Риси і властивості організацій - сучасна організація як система

Організація має відносно визначені кордони, які можуть змінюватися з часом. Члени організації, на яких покладаються певні обов'язки, вносять свій внесок у досягнення встановлених цілей. Перевага організованих груп полягає в тому, що людина, входячи до складу колективу, може більш успішно досягти своїх цілей, ніж індивідуально. Тому для досягнення своїх цілей він створює інтегровані, кооперативні системи поведінки.

Визначення організації передбачає необхідність формального координування взаємодії працівників. Структура організації визначає, яким чином повинні бути розподілені завдання, хто доповідає і кому, які формальні координуючі механізми і моделі взаємодії. Для неї характерні комплексність, формалізація і певне співвідношення централізації і децентралізації.

Комплексність розглядає ступінь диференціації в рамках організації. Вона включає рівень спеціалізації або поділ праці, кількість рівнів в ієрархії організації і ступінь територіального розподілу частин організації.

Під формалізацією розуміються заздалегідь розроблені та встановлені правила і процедури, що визначають поведінку працівників. Деякі організації мінімально оперують з такими стандартними директивами. Інші мають всі типи правил, інструктивних працівників з приводу того, що вони можуть і чого не можуть робити.

Співвідношення централізації і децентралізації визначається рівнями, на яких виробляються і приймаються управлінські рішення в організації. У деяких організаціях процес прийняття рішень дуже централізований, дії по вирішенню проблем робляться вищими керівниками, в інших випадках прийняття рішень децентралізоване, відповідальність делегується вниз по ієрархії. Прийняті співвідношення централізації і децентралізації визначають характер і тип установлюваної організаційної структури управління.

Важливо підкреслити, що організації заздалегідь проектуються, моделюються для формування структури, підпорядкованої інтересам досягнення встановлених цілей. При проектуванні організації використовується уявлення про неї як про організм, що діє раціонально і цілеспрямовано, що має апріорі встановлену мету і удосконалюються методи досягнення мети. Проектування в сучасних умовах викликано до життя дедалі більшого складністю управління організаціями, необхідністю застосування науково обґрунтованих методів для виконання функцій управління і спеціалізацією управлінської праці. Цей підхід якісно відрізняється від широко поширених методів підвищення ефективності організацій - таких, як традиційне розчленовування і об'єднання на дослідній основі підрозділів або сфер відповідальності керівників, їх заміна, поліпшення тих чи інших організаційних процедур.

Орієнтовна характеристика призначення організації в узагальненому вигляді включає:

передбачувані продукти і послуги;

місце і роль в системі ринкових відносин;

мети організації (виживання, зростання, прибутковість);

технологію (процеси, інновації);

філософію (базові погляди, цінності, мотивації);

внутрішню концепцію (джерела сили, ступінь конкурентоспроможності, фактори виживання).

Види «систем» організацій. Розрізняють системи відкриті і закриті. Поняття закритої системи породжене фізичним науками. Тут розуміється, що система є самосдержіваемой. Її головна характеристика в тому, що вона істотно ігнорує ефект зовнішнього впливу. Досконалою системою закритого типу була б та, яка не приймає енергії від зовнішніх джерел і не дає енергію своєму зовнішньому оточенню. Закрита організаційна система має малу застосовність.

Відкрита система визнає динамічну взаємодію з навколишнім світом. Організації отримують свою сировину і людські ресурси з навколишнього світу. Вони залежать від клієнтів і замовників із зовнішнього світу, які споживають їхню продукцію. Банки активно взаємодіють з навколишнім світом, використовують депозити, обертають їх в кредити і в інвестиції, використовують отриманий прибуток для підтримання самих себе, для розвитку, для виплати дивідендів і сплати податків.

На схемі, яка передбачає промислову організацію як відкриту систему, можна бачити надходження матеріалів, робочої сили, капіталу. Технологічний процес створюється для переробки сировини в кінцевий продукт, який, в свою чергу, продається замовнику. Фінансові установи, робоча сила, постачальники і замовники, уряд - все є частиною оточення.

Ступінь розмежування відкритої чи закритої систем змінюється в рамках систем. Відкрита система може стати більш закритою, якщо контакти з оточенням зменшуються згодом. В принципі можлива і зворотна ситуація.

Відкриті системи тяжіють до наростання ускладненості і диференціації. Іншими словами, відкрита система буде в міру свого зростання прагнути до більшої спеціалізації своїх елементів і ускладнення структури, нерідко розширюючи свої кордони або створюючи нову суперсистему з більш широкими межами. Якщо ділове підприємство росте, то спостерігається значна його диференціація та ускладнення. Створюються нові спеціалізовані відділи, купуються сировина і матеріали, розширюється асортимент продукції, що випускається, організовуються нові збутові контори.

Всі системи мають вхід, трансформаційний процес і вихід. Вони отримують сировину, енергію, інформацію, інші ресурси і перетворять їх в товари і послуги, прибуток, відходи і т.п. Відкриті системи мають, однак, деякі специфічні риси, які необхідно знати тим, хто вивчає організації.

Одна з таких рис - це визнання взаємозалежності між системою і зовнішнім світом. Існує межа, яка відокремлює систему від її оточення. Зміни в оточенні впливають на один або кілька атрибутів системи, і навпаки, зміни в системі впливають на оточення.

Принципове значення для функціонування організацій має зворотний зв'язок. Відкриті системи постійно отримують інформацію зі свого оточення. Це допомагає пристосуватися і дозволяє робити коректувальні дії щодо виправлення відхилень від прийнятого курсу. Тут під зворотним зв'язком розуміється процес, що дозволяє частину вихідної продукції отримати назад в систему у вигляді інформації або грошей для модифікування виробництва тієї ж продукції, що випускається або налагодження випуску нової продукції.

Потрібно враховувати і те, що організації укомплектовуються людьми. Очевидно, що при угрупованню видів діяльності і розподілі повноважень всередині будь-якої організаційної системи необхідно враховувати різні недоліки і звички людей. Це не означає, що організація повинна створюватися стосовно людям, а не на основі цілей і супутніх їх досягненню видів діяльності. Однак дуже важливим, часто стримуючим, для керівника фактором є те, які особи будуть працювати в організації.

Поведінка членів організації може розглядатися як її внутрішнє середовище. В організації постійно виникають проблеми, які можуть змінити її положення, і щоб всі її елементи діяли і були розумно скоординовані, необхідно безперервне надходження ресурсів. Виробничий апарат зношується, технологія застаріває, матеріали потрібно поповнювати, працівники звільняються. Щоб забезпечити життєздатність організації, ці ресурси необхідно, не перериваючи виробничого процесу, замінювати елементами рівній продуктивності. Інші внутрішні проблеми виникають через недоліки взаємодії та скоординованості різних ділянок організації. Однією з причин того, що працівники йдуть, а акціонери не бажають вкладати свої заощадження, є незадовільність цих груп умовами праці і винагородою за участь в організації, і це невдоволення може стати сильним, що виникне загроза самому існуванню організації. Для організації характерний циклічний характер функціонування. Вихідна продукція системи забезпечує засоби для нового інвестування, що дозволяє повторювати цикл. Доходи, отримані замовниками промислових організацій, повинні бути досить адекватними для оплати кредитів, праці робітників і погашення позик, якщо циклічність стійка і забезпечує життєздатність організації.

Слід наголосити й на тому, що організаційні системи схильні до скорочення або розпаду на частини. Оскільки закрита система не отримує енергію і нові вкладення зі свого зовнішнього оточення, вона може з часом скорочуватися. На відміну від неї відкрита система характеризується негативною ентропією, тобто вона може реконструювати сама себе, потримати свою структуру, уникнути ліквідації і навіть вирости, тому що має можливість отримувати енергію ззовні в більшій мірі, ніж віддає назовні.

Приплив енергії та для запобігання ентропії підтримує деякий сталість обміну енергією, в результаті чого досягається відносно стабільне становище. Навіть незважаючи на те, що існує постійний приплив нових вкладень в систему і постійний відтік, забезпечується певна збалансованість системи. Коли відкрита система активно переробляє вкладення в вихідну продукцію, вона виявляється, тим не менш, здатної підтримувати себе протягом певного часу.

Дослідження показують, що великі і складні організаційні системи мають тенденцію до подальшого зростання і розширення. Вони отримують певний запас міцності, що виходить за межі забезпечення тільки виживання. Багато підсистеми в рамках системи мають можливість отримувати енергії більше, ніж потрібно для виробництва своєї продукції. Вважається, що стабільність може бути застосовано до простих систем, але на більш складному рівні воно стає одним їх факторів збереження системи через зростання і розширення.

У міру зростання організації вищі її керівники змушені все більше передавати свої обов'язки по виробленню рішень вищим ланкам. Однак оскільки керівники вищого рівня відповідають за всі рішення, їх роль в організації змінюється: від вироблення рішень керівники вищого рівня переходять до управління процесами вироблення рішення. В результаті збільшення розмірів організацій призводить до необхідності поділу праці в сфері управління. Одна група - керівники вищого рівня - володіє первинними повноваженнями і несе відповідальність за визначення характеру системи управління організацією, тобто процесу, за допомогою якого повинні вирішуватися проблеми організації. Інша група керівників підпорядковується керівництву вищого рівня. Вхідні в неї люди є компонентами системи управління, а їх основний обов'язок полягає у виробленні рішень.

Відкриті системи домагаються застосування двох, часто конфліктуючих, курсів дій. Дії по подержанию збалансованості системи забезпечують узгодженість і взаємодія з зовнішнім оточенням, що, в свою чергу, запобігає дуже швидкі зміни, які можуть розбалансувати систему. Навпаки, дії по пристосовності системи до різних змін дозволяють адаптуватися до динаміки внутрішнього і зовнішнього попиту. Один курс дій, наприклад, орієнтований на стабільність і збереження досягнутого положення шляхом покупки, підтримання, перевірки і ремонту устаткування, набору і навчання працівників, використання правил і процедур. Інший курс зосереджується на змінах за допомогою планування, вивчення ринку, розвитку виробництва нової продукції і т.п. І те, і інше необхідно в інтересах виживання організації. Стабільні і добре оснащені організації, але не пристосовані до зміни умов, довго проіснувати не зможуть. З іншого боку, пристосовуватися, але не стабільні організації будуть не ефективними і також малоймовірно, що вони зможуть довго існувати.

Якщо Ви помітили помилку в тексті виділіть слово і натисніть Shift + Enter