Робота із загальними контактами в загальних папках outlook, департамент ит
Можливості Outlook дозволяють розділяти загальні замітки, контакти та календарі всередині робочої групи за рахунок використання загальних папок Outlook. Це дуже зручно, коли необхідно щоб група людей могла вносити зміни в загальні дані і мати завжди доступ до актуальної інформації.
Для того, щоб відобразити в Outlook загальні папки необхідно вибрати в меню «Перейти - Список папок» (Рис. 1). Після чого Загальні Папки будуть доступні в лівому меню під вашим поштовою скринькою (Рис. 2).
Для створення загальних контактів ми клацаємо правою кнопкою мишки по «Все загальні папки», вибираємо «Створити папку» і вказуємо її тип як «Контакти» (Рис. 3)
Після цього в цій папці ми можемо створювати необхідні нам контакти або ж просто копіювати з наших локальних контактів (Рис. 4). Дана інформація буде доступна для ваших колег і при бажанні вони зможуть її доповнювати.
Аналогічно можна створювати спільні календарі, завдання, замітки. Доступ до інформації в загальних папках можна надати як для всіх співробітників компанії, так і обмежити тільки для певних осіб.