Розстановка пріоритетів матриця Ейзенхауера

Розстановка пріоритетів: матриця Ейзенхауера

Сьогодні ми з вами розглянемо, наскільки важлива правильна розстановка пріоритетів в будь-якій справі, і як можна навчитися їх розставляти, використовуючи нескладну техніку зі складною назвою: матриця Ейзенхауера.

Головна проблема таких людей полягає в незнанні принципів тайм-менеджменту. або небажанні використовувати їх на практиці. Зокрема - одного з найважливіших методів управління часом, який звучить так: правильна розстановка пріоритетів.

Саме від уміння правильно розставити пріоритети в чому залежить успішність і своєчасність виконання всіх наявних завдань.

Іншими словами, людині необхідно грамотно розподілити черговість виконання справ і слідувати цій черговості.

Існують різні методи розстановки пріоритетів. Сьогодні я хочу розглянути один з найбільш популярних, і, мабуть, найбільш дієвий метод, який отримав назву "Матриця пріоритетів Ейзенхауера". Що це таке і як її використовувати - про це далі.

Матриця Ейзенхауера.

Метод розстановки пріоритетів Матриця Ейзенхауера був винайдений навіть не математиком або психологом, а самим 34-м президентом США - Дуайтом Девідом Ейзенхауером. Будучи відомим політиком, він, природно, постійно стикався з необхідністю виконання величезної кількості справ, і ось, щоб все встигати, і виробив для себе цей метод, який на сьогодні активно використовується в тайм-менеджменті для виконання як робочих, так і особистих завдань.

Матриця Ейзенхауера являє собою систему координат, по осі X якої відкладається на важливості справ, які необхідно виконати, а по осі Y - їх терміновість. Таким чином, утворюється чотири сегменти, які відрізняються між собою за ступенем терміновості і важливості. Розглянемо, як виглядає матриця Ейзенхауера на зображенні:

Метод розстановки пріоритетів Матриця Ейзенхауера полягає в розподілі всіх наявних справ і завдань за цими чотирма сегментами для виконання їх в строгій послідовності.

Якщо розподілити всі завдання в ці 4 сегмента, то вийде, що:

- зверху - все термінові справи;

- праворуч - всі важливі справи;

- знизу - все не термінові справи;

- зліва - все не важливі справи.

А тепер коротко охарактеризуємо кожен з вийшов квадратів саме в тій послідовності, в якій потрібно виконувати пов'язані з ним завдання.

1. Важливі і термінові справи. Тобто, правий верхній сегмент матриці Ейзенхауера. Тут повинні знаходитися найбільш важливі завдання, які, до того ж, необхідно виконати терміново. Те, що називається "питання життя і смерті".

Сюди можна віднести, наприклад, виконання роботи, термін здачі якої добігає кінця, важливий діловий дзвінок, якщо ви обіцяли зателефонувати в певний час. Або, в особистому плані - відвідування дантиста, якщо у вас раптом різко розболівся зуб.

2. Не важливі, але термінові справи. Або лівий верхній сегмент матриці Ейзенхауера. До цього сегменту варто відносити незаплановані, раптово з'явилися справи, які потрібно виконати терміново, але які при цьому не є особливо важливими. Те, що називається "форс-мажор".

Наприклад, начальник попросив сходити відправити пошту. Або по дорозі відлетів каблук, і потрібно терміново його відремонтувати або повернутися поміняти взуття. Або ви раптом згадали, що у колеги сьогодні день народження, а робочий день вже закінчується - потрібно терміново привітати.

Другий сегмент взагалі часто може бути порожнім: справи в ньому, як правило, з'являються раптово і зникають відразу після їх термінового виконання.

3. Важливі, але не термінові справи. Тобто, правий нижній сегмент матриці пріоритетів Ейзенхауера. Сюди відносяться всі завдання, які для вас важливі, але при цьому не вимагають невідкладного виконання. Важливі справи, термін виконання яких ще не "підтискає", і які можуть почекати в тому випадку, якщо є справи в перших двох сегментах.

Наприклад, ділові контакти з клієнтами, які не мають чітких часових рамок, поточна робота. В особистому плані - заняття спортом, вивчення англійської мови, читання корисної літератури.

Цей сегмент, хоч і є аж третім в розстановці пріоритетів, грає дуже велике значення, оскільки саме рішення задач, що входять в нього, чинить максимальний вплив на подальшу життєдіяльність людини.

4. Не важливі і не термінові справи. Останній, лівий нижній квадрат матриці пріоритетів Ейзенхауера. Сюди відносяться справи, від виконання яких взагалі нічого не залежить, і які, за великим рахунком, найчастіше людині взагалі не потрібні. Їх об'єднують одним загальним терміном - "пожирачі часу".

Ось так працює метод розстановки пріоритетів Матриця Ейзенхауера.

Настійно рекомендую планувати свій день і виконувати всі наявні справи саме в такій послідовності і ніяк інакше. Тоді ви, по-перше, будете все встигати, по-друге, у вас не будуть накопичуватися справи в верхніх сегментах (що є найнебезпечнішою проблемою), ну а по-третє - можливо, навіть буде залишатися час на розваги з четвертого сегмента.

Ні в якому разі не можна використовувати справи з четвертого сегмента в якості відпочинку між виконаннями завдань вищих сегментів. Вони не дозволяють людині повноцінно відпочити, а лише забирають його час.

На цьому все. Сподіваюся, що ви взяли собі на замітку ці корисні поради та рекомендації. До нових зустрічей на Фінансовому генії - сайті, який допоможе вам досягти успіху в будь-якій справі і навчить грамотно розпоряджатися особистими фінансами.