реквізити листа

Державний герб Укаїни

Герб суб'єкта Укаїни

Герб суб'єкта Укаїни поміщають на бланках документів відповідно до правовими актами суб'єктів Укаїни. Як правило, розміщувати герб суб'єкта Укаїни на бланках документів мають право органи представницької і виконавчої влади суб'єкта Федерації. Нормативними актами суб'єктів Укаїни для зображення герба на бланках можуть передбачатися багатобарвний і одноколірний варіанти.

Муніципальні освіти відповідно до федеральним законодавством і геральдичними правилами також має право встановлювати офіційні символи, що відображають історичні, культурні, національні та інші місцеві традиції і особливості. Зображення герба суб'єкта Укаїни (герба муніципального освіти) також розміщується на верхньому полі документа.

Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)

Емблему, товарний знак (знак обслуговування) жодного разу не відтворювалися, якщо на бланку вміщено зображення Державного герба Укаїни, герба суб'єкта Федерації або муніципального освіти.

На бланку емблема, товарний знак (знак обслуговування) можуть розміщуватися на верхньому полі документа або на рівні найменування організації зліва.

Код організації проставляють за Загальноукраїнського класифікатора підприємств і організацій (ЄДРПОУ). Код за ЄДРПОУ включає 8 знаків. Органи влади та управління код організації проставляють по Загальноукраїнського класифікатора органів влади і управління (ОКОГУ). Код організації проставляють в ділових листах в складі довідкових даних про організацію.

Основний державний реєстраційний номер (ОГРН)

Свідоцтво про Державну проставляється відповідно до документами, що видаються податковими органами, і являє собою трінадцатізначний цифровий код. ОГРН, як і код організації за ЄДРПОУ, вказується в складі довідкових даних і тільки в бланках листів.

Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на податковий облік (ІПН / КПП)

ІПН / КПП проставляється відповідно до документами, що видаються податковими органами. ІПН - це десятизначний цифровий код, що свідчить про постановку на податковий облік платника податків, КПП - дев'ятизначний цифровий код, що доповнює ідентифікаційний номер платника податків. ІПН / КПП також вказується в складі довідкових даних про організацію, в бланках листів.

Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності).

Найменування організацій суб'єктів Укаїни, що мають поряд з державною мовою Укаїни (українським) державна мова суб'єктів Укаїни, друкують на двох мовах.

Найменування організації державною мовою суб'єкта Укаїни чи іншій мові розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою Укаїни.

Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного або за ним.

Якщо документ готується спільно двома або більше організаціями, то він складається не на бланку, а на стандартному аркуші паперу. В цьому випадку найменування організацій друкуються при виготовленні документа і розміщуються відповідно до їх становищем в ієрархії органів управління: найменування нижчої організації розміщують нижче реквізиту вищестоящої організації, найменування рівних організацій мають у своєму розпорядженні на одному рівні.

Довідкові дані про організацію

Датою листа є дата його підписання посадовою особою.

Дату проставляє посадова особа, яка підписує документ, безпосередньо під час підписання або працівник служби діловодства при реєстрації документа, яка, за правилами діловодства, повинна проводитися в день підписання документа. Документи, видані двома або більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату.

Реєстраційний номер документа

Реєстраційний номер документа - цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документу при його реєстрації. Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців і ін.

Наявність на документі реєстраційного номера свідчить про те, що він включений до інформаційного масиву організації. Відправляти з організації листи, що не мають реєстраційного номера, не допускається.

Цей реквізит оформляється тільки в листах-відповідях і включає вказівку реєстраційного номера і дати документа, що поступив, на який дається відповідь.

Наявність цього реквізиту виключає необхідність згадки реєстраційного номера і дати документа, що поступив в тексті відповідного листа.

Реквізит розміщується у верхньому правому кутку при кутовому розташуванні реквізитів бланка і праворуч під реквізитами бланка при їх поздовжньому розташуванні.

- для юридичної особи - повне або коротке найменування, для громадянина - прізвище, ім'я, по батькові;

- назва вулиці, номер будинку, номер квартири;

- назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);

- назва республіки, краю, області, автономного округу (області);

- назва країни (для міжнародних поштових відправлень);

При наявності декількох виконавців відповідальним за виконання вважається працівник, названий на резолюції першим.

Заголовок до тексту

Тема може відповідати на питання: (лист) про що?

Простворення атестаційної комісії

Про направлення контракту

Про невиконання договірних зобов'язань

Заголовок до тексту друкується від лівої межі текстового поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Тема, що складається з двох і більше рядків, друкується через 1 міжрядковий інтервал.

До тексту листів, оформлених на бланках формату А5, і листів з невеликим текстом, навіть якщо вони оформлені на бланку формату А4, заголовок допускається не вказувати.

Відмітка про контроль

Відмітка про контроль означає, що відомості про документ введені в систему контролю і виконання документа буде контролюватися службою діловодства. Позначку про контроль позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль», проставляють її на верхньому полі документа праворуч.

Текст документа складають російською або національною мовою відповідно до законодавства Укаїни і суб'єктів Укаїни про державні мови.

Тексти документів оформляють у вигляді граматично зв'язного тексту, анкети, таблиці або у вигляді сполуки цих структур. У більшості випадків текст листа - граматично зв'язний текст.

У листах використовують такі форми викладу:

- від першої особи множини (просимо направити, направляємо на розгляд);

- від першої особи однини (вважаю за необхідне, прошу виділити);

- від третьої особи однини (міністерство не заперечує, інститут вважає за можливе).

Якщо лист містить однорідні дані, які можуть бути систематизовані за певними ознаками, частина тексту листа може бути оформлена у вигляді таблиці. Також в текст листа може бути включена частина тексту, оформлена у вигляді анкети (в заявках, пропозиціях і т.д.).

При необхідності поділу тексту листа на складові частини (розділи, підрозділи, пункти) їх слід нумерувати арабськими цифрами. Підрозділи нумеруються в межах розділу. Номер підрозділу повинен складатися з номера розділу і підрозділу, між якими ставлять крапку. Пункти нумеруються в межах розділу, якщо немає підрозділів. Номер пункту повинен складатися з номера розділу, підрозділу, пункту, поділюваних точками, наприклад: 1.1.3. Допускається також наскрізна нумерація складників тексту арабськими цифрами.

Відмітка про наявність додатка

Позначку про наявність додатка, названого в тексті листа, оформлюють таким чином:

Додаток: на 3 л. в 2-х прим.

Якщо лист має програму без назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують, наприклад:

Додаток: 1. Штатний розклад на 3 л. в 2-х прим.

2. Пояснювальна записка до штатного розпису на 4 л. в 2-х прим.

Якщо додатки до документа зброшуровані, вказується тільки кількість примірників:

Додаток: в 3 прим.

Додаток: Технічне завдання на розробку системи «Електронна канцелярія» в 2-х прим.

Якщо до документа додають інший документ, також має додаток, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:

Додаток: проект договору оренди та додатки до нього, всього на 15 л.

Додаток: 5 файлів на магнітному носії.

Додаток: файл «Проект распоряженія.doc»

Якщо додаток містить одночасно документ і його електронну копію, то про це також робиться відмітка:

Додаток: на 5 л. в 1 прим. і електронна копія.

Додаток: на 35 л. в 1 прим. і електронна копія 5 файлів на магнітному носії.

Підпис оформляється на 2-3 інтервалу нижче тексту листа (під відміткою про наявність додатків). До складу реквізиту «Підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала документ (скорочена, якщо лист оформлено на бланку, і повне - на листі, оформленому без бланка); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:

Керівник агентства по

фізичної культури і спорту

Астраханській області Особистий підпис Г.А. Лебедєв

Керівник агентства Особистий підпис Г.А. Лебедєв

У реквізиті «Підпис» допускається центрировать найменування посади особи, яка підписала документ, щодо самої довжини рядка. наприклад:

Туристичний ваучер може бути підписана особою, яка виконує обов'язки керівника. У цьому випадку перед посадою проставляється скорочення «в.о.»:

В.о. генерального директора Підпис А.Д. Строганов

Не допускається ставити прийменник «За», скорочення «Зам.» Чи косу риску перед найменуванням посади, якщо лист підписує не те посадова особа, підпис якого оформлена.

Візи узгодження документа

Візовий збір до підписання його керівником повинно пройти процес узгодження і візування всіма зацікавленими особами. Лист візується виконавцем, керівником підрозділу, а також, в залежності від змісту документа, - керівниками зацікавлених підрозділів, відповідальними особами фінансових і економічних служб, заступником керівника організації, юристом та ін.

Віза узгодження включає особистий підпис візує з розшифровкою (ініціали, прізвище) і дату візування, а при необхідності - і найменування посади візує, наприклад:

Начальник відділу кадрів Підпис І.П. Сєров

Службові листи візуються на копіях, які залишаються в організації, на лицьовій стороні останнього листа. Якщо лист готується в одному примірнику і пересилається кореспонденту не поштою, а по факсу, то візи проставляються на зворотному боці листа, так як після передачі по факсу цей же примірник листа передається на зберігання в справу.

При наявності зауважень візу на документі доповнюють думкою візує: «Зауваження додаються» або «Є зауваження» і т.п. Якщо при візуванні в текст листа вносяться істотні зміни, воно підлягає доопрацюванню і повторному візуванню.

Необхідність запевнення документа печаткою встановлюється нормативними актами. Печаткою завіряють документи, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими, матеріальними засобами та ін. Інструкція з документаційного забезпечення організації повинна містити як додаток перелік документів, завіряються печаткою організації. Обов'язкового завірення печаткою вимагають гарантійні листи, листи фінансового змісту, що направляються в податкові органи, банківські та інші установи. Печаткою завіряються довіреності, що оформляються на бланку листа організації.

Відбиток печатки на документі слід проставляти таким чином, щоб він не захоплював підпис посадової особи. Відбиток печатки може захоплювати тільки найменування посади. Відбиток проставляється друку повинен бути добре Новомосковскемим.

Відмітка про виконавця

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включає такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконанні, або при відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова «У справу»; номер справи, в якій буде зберігатися документ.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ, наприклад:

Відмітка про надходження документа в організацію

Відмітка про надходження документа до організації містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини).

Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа.

Ідентифікатор електронної копії документа

Реквізит оформляється в момент виготовлення листи і використовується для пошуку електронної копії листа в комп'ютерній базі даних. Проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки листи (як нижній колонтитул) і може містити: найменування файлу, дату, код оператора та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.

А.Ю. Чуковенков, канд. іст. наук, заст. директора Навчально-методичного центру документознавства та управління фірми «Межрегіонсервіс»