Самий дефіцитний ресурс

Багатьом знайома приказка "Точність - ввічливість королів". Однак мало хто знає її продовження. Повністю цей вислів звучить так: "Точність - ввічливість королів і обов'язок всіх добрих людей". Ця думка належить французькому монарху Людовику 14. Вона прозвучала в епоху, коли етикет - як зовнішні форми поводження - розвивався в Європі особливо бурхливо.

Точність, пунктуальність, вміння поводитися зі своїм часом і поважати час інших людей - всі ці якості здавна цінувалися в людській взаємодії.

У наші дні в діловому середовищі, в ситуації інтенсифікації ділового спілкування, прискорення бізнес-процесів, величезних швидкостей різних видів комунікації вміння ділової людини управляти часом - чи не найважливіший ділової навик.

"І куди тільки пішло моє час?", "Робочий день пролетів, а нічого не зроблено!", "Як дні біжать!", "Я нічого не встигаю" - лунають стогони багатьох ділових людей. Тягар робочого навантаження і стресові ситуації тиснуть все сильніше.

Переважна кількість людей, що діють в діловій сфері, рано чи пізно всерйоз замислюються: як стати більш ефективним? Як працювати менше, а робити більше? Як зробити реальністю приказку: "Не все в свій час, а все - в мій час!"

Чому це важливо - вміти управляти своїм часом? Перш за все, тому, що час - це найцінніший капітал і самий дефіцитний ресурс людини. Час схоже на здоров'я - це і найважливіше багатство і одночасно найбільша проблема. Якщо не можеш керувати часом, то не вийде управляти нічим і ніким іншим.

Відчуйте значення і цінність часу, щиро відповівши на питання:

Чи вистачає Вам часу?
Що означає для Вас час?
Як Ви звертаєтеся зі своїм часом?
Скільки часу у Вас залишилося?

Ваші роздуми над питаннями і відповідями проливають світло на Ваші відносини зі своїм часом. Чи задоволені Ви в цілому своїми відповідями? Яке питання справив на Вас найбільше враження? Зараз ви зробили перший крок на шляху управління своїм часом.

Тепер Ви знаєте "поглиначі" Вашого часу в обличчя. Проаналізуйте їх і намітьте, як поборотися з ними. Заповніть, наприклад, таку таблицю:

Мій "поглинач" часу

Причини, за якими цей "поглинач" з'явився в моєму житті

Що я можу зробити для усунення цього "поглинача"

Мій "поглинач" часу. Причини, за якими цей "поглинач" з'явився в моєму житті. Що я можу зробити для усунення цього "поглинача".

"Поглинач" часу - нечітка постановка мети. Наприклад, якщо ділова людина нечітко ставить мету ділової зустрічі або вирушає на ділові переговори, виходячи з логіки: "Буду діяти по ходу справи, як вийде", то ймовірність успіху ділової комунікації та коректного відстоювання своїх ділових інтересів різко знижується. До того ж, якщо ділової людина не продумує свою мету, тобто Чи не вибудовує у образ майбутнього результату, то, швидше за все, він витратить свій робочий час даремно і "розбазарить" час свого ділового партнера. А адже уявлення про те, що "час - гроші" в будь-який бізнес-культурі в наші дні є аксіомою.

"Поглинач" часу - особиста неорганізованість, "завалений" письмовий стіл. Сяк-так організоване ділове простір письмового столу, кабінету, хаос в документації, виснажливі пошуки ділових паперів говорять оточуючим про легковажність і безвідповідальність. Подібні якості ніяк не поєднуються з професіоналізмом і діловим успіхом. Добре відомо, що ідеальний порядок на столі, в портфелі, підготовлені ділові папери перед призначеною зустріччю свідчать про повагу до партнера, сприяють налагодженню контакту і створення клімату довіри.

"Поглинач" часу - балаканина на приватні теми. Традиційно українська ділова культура передбачає, що люди на роботі не лише трудяться заради успіху своєї компанії, але і отримують емоційну підтримку. Для цього вони, як правило, діляться своїми особистими проблемами, розповідають, що і як сталося в їхнє приватне життя, просять поради товаришів по службі. Причому, відбувається все це до оплачуваного робочого часу! Трата десятків робочих хвилин і годин на балаканину - прикмета багатьох компаній. З позицій ділового етикету приносити на роботу свої особисті проблеми і тим більше обговорювати їх з колегами - верх непристойності. Зрозуміло, перебувати на службі з загадковим виглядом і не повідомляти про себе ніякої особистої інформації - це крайність. Тут актуальним є питання міри і місця. Коли, скільки і яких подробиць доречно розповісти про себе своїм товаришам по службі. І головне - чи потрібно їм це, чи зацікавлені вони в особистих розповідях про чуже життя, чи не поставлять їх подібні оповідання в незручне становище. Етичний аспект базікання полягає в тому, що час, який оплачує Вам роботодавець, Ви витрачаєте на свої особисті потреби, таким чином, крадучи його.

"Поглинач" часу - тривалі очікування (наприклад, домовленої зустрічі). Спізнюватися на роботу, ділову зустріч, нарада, переговори, примушувати ділових партнерів чекати себе - значить, робити замах на їх час. До того ж, це презентація себе як ненадійного, непередбачуваного, безвідповідальної людини. За той час, поки Ваші партнери чекали Вас, втрачаючи свій "самий дефіцитний ресурс" - час, вони могли б зробити щось корисне, що сприяє діловому успіху. А Ви вкрали час, обмеживши їх, зробивши інтервенцію в чужу ділову життя. Все це - ознаки неповаги і зневаги. Така поведінка сприймається як сигнал: "Ти не значимий, що не цінний, можеш і почекати, нічого страшного з тобою не станеться". Цей підхід - поза пристойності і поза етикету. Причому, не важливо, чому Ви спізнилися: зламався будильник, застряг ліфт, заглох мотор автомобіля, утворилася дорожня пробка ... Висновок один - Ви не поважаєте свого ділового партнера. Чи захоче він в цьому випадку поважати Вас, розуміти Вас, довіряти Вам? Манера спізнюватися не зміцнює репутацію і не працює на формування позитивного іміджу. Німецька приказка говорить: "Того, хто спізнюється, карає життя".

Щоб взяти свого часу в свої руки, ефективно керувати часом, профілактувати стрес, домагатися особистих і професійних успіхів, а також дотримуватись вимог ділового етикету, діловій людині важливо виробити особисті підходи до управління часом. Для цього доцільно врахувати специфіку ділового середовища, особливості професійної діяльності, особисті біоритми і рекомендації з управління часом.

Вельми корисними можуть бути організаційні принципи розпорядку дня по Зайверт Л.
Правила початку дня.

Починайте день з позитивним настроєм.
Добре поснідайте і без поспіху - на роботу.
Починайте роботу по можливості в один і той же час.
Перевірте план дня.
Вирішивши відносно просте завдання, створіть собі гарний настрій.
Вранці займіться важливими і складними завданнями.

Правила, що стосуються ходу дня.

Фіксуйте терміни виконання завдань.
Уникайте дій, що викликають зворотну реакцію (перевіряйте всі свої дії з точки зору їх необхідності).
Відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми.
Уникайте незапланованих імпульсивних дій.
Своєчасно робіть паузи і дотримуйте розмірений темп роботи.
Невеликі однорідні завдання виконуйте серіями.
Між серйозними справами робіть паузи.
Раціонально завершуйте розпочате (уникайте "стрибків в роботі", перед перериванням роботи намітьте таку задачу, яку можна встигнути завершити).
Резервуйте для себе спокійний час (1 година) для важливих, але не термінових справ.
Контролюйте час і плани (поряд з відстеженням свого часу, багаторазово перевіряйте свої плани дня з точки зору виконаних завдань, встановлення нових пріоритетів).

Правила завершення робочого дня.

Завершуйте незроблене (всі початі невеликі справи намагайтеся завершити протягом одного дня).
Контролюйте результатів і самоконтроль.
Складайте план на наступний день.
Відправляйтеся додому з хорошим настроєм: для цього визначте найважливіше позитивна подія дня.

Бережіть свій "самий дефіцитний ресурс" - час. Слідкуйте, щоб часом так, як Ви звертаєтеся зі своїми грошима. Дотримуйтесь етикет! Бережіть час Ваших ділових партнерів. Поступаючи так, Ви економите їхні гроші. Безумовно, вони оцінять це!

P.S. Поки я писала цю статтю, пройшов якийсь час ... Поки Ви Новомосковсклі цю статтю, пройшов якийсь час ... А Ви не замислювалися, може бути, це не час проходить, а ми проходимо крізь час ...

Що приходить Вам в голову, які у Вас виникають асоціації, коли Ви чуєте слово "час"?

За матеріалами тренінгу Кобзєва В.В. "Управління часом", асоціації московських менеджерів зі словом "час":
Дорого, години, хвилини, циферблат, маятник, Спаська вежа Кремля, роки, століття, проходити, гроші, швидкоплинний, план, "зупинись, мить, ти прекрасна", не вистачає, неповторно, все ставить на свої місця, лікує, Ємеля, грубка, початок і кінець, тягнеться, біжить, пішло, не можна купити.

У списку манер, які найбільше дратують в діловому спілкуванні - запізнення стоять на першому місці.

Дані А. Маккензі (Цит. По книзі Л. Зайверта Ваш час - у Ваших руках)
Зі ста менеджерів:

Лише один має досить часу.
Десятьом потрібно на 10% більше часу.
Сорока менеджерам потрібно 25% додаткового часу.
Іншим не вистачає 50% часу.

Уміння розпоряджатися часом поряд із правильним керівництвом і технікою впливу на людей виступає фактором, який зумовлює Ваш успіх або неудачу.У. зіверт

Вірш Пауля Флемінга з кн. "Колесо фортуни" М. 1989. стор.360.
Роздуми про час.

В часі живучи, ми часу не знаємо.
Тим самим ми себе самих не розуміємо.
В який час ми, однак, народилися?
Який час нам накаже: "Вдалося"!
І як нам розпізнати, що наш час означає?
І що за майбутнє наше час ховає?
Дуже різні часи за часами.
Те щось, то ніщо - вони подібні до нас.
Зживши себе вкрай, народжує час час.
Так триває і людське плем'я.
Але час часу нам здається довшим
Коротким часом нам відведених днів.
Часом про час ми розмірковуємо з вами.
Але час - це ми. Ніхто інший. Ми самі!
Знай: час без часів коли-небудь прийде.
І нас з часу насильно відведе.
І ми самих себе звалили з плечей, як тягар,
Постанемо перед тим, над ким не владний час.