотків його членів, а також на вимогу одного або кількох членів колективу (бригади).
Інвентаризація майна і зобов'язань комерційних організацій є не тільки важливим загальногосподарських заходом, а й елементом облікової політики. Згідно з пунктом 3 статті 6 Закону №129-ФЗ при формуванні облікової політики затверджується порядок проведення інвентаризації майна та зобов'язань організації.
Необхідно звернути увагу на важливість цього положення, так як у багатьох організаціях (особливо в сфері малого бізнесу) інвентаризації або взагалі не проводяться, або проводяться з порушенням встановлених правил. Це призводить до формального заповнення інвентаризаційних описів та актів з даними регістрів бухгалтерського обліку (без проведення натуральної (речової) перевірки),
Звертаємо Вашу увагу на наступне: якщо бухгалтерська звітність організації, відповідно до законодавства, повинна обов'язково підтверджуватися незалежною аудиторською організацією, то відсутність документів про проведення інвентаризації майна і фінансових зобов'язань перед річною бухгалтерською звітністю може служити підставою для відмови у видачі позитивного аудиторського висновку про представленої до аудиторській перевірці бухгалтерської звітності, навіть при відсутності серйозних порушень законодавства, регулюються рующего бухгалтерський облік і звітність в Укаїни.
Законодавством передбачені різні форми і методи проведення інвентаризації.
Організація повинна використовувати ці форми і методи, при складанні наказу про облікову політику та визначаючи порядок проведення інвентаризації, з урахуванням специфіки своєї діяльності та завдань, які необхідно вирішити в ході інвентаризації.
Види інвентаризацій можна представити у вигляді таблиці:
Полягає у перевірці документального підтвердження наявності об'єктів
Порядок проведення інвентаризації, як уже зазначалося, визначається організацією самостійно, за винятком випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, згідно з пунктом 2 статті 12 Закону №129-ФЗ.
Порядок проведення інвентаризації оформляється у вигляді додатку до наказу про облікову політику.
Ця програма включає в себе:
- графіка проведення планових та позапланових інвентаризацій (в тому числі обов'язкових) в звітному році,
- дати проведення планових інвентаризацій,
- перелік майна і зобов'язань, що перевіряються при кожній інвентаризації.
Планові інвентаризації проводяться в заздалегідь встановлені терміни.
До планових инвентаризациям відносяться і щорічні інвентаризації, що проводяться перед складанням річного звіту.
Позапланові (раптові) інвентаризації проводяться несподівано для матеріально-відповідальної особи, щоб встановити наявність товарно-матеріальних цінностей.
Позапланові інвентаризації можуть проводитися як за рішенням керівника організації, так і на вимогу слідчих і контрольних органів.
Організація самостійно вирішує питання проведення повної або часткової (вибіркової) інвентаризації та відображає це в наказі по обліковій політиці виходячи з вимог чинного законодавства.
Повна інвентаризація охоплює всі без винятку види майна і фінансових зобов'язань організації, а часткова (вибіркова) - один або кілька видів майна і зобов'язань, наприклад, тільки грошові кошти, сировину і матеріали, товари тощо.
Вибіркова інвентаризація наявності товарно-матеріальних цінностей може проводитися у випадках виявлення порушення порядку та строків проведення інвентаризації, а також встановлення фактів списання матеріальних цінностей з незаконним операціям або неправильно оформленими документами.
У період між інвентаризаціями в організаціях рекомендується систематично проводити вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей в місцях їх зберігання і переробки. Основним завданням вибіркових інвентаризацій в міжінвентаризаційний період є:
- здійснення контролю збереження товарно-матеріальних цінностей;
- виконання правил їх зберігання;
- дотримання матеріально-відповідальною особою встановленого порядку ведення первинного складського обліку.
Позапланової вибіркової інвентаризації піддаються, як правило, найбільш дорогі матеріально-виробничі запаси. за якими є наднормативні запаси або тривалий час не було руху.
Вибіркові інвентаризації рекомендується також проводити під час вступу сигналів про факти порушення правил приймання, відпуску, відвантаження та реалізації товарів.
Організація самостійно повинна вирішити, в які терміни буде проводитися інвентаризація відповідних активів і пасивів балансу, а також інших об'єктів, що значаться на позабалансових рахунках.
Звертаємо Вашу увагу на те, що порядок проведення інвентаризацій організації складають таким чином, щоб перевірка наявності цінностей не впливала на її нормальну роботу.
Більш докладно з питаннями, що стосуються інвентаризації та розрахунків за претензіями, Ви можете познайомитися в книзі ЗАТ «BKR-Інтерком-Аудит» «Інвентаризація».